TematLepsze efekty

Czas twórcy i czas menedżera

Pracujesz w skupieniu, nieźle Ci idzie, ale nagle wpada szef, który koniecznie musi omówić z Tobą coś pilnego. A może Twój dzień rozbiły dwa spotkania, na których koniecznie trzeba się pojawić?

Takie sytuacje to codzienność każdej osoby zajmującej się pracą kreatywną. Nasze efekty zależą od koncentracji i dłuższych bloków skupienia, ale środowisko w którym działamy co chwilę nas rozprasza.

Zauważył to też Paul Graham, który w słynnym artykule wyjaśnia, że pracownicy wielu organizacji działają w ramach dwóch konkurencyjnych modeli: trybu menedżera i trybu twórcy.

Menedżer ma codziennie setki drobnych zadań i ciągle pomiędzy nimi przeskakuje. Działa w oparciu o rozmowy i spotkania.

Twórca potrzebuje z kolei długich bloków skupienia. Ma jedno duże zadanie i jemu chce się poświęcić.

I co z tego?

To dwa zupełnie różne światy, które wchodzą w sobie w drogę. Jeśli świadomie nie nauczymy się w ich ramach współpracować, w organizacji panuje chaos i napięta atmosfera.

Twórca denerwuje się na menedżera, że ten mu przeszkadza, a menedżer ma pretensje o to, że twórca nie ma dla niego czasu w każdym momencie.

I co dalej?

Jeśli pracujecie w zespole, określcie przedziały czasu gdzie priorytetem jest praca twórcza i nie wolno jej przeszkadzać oraz takie godziny, gdzie dominują sprawy menedżerów.

To samo ma zastosowanie przy pracy w pojedynkę. Nie mieszaj zadań menedżera z pracą twórczą, bo wtedy żadnego z tych typów zadań nie zrobisz na 100%.

Otwarte biura alienują

Jeśli można mówić o modzie w kwestiach aranżacji biur, to jednym z największych trendów byłaby na pewno „otwartość”. Mniej ścian, drzwi i barier, a więcej otwartych przestrzeni. Dlaczego? Bo ten brak podziałów ma ułatwiać komunikację i integrować pracowników.

Tylko czy tak naprawdę się dzieje?

Jeden z ostatnich eksperymentów pokazał, że jest zupełnie odwrotnie. Dzięki monitorowaniu zachowań pracowników, sprawdzono jak przesiadywanie w biurze zaaranżowanym na otwartą przestrzeń wpływa na wzajemne relacje.

Okazało się, że model „open office” zmniejszył ilość interakcji pomiędzy ludźmi aż o 70%! Zwiększyło się natomiast wykorzystanie komunikacji elektronicznej, chatów itp.

I co z tego?

Autorzy badania twierdzą, że jednym z powodów może być naturalna potrzeba jakiegoś własnego miejsca i oddzielenia się od innych. Otwarte biura tego nie zapewniają, więc pracownicy uciekają do świata wirtualnego, który daje im więcej prywatności.

I co dalej?

Ten, ale też inne eksperymenty, pokazują, że najlepsze efekty daje pewien kompromis. Zbytnie zamykanie się w pomieszczeniach faktycznie alienuje, ale zupełne się ich pozbywanie też nie działa korzystnie.

Doświadczenia takich firm jak Pixar i Apple pokazują, że najlepsze efekty daje model łączony, czyli uwzględnienie miejsc do wspólnej kreatywnej pracy, ale przy zachowaniu pomieszczeń gdzie pracownicy mogą działać w mniejszych grupach i bardziej prywatnie.

Zbieg okoliczności

Wilbur Wright (ten od braci Wright), zapytany o to, jaki jest sposób na życiowy sukces, powiedział, że „trzeba wybrać sobie dobrych rodziców i urodzić się w Ohio”.

Zabawne, ale też brutalne – o tym, czy Ci się uda decyduje masa czynników, na które nie masz wpływu. Patrząc na sukcesy innych, lubimy przypisywać zasługi ich cechom albo decyzjom, ale tak naprawdę ogromną rolę odgrywa tu też przypadek, zbieg okoliczności, czy po prostu szczęście.

I co z tego?

