21 wrogów produktywności – jak z nimi walczyć

Chcemy robić więcej, szybciej i sprawniej, ale ciągle trafiamy na kłody pod nogami. Naszą produktywność atakuje z każdej strony masa wrogów. Pora się z nimi rozprawić.

Kiedy zacząłem zastanawiać się nad rzeczami, które obniżają produktywność, wydawało mi się, że lista skończy się co najwyżej na kilku pozycjach. W miarę pisania urosła jednak do kilkunastu, a ostatecznie ponad dwudziestu wrogów produktywności.

To w pewnym sensie pokazuje dlaczego tak trudno być efektywnym i skutecznym – po prostu przeszkadza nam w tym cała masa rozmaitych rzeczy.

Na szczęście na każdego wroga możemy znaleźć skuteczną broń. Mam nadzieję, że ten wpis będzie takim arsenałem, który przyda się w codziennych bitwach.

Rozprawmy się zatem z największymi przeciwnikami produktywności.

 

 

 

1

„Mam jeszcze czas”

Nikt nie lubi presji i napiętego deadline, ale zbytnie rozluźnienie jest jeszcze bardziej niebezpieczne. Jeśli stwierdzisz, że „z tym zadaniem się nie pali”, to najkrótsza droga do tego, żeby w ogóle się za nie nie zabrać.

Broń: Lista to-do powinna określać nie tylko kolejne działania, ale też czas, w którym mają zostać zrealizowane. W programie do zarządzania zadaniami zawsze ustalaj konkretny termin wykonania, nawet jeśli będzie tylko sztucznie narzucony.

 

2

„Jestem zawsze na tak”

Jeśli godzisz się na wszystko, angażujesz we wszystko i jesteś zawsze dostępny, to bardzo trudno jest utrzymać wysoką jakość. Po prostu nie masz wystarczająco dużo czasu, żeby skupić się na wszystkim.

Broń: Żeby być produktywnym trzeba też mądrze nie robić, wybierać tylko te zadania, które są warte naszego zaangażowania. Im jesteśmy lepsi, tym więcej pojawia się wkoło szans i okazji, ale też tym bardziej musimy być asertywni i wybiórczy. Nawet jeśli tak bardzo kusi.

 

3

„Sprawdzę to powiadomienie”

Dzwonki, wibracje, powiadomienia. Z każdej strony ktoś woła o naszą uwagę i coraz szybciej musimy się przełączać pomiędzy różnymi informacjami. A tak naprawdę nasz mózg woli działanie liniowe, skupienie na jednym konkretnym zadaniu. Wtedy też nasza praca jest najbardziej efektywna.

Broń: Najskuteczniejsza broń jest najprostsza – włączenie trybu samolotowego w telefonie, czasowe zablokowanie niektórych programów i stron www, nałożenie słuchawek na uszy, czyli świadomie narzucenie sobie ograniczeń i odcięcie się od różnych bodźców.

 

4

„Zacznę od najłatwiejszego”

Proste zadania kuszą, bo poczucie satysfakcji z ich realizacji jest najłatwiejsze do osiągnięcia. Padamy ofiarą tzw. „completion bias”, czyli skłonności do szukania zadań, które łatwo wykonać i dzięki temu cieszyć się, że sporo robimy.

Broń: Brian Tracy radzi żeby dzień zacząć od „zjedzenia żaby”, czyli zabrać się w pierwszej kolejności za zadanie najtrudniejsze i najbardziej wymagające. W przeciwnym razie będziemy cały dzień je odwlekali i na siłę szukali jakiegoś zajęcia, byle tylko nie stanąć oko w oko z żabą.

 

5

„Zrobię kilka rzeczy jednocześnie”

Żonglowanie wieloma zadaniami jednocześnie, czyli tak zwany multitasking, tylko z pozoru wydaje się dobrym sposobem na większą efektywność. Szybkie przełączanie pomiędzy różnymi tematami strasznie męczy, obniża skupienie i siłę woli.

Broń: Skoncentruj uwagę na jednej rzeczy na raz. Nie odpowiadaj na maile w trakcie pisania bloga, nie projektuj trzech logotypów jednocześnie.

 

6

„Zrobię to później”

Prokrastynacja, czyli słynne zwlekanie i odkładanie na później, to choroba, która dopada każdego. Mimo wielu lekarstw trudno wytępić ją całkowicie. Regularnie wraca i męczy.