To zjawisko ma nawet w psychologii swoją nazwę: Podstawowy Błąd Atrybucji. Oceniając sytuację lub zachowanie, przeceniamy cechy wewnętrzne (np. cechy charakteru, talenty), a lekceważymy cechy zewnętrzne (np. wpływ środowiska).

Wielu ludzi to frustruje bo robią dokładnie to, co inni, ale ich efekty są gorsze. Dlaczego? Właśnie przez inną sytuację, okoliczności, moment, miejsce itp., czyli rzeczy, na które zupełnie nie mamy wpływu.

I co dalej?

  • Przeczytaj książkę Malcolma Gladwella „Poza Schematem”, która w świetny sposób opisuje ten temat.

Prawo Hofstadtera

Czy kiedyś coś zajęło Ci więcej czasu, niż zakładał Twój plan?

Pewnie, głupie pytanie.

Rozmijanie się z terminarzem i założeniami jest tak popularne, że nikogo to nie dziwi.

Mimo tego, ktoś odważył się nazwać to „prawem” i podpisać swoim nazwiskiem. Douglas Hofstadter, bo o nim mowa, stworzył ironiczne prawo, które mówi, że „wszystko zajmuje więcej czasu niż zakładasz, nawet jeśli weźmiesz pod uwagę prawo Hofstadtera”.

Czyli nawet jeśli założysz, że się spóźnisz, to i tak się spóźnisz.

I co z tego?

Jestem strasznie niecierpliwy, wszystko chciałbym mieć zaraz i już. Nie lubię czekać na efekty, nie lubię kiedy wszystko się przedłuża. Ale prawo Hofstadtera – nawet jeśli traktować je z przymróżeniem oka – skazuje mnie na porażkę.

Wszystko zajmuje więcej czasu, niż byśmy tego chcieli i więcej niż zakładamy.

I co dalej?

Można mieć wrażenie, że drogi są tylko dwie – albo cierpliwie czekasz albo frustrujesz się, że idzie za wolno. Optymiści powiedzą, że wystarczy uwzględnić zapas czasowy, ale przecież nawet jeśli weźmiemy pod uwagę przedłużanie, to i tak będzie za długo.

Czy spacer pomaga?

To jak to jest z tymi spacerami – pomagają, czy nie? Generalnie tak, ale nie zawsze.

Rachel Kaplan i Stephen Kaplan z Uniwersytetu Michigan udowodnili, że spędzanie czasu na łonie natury zwiększa zdolność koncentracji.

I co z tego?

Przebywanie w otoczeniu przyrody nie wymaga dużego skupienia i nie wystawia nas na wiele bodźców (w przeciwieństwie np. do chodzenia po ruchliwym mieście), jednocześnie zapewnia na tyle ciekawe otoczenie, że umysł jest zajęty i nie szuka na siłę czegoś innego, na czym może skupić uwagę.

To ułatwia „reset” i powrót ze spaceru ze świeżą głową.

I co dalej?

Badania pokazały, że najlepsze efekty daje 50 minut takiego chodzenia. Idź przetestować. 😉

Odwrócone „U”

Stresuje Cię zadanie, nowy projekt albo jakaś zmiana? To niekoniecznie źle. Robert Yerkes i John Dodson zauważyli, że nasza efektywność jest większa, kiedy towarzyszy nam odpowiedni poziom stresu.

Swoją koncepcję nazwali odwróconym „U”. Skąd ta nazwa? Ponieważ ta litera po odwróceniu wygląda jak wykres, który obrazuje tę koncepcję.

Gdyby na osi pionowej umieścić efektywność, a na poziomej poziom stresu, to wykres przypominałby właśnie odwrócone U.

I co z tego?

Optymalna efektywność znajduje się w miejscu umiarkowanego stresu i pobudzenia. Nadmierny stres obniża efekty, ale jego brak również.

I co dalej?

O ile nerwy Cię nie przytłaczają i nie paraliżują, nie przejmuj się tym dodatkowym „dreszczykiem”. On pomaga się zmobilizować i napędza do działania.

Emocjonalny cykl zmiany

Pomyśl o ostatniej dużej zmianie, która się u Ciebie wydarzyła – założenie firmy, przeprowadzka, a może rzucenie studiów?