Broń: Im dłużej się zastanawiamy i analizujemy zadanie, za które mamy się zabrać, tym więcej znajdziemy argumentów, żeby przełożyć je na później. Czasami trzeba po prostu podejść do tematu tak, jak do zrywania plastra. Działać szybko, zdecydowanie, bez namysłu. Po prostu zacząć.

 

7

„Ciekawe czy ktoś odpisał”

FoMO, czyli lęk przed tym, że właśnie w tej chwili omija nas coś naprawdę interesującego, nie daje spokoju i dekoncentruje. Sprawdzamy co chwilę, czy ktoś do nas nie napisał, chwytamy za telefon zaraz po otrzymaniu powiadomienia. Ciągle chcemy być „na bieżąco”. Robert Rutkowski w świetnym wywiadzie w programie 20m2 Łukasza stwierdza, że jest to jedno ze współczesnych uzależnień. On sam przekierowuje swoje telefony najpierw do asystentki.

Broń: Zrób test, sprawdź przez kilka dni co się stanie jeśli na Facebooka wejdziesz tylko dwa razy dziennie. Czy ktoś zauważy jeśli na maile będziesz odpisywać tylko rano? Zainstaluj aplikację Escape, które pokaże ci jak często się rozpraszasz.

 

8

„Taki/a już jestem”

Jedną z wygodniejszych odpowiedzi w przypadku jakiegoś problemu jest „tak już mam”. Lubimy myśleć, że nie możemy się zmienić, bo tak jest łatwiej. Nikt nie rodzi się jako śpioch, bałaganiarz, czy spóźnialski. Większość nawyków powstaje w trakcie naszego życia i możemy z nimi walczyć. Wystarczy trochę chęci.

Broń: Charles Duhigg w swojej legendarnej już książce „Siła Nawyku” przekonuje, że skutecznym i mniej bolesnym sposobem na walkę ze złym nawykiem jest zastąpienie go innym, pozytywnym. Chcesz jeść mniej słodyczy? Zastąp je owocami. Chcesz oglądać mniej telewizji? Zamiast tego czytaj książki.

 

9

„Poprawię jeszcze tych kilka detali”

Perfekcjonizm – to jeden z moich największych grzechów. Jest tak silnie zakorzeniony, że nawet kiedy wiem, że nie powinienem już dalej dłubać i poprawiać, to nie mogę przestać być niezadowolony.

Broń: Przy tworzeniu nowych rzeczy ważne jest rozpoczęcie od tzw. Minimum Viable Product, czyli takiej wersji, która pozwala ocenić sam pomysł i ma już minimalne funkcje, ale nadal daleko jej do ostatecznego kształtu. Jeśli coś leży wiecznie wyłącznie w naszej szufladzie, to tak naprawdę nie istnieje.

 

10

„Później odpocznę”

Jeszcze godzinka, jeszcze kilka stron. Zjem później, wyśpię się jutro. Przez to, że nie pracuję fizycznie, lekceważę często moje ciało i to, jaki ma wpływ na sprawne myślenie. Bardzo trudno jest zrozumieć, że przerwa to nie jest czas zmarnowany, tylko moment na ładowanie baterii.

Broń: Oprócz oczywistych cudotwórców, typu zdrowy sen i dobra dieta, ciekawą techniką jest pomodoro. Polega ona na ustalaniu regularnych cykli pracy i uwzględnianiu w nich krótkich przerw na szybką regenerację. Dzięki nastawieniu na pracę w iteracjach nie jest tak łatwo się zasiedzieć.

 

11

„Muszę poczekać na natchnienie”

Czekanie na wenę to często wymówka dla braku energii, skupienia, czy motywacji. Nagłe impulsy geniuszu to mit, zdecydowanie ważniejsza jest silna wola, która trzyma nas przy pracy nawet wtedy, kiedy nie za bardzo idzie.

Broń: Za wszelką cenę idź do przodu. Pisz, przestawiaj. Nie patrz w ścianę, nie rozpaczaj. Bądź w ruchu.

 

12

„O błędach muszę jak najszybciej zapomnieć”

Popełnianie błędów i wyciąganie na tej podstawie wniosków, to najlepszy sposób na naukę. Nie warto przesadnie roztrząsać tego, co zrobiliśmy źle, ale o błędach i lekcji, które nam dały warto pamiętać.

Broń: Anders Ericsson przekonuje, że najlepszym sposobem na rozwój jest tzw. deliberate practice, czyli świadome ćwiczenie. Z jego badań wynika, że te osoby, które lepiej wyciągają wnioski ze swoich pomyłek, łatwiej odnoszą sukcesy.

 

13

„Nie lubię planować”

Tworzenie planu i jego egzekwowanie nie jest przyjemne bo wiąże się z ograniczeniami i dyscypliną. To jest jednak ten fragment komfortu, który warto oddać w zamian za większą skuteczność. Mając konkretną wizję i cel po prostu znacznie łatwiej jest działać.

Broń: Planowanie to bardzo szeroki temat, który obszernie opisałem w osobnym tekście. Znajdziesz tam też przydatny arkusz do planowania.

 

14

„Najlepsza jest kartka i długopis”

Miłośnicy analogowych rozwiązań lubią ograniczać swoje możliwości do kawałka papieru i czegoś do pisania, ale prawda jest taka, że technologia niesamowicie pomaga w zwiększeniu produktywności. Synchronizacja pomiędzy urządzeniami, automatyczne powiadomienia, łatwiejsza praca grupowa, archiwizacja czy dokładna kontrola czasu to tylko niektóre z korzyści, które zapewniają nam rozmaite aplikacje.

Broń: Na rynku są dosłownie tysiące cyfrowych rozwiązań pomagających na różne sposoby zwiększać produktywność. Nikt nie każe rezygnować z bardziej tradycyjnych metod, ale wspomaganie się technologią jest niezbędne.

 

15

„Muszę zrobić to sam”

Niechęć do delegowania zadań to kolejny z moich największych grzechów. Wszystko chciałbym robić sam i odbija się to na mojej koncentracji i ilości wolnego czasu.

Broń: Nawet jeśli pracujesz w pojedynkę, nie oznacza to, że zadań nie można delegować. Z pomocą przychodzi wtedy automatyzacja i takie aplikacje jak IFTTT lub Zapier, które łączą ze sobą rozmaite usługi, wykonując za nas czynności, które często się powtarzają.

 

 

16

„Nie mogę się zdecydować”

Zamiast tworzyć prezentację, wybierasz przez dwie godziny odpowiedni font? Zamiast wyjść na spotkanie, zastanawiasz się jaką koszulę włożyć? Cierpisz na przypadłość określaną jako decision fatigue. Konieczność wyboru cię paraliżuje, zabiera energię i cenny czas, obniża siłę woli. W efekcie często nie wybierasz niczego i stoisz w miejscu.

Broń: Minimalizuj liczbę opcji, spośród których możesz wybierać. Im więcej masz alternatyw, tym trudniejszy wybór.

 

17

„Muszę być ciągle na bieżąco”

Mówi się, że współczesny człowiek w ciągu jednego dnia odbiera tyle informacji, co średniowieczni ludzie przez całe swoje życie. Nicholas Carr w książce „Płytki umysł” przedstawia badania, które dowodzą, że przeładowanie rozmaitymi bodźcami trwale wpływa na nasz mózg, obniżając zdolność koncentracji, czy zapamiętywania.

Broń: Przejdź na dietę informacyjną. Tak samo jako nieodpowiednie jedzenie niszczy nasze zdrowie, tak samo nadmiar informacji uszkadza zdolność do efektywnego działania. Analogicznie do jedzenia, tutaj też najlepiej zadziała dieta i staranne dobieranie tego, co konsumujemy. To jeden z argumentów, dla których nie mogę przekonać się do Snapchata. Dla mnie to ociekający tłuszczem komunikacyjny fast-food.

 

18

„Wszystko jest ważne”

Nie wystarczy określić zdań i wypisać ich w formie listy. To najczęstszy błąd. Trzeba też każdemu z nich przypisać priorytet. Zdecydować co jest dla nas w danym momencie najważniejsze, a co powinno być zrealizowane w drugiej kolejności.

Broń: Legendarnym sposobem na określenie priorytetu dla zadań jest Macierz Eisenhowera. Były prezydent USA mówił, że „to co ważne, rzadko jest pilne, a to co pilne, rzadko jest ważne”. Każde ze swoich zadań wpisywał w tabelę, która składała się z czterech komórek:

  • zadania ważne i pilne
  • zadania ważne, ale nie pilne
  • zadania mało ważne, ale nie pilne
  • zadania mało ważne i pilne

19

„Nie lubię schematów”

To problem szczególnie kreatywnych, którzy lubią swobodę i brak ograniczeń. Badania udowadniają jednak, że posiadanie pewnych schematów i konkretnej rutyny zwiększa efektywność. Nie musimy zastanawiać się wtedy za każdym razem jaki jest następny krok, co teraz zrobić. Mamy ustalony proces, który po prostu realizujemy punkt po punkcie.