Psychologowie Kelley i Conner zauważyli, że w trakcie każdej tego typu sytuacji przechodzimy przez 5 różnych faz:

  • nieświadomy optymizm – będzie super, ekscytacja czymś nowym
  • świadomy pesymizm – pierwsze problemy i głosy w głowie, że to może była zła decyzja
  • czarna dziura – rozpacz, zwątpienie, duży kryzys
  • świadomy optymizm – wzrost pewności siebie, najgorsze już za mną
  • spełnienie – sukces, udało mi się

Oczywiście nie każdy przechodzi przez każdą fazę, ponieważ na różnych etapach rezygnujemy, wyczerpują nam się środki itp.

I co z tego?

Ta prosta teoria pomaga zorientować się na jakim etapie naszego wyzwania jesteśmy. W trakcie różnych przemian, często brakuje nam szerszej perspektywy i wizji tego, co nas czeka. Znając te pięć faz łatwiej przygotować się na różne wyzwania.

I co dalej?

  • Na jakim etapie zmian jesteś?
  • Ile brakuje Ci do świadomego optymizmu albo spełnienia?
  • Co możesz zrobić żeby tam dojść?

Zasada fast-foodu

Ludzie mają naturalną tendencję do wybierania tego, co najłatwiejsze i najszybsze, a nie tego, co najlepsze.

Tak jesteśmy po prostu skonstruowani. Mózg ciągle stara się oszczędzać energię i preferuje proste rozwiązania. Zamiast zastanowić się i poszukać optimum, decydujesz się na to, co masz pod ręką.

Wiesz, że zdrowy posiłek jest dla Ciebie najlepszy, ale wybierasz fast-food bo jest najszybszy. Najłatwiej możesz w ten sposób zaspokoić swoją potrzebę.

I co z tego?

W kreatywnej pracy jest tak samo:
  • najprzyjemniej wykonuje się zadania najłatwiejsze,
  • najczęściej wybierasz najłatwiejszy sposób realizacji zadania.

Stąd m.in. bierze się słynna prokrastynacja. Wybieramy to, co łatwe, a nie w danej chwili najważniejsze albo najbardziej dla nas korzystne. Przeważnie dzieje się to na autopilocie i poza naszą uwagą.

I co dalej?

Pomaga po prostu chwila pauzy i świadoma decyzja. W większości wypadków oszczędność czasu i wygoda, którą daje ci wybór metodą „fast-foodu” to pułapka.

Tydzień rozmyślań

O metodach stosowanych przez Bila Gates’a powiedziano już bardzo wiele, a jedną z tych mniej konwencjonalnych był tzw. Tydzień Rozmyślań.

Co to takiego?

To po prostu cały tydzień poświęcony na planowanie, tworzenie strategii itp. Gates, przynajmniej raz w roku, starał się zaszyć gdzieś w spokojnym miejscu, na chwilę zatrzymać i poukładać w głowie najważniejsze sprawy.

Brzmi jak luksus, na który nie możesz sobie pozwolić? Być może, ale pamiętaj, że CEO wielkiej korporacji też znalazłby milion argumentów, które uzasadnią, że absolutnie nie może czegoś takiego zrobić.

I co z tego?

„Tydzień” można potraktować zupełnie umownie. Najważniejsze założenie, to świadomie wybrany moment na zwolnienie, spojrzenie z dystansu i przemyślenie tych tematów, na które na co dzień nie wystarcza czasu.

I co dalej?

Ten wpis tworzę w długi majowy weekend. To jeden z wielu pretekstów, które można wybrać na zaszycie się w cichym miejscu i zaplanowanie najważniejszych spraw.

  • Zastanów się kiedy ostatnio udało Ci się znaleźć spokojną chwilę na planowanie.
  • Czy nie za mało u Ciebie takich momentów?
  • Kiedy możesz wygospodarować czas na swój najbliższy „Tydzień Rozmyślań”?

Zobacz też jak zająć się takimi podsumowaniami i dlaczego mogą Ci pomóc.

Dziennik decyzji

Ben Silbermann, współzałożyciel i szef Pinterest, jak każdy CEO podejmuje bardzo wiele trudnych decyzji. Można wręcz powiedzieć, że do tego sprowadza się jego praca. Co robi, żeby szło mu to jak najlepiej? Założył coś, co nazwał Dziennikiem Decyzji.

Zapisuje w nim każdą ważną decyzję, którą musiał podjąć oraz dopisuje jakie argumenty za nią stały i okoliczności, które wtedy występowały. Dzięki temu łatwiej jest mu później weryfikować, czy taka decyzja była słuszna. To z kolei pozwala podejmować lepsze wybory w przyszłości.

I co z tego?

W chaosie i wysokim tempie codziennej pracy, łatwo zapomnieć o tym, co wpłynęło na takie, a nie inne działanie. Bez tego trudno wyciągać później konkretne wnioski i szukać poprawy.

Notowanie ważnych dla nas kwestii ułatwia wiele rzeczy. Sam prowadzę różne „rejestry”, np. mierzę czas własnej pracy. To pomaga mi później ocenić, czy dany dzień był dobrze wykorzystany.

I co dalej?

  • Jakie są najważniejsze elementy Twojej pracy? Co decyduje o sukcesie?
  • Czy mierzysz i sprawdzasz efekty na tym polu? Czy jesteś w stanie wyciągać na tej podstawie obiektywne wnioski?
  • Jak mierzenie i prowadzenie rejestru albo jakiejś formy dziennika mogłoby Ci pomóc?

Sprawdź też czym jest Efekt Wyniku i zobacz jak wpływa na Twoją ocenę własnych decyzji.

Czy warto sprzątać?

Problem: zabałaganione vs posprzątane biurko to nie kwestia ideologii. Walające się przed nami sterty różnych dziwnych rzeczy po prostu rozpraszają.

Jeśli mielibyśmy słuchać neurobiologów, to większość z nich radzi minimalizm. Zamknąć się gdzieś bez „rozpraszaczy” i unikać wszystkiego, co może odciągać naszą uwagę od najważniejszych spraw. Każdy drobny szczegół może dekoncentrować i pomagać wędrować myślom w niechcianym kierunku.

I co z tego?

Kiedyś zapytałem na fanpage o rzeczy pomagające w koncentracji i bardzo wiele osób napisało, że pracę ułatwia im po prostu porządek. Czy było to świadome, czy nie – nie chodziło tu wyłącznie o estetykę. Im mniej przed naszymi oczami, tym mniejszy „hałas” w głowie.

I co dalej?

Nie możesz się skupić? Spróbuj posprzątać. Po prostu. To wydaje się ze sobą niezwiązane, ale otoczenie, w którym pracujesz ma wpływ na efekty.

Stracone lata

The New York Times podliczył, że gdyby zsumować czas spędzany przez wszystkich ludzi na Facebooku, byłby to odpowiednik 40 000 lat DZIENNIE. To daje prawie 15 milionów LAT rocznie, które ludzie mogliby rozdysponować inaczej.

I co z tego?

Oczywiście nie każda z tych godzin jest zmarnowana. Facebook to potężne narzędzie biznesowe i sposób na budowanie relacji i podtrzymywanie kontaktu. Większość ludzi nie korzysta jednak z niego świadomie.

To miejsce jest zaprojektowane i doskonalone przez zespoły specjalistów po to, żeby korzystać z niego jak najdłużej i jak najczęściej. Podstawowym interesem Facebooka jest Cię wciągnąć i uzależnić. Inne priorytety są drugoplanowe.

I co dalej?

Zastanów się nad swoimi zwyczajami korzystania z social media.

  • Czy Facebook jest warty czasu, który mu poświęcasz?
  • Jakie masz z tego korzyści?
  • Co by się stało, gdyby ograniczyć np. o połowę Twój czas spędzany na Facebooku?
  • Przetestuj narzędzie Kill News Feed.
  • Sprawdź swój sposób korzystania z Internetu dzięki takim narzędziom, jak SelfControl.

Nie testuj odwagi klienta

Wjeżdżasz na parking, wysiadasz z auta i widzisz, że podchodzi do Ciebie mężczyzna. Wita się i pokazuje Ci najnowszego iPhone’a. Sprzęt wygląda identycznie, jak ten w sklepie, jest zafoliowany i nie widzisz