Broń: Mark Zuckerberg ubiera się codziennie tak samo po to, żeby ograniczyć ilość rzeczy, o których musi myśleć. Ran Segall z kanału Flux je codziennie to samo śniadanie. Szukaj schematów i automatów, które pozwolą ci się skupić na tym, co ważne.

 

20

„Muszę zrobić dużo”

Produktywność mylimy często z ilością. Mamy wrażenie, że skuteczniejszy jest ten, który robi więcej. Stąd prosta droga do pracoholizmu i poczucia, że musimy być w ciągłym biegu.

Broń: Pamiętaj o zasadzie Pareto, zgodnie z którą aż 80% sukcesu zależy od 20% działań. Najbardziej rozwija nas więc praca nastawiona na efekt, a nie jej ilość. Wybieraj mądrze te zadania, które mają największy wpływ na końcowy rezultat.

 

21

„Nie chce mi się”

„Z niewolnika nie ma pracownika”. Ta zasada działa nawet wtedy, kiedy jesteśmy szefem dla siebie samych. Jeśli spada nam produktywność i zadania nie idą w takim tempie jak byśmy tego sobie życzyli, problemem często jest motywacja. Po prostu brakuje nam zapału.

Broń: Moją najskuteczniejszą bronią na taki stan są książki. Te najciekawsze recenzuję w mojej biblioteczce. Czytanie jest świetnym paliwem. Sport daje energię ciału, a książki napędzają to, co siedzi nam w głowie.

 

 

Nie ma co się oszukiwać, o teorii można napisać wiele, ale wszystko i tak sprowadza się do ciągłej walki. Głęboko wierzę, że opisane tutaj sposoby działają bo wszystkie z nich na co dzień stosuję. Nie ma jednak złotej recepty na produktywność. Stale trzeba szukać, sprawdzać i testować.

A jakie wy macie sposoby na opisanych przeze mnie wrogów? A może o jakimś z nich zapomniałem i chowa się niezauważony? Piszcie w komentarzach!

Darmowy ebook!

Opisałem 39 sposobów na ułatwienie kreatywnej pracy. Chętnie wyślę Ci ten materiał za darmo. Wystarczy, że zapiszesz się do mojego newslettera:

  • Z punktem 4 się nie zgodzę. Na mnie dobrze działa kilka „easy wins” z rana – lepiej mi się wchodzi w dzień, potem mogę cisnąć coraz trudniejsze rzeczy. :)

  • dt

    22 „Czytam artykuły o produktywności zamiast być produktywnym i zacząć po prostu działać” Ja bym dopisał jeszcze ten krok który był problemem dla mnie dwa lata temu : P

  • Marta Stachecka

    Fajny artykuł :) Bardzo przyjemna lektura :)

  • 23 – „testowanie nowej metody produktywności co tydzień”
    Kiedy nie otrzymujemy łatwych efektów, oszukujemy się, że winna jest metoda, porzucamy ją i szukamy kolejnej. Tak co parę dni. Zanim zmigrujemy dane z bullet journala do evernote’a, już widzimy, że nic nie jest zrobione.

    24 – „depresja”
    I inne przykre dolegliwości układu nerwowego, od Alzheimera po insomnię. Czasem warto skonsultować się z lekarzem rodzinnym czy ciągłe zmęczenie czy smutek nie są objawami kłopotów ze zdrowiem. Szczególnie warto się tym zainteresować, jeśli np. mamy teżkłopoty ze snem, jedzeniem czy libido.

  • Poczułam się dobrze czytając ten post – zdecydowaną większość tych wrogów już pokonałam. Aktualnie zmagam się ze szperaniem w internecie co jakiś czas „bo może coś ciekawego się pojawiło!” :D

    • Mam podobnie :) Czytając to cieszyłam się z pokonanych wrogów, ale zaraz następowało: o nie, tak nadal robię! ;)

  • Jarek Obważanek

    Ładne podsumowanie, dobre by było w skrótowej formie do powieszenia na ścianie. :)

    • O, fajny pomysł. Może jakaś infografika? Pomyślę. :)

      • Andrzej

        Tez chetnie bym taka powiesil sobie na scianie, zeby pamietac !

  • Dodałbym tylko, żeby nie być dla siebie zbyt krytycznym i przy tworzeniu list zadań brać pod uwagę fakt, że nie musimy wykonać wszystkiego, co zaplanowaliśmy za wszelką cenę. Możemy przenosić zadania na następny dzień/tydzień, ale kontrolować to.

    Tryb samolotowy, to obecnie moja ulubiona funkcja. Przed jego stosowaniem wzbraniałem się długo, a głównym argumentem była możliwość ominięcia ważnego telefonu lub wiadomości – przejrzałem więc listę połączeń i smsów, więc okazuje się, że takich sytuacji praktycznie nie ma :)

  • Dieta informacyjna, to bardzo ładne pojęcie.

    Co do schematów – ostatnio w trakcie wyrzucania na papier tego, co mi tam przechodziło przez myśl, zapisałam sobie ,,wprowadzaj rutynę” – mając na myśli właśnie tworzenie schematów, dzięki którym można zaoszczędzić chwilę czasu. Po chwili jednak skreśliłam ten podpunkt, myśląc sobie ,,rutyna wrogiem kreatywności”.

    W dzisiejszych czasach wszystko ma być zaplanowane, przemyślane i oryginalne. Tymczasem po co…? Niektóre rzeczy trzeba po prostu odhaczyć! Nie mogę się zdecydować, czy takie własnie ubieranie się codziennie w to samo i chodzenie do pracy tą samą drogą to oszczędność czasu dzięki programowaniu mózgu czy też zabijanie w sobie świadomości życia i przekuwanie jego sensu na produktywność.

    • Mi się wydaje, że to zależy od tego jak bardzo ważne są dla nas rzeczy, które chcemy poddać rutynie. Jeśli dla kogoś codzienny strój to ostatnia rzecz, którą chce się martwić, to pewnie – lepiej to zautomatyzować i myśleć o tym jak najmniej.

      Rzeczy ważne, wymagające kreatywnego podejścia gorzej znoszą schematy, ale też niekoniecznie. Polecam tę książkę http://www.empik.com/codzienne-rytualy-jak-pracuja-wielkie-umysly-currey-mason,p1110103153,ksiazka-p Pokazuje jak najbardziej znani kreatywni wbijali się w schematy właśnie po to żeby łatwiej im było tworzyć. To nie muszą być dwa zwalczające się podejścia.

      • Ta książka właśnie zbliża się do szczytu Kupki Wstydu :) Wkrótce przyjdzie na nią czas!

        • Kasia Antosiewicz

          Zawsze możesz mieć rutynową godzinkę na kreatywność :) Ja się nie zgadzam tak całkiem z tym, że rutyna zabija kreatywność – może w rozumieniu rutyny jako procedur i powtarzalnych procesów, gdzie nie ma miejsca na kreatywność, indywidualizm rozwiazań, aschematyczne działanie. Natomiast im więcej rutyny tym więcej czasu np. na inspirowanie się :)

          • No właśnie to jest dosyć skomplikowane zagadnienie i trudno postawić granice między pomocną rutyną a szkodliwym zastaniem się :)

  • KW

    5. „Zrobię kilka rzeczy jednocześnie” to mój grzech główny. Kojarzycie moment kiedy nie korzystacie z telefonu za granicą, bo nie ma wi-fii? A w hotelu nadrabiacie zaległości i energia w baterii po prostu znika na Waszych oczach? To jest dla mnie właśnie efekt „multi task”. Zamiast 8 h dajesz radę pracować 5-6 i jesteś „na wylocie”.

  • Marta Kanarek

    Czytałam z uśmiechem na ustach – wiele z tych punktów dotyczy mnie samej ;)

  • „Później odpocznę” i „Muszę zrobić dużo” to moje dwa główne przeszkody produktywności. Obejrzałam wywiad z Robertem Rutkowskim, jak tylko się pojawił w sieci. Super, że oprócz pisania samemu cennych treści, polecasz również innych wielkich ludzi :)
    Wydrukowałam sobie wszystkie 21 punktów, będę trzymać pod ręką w ramach przypomnienia ;) Dzięki!

    • Chyba faktycznie muszę pomyśleć o jakiejś drukowanej wersji tego wpisu. :)

Zobacz też:
Zobacz też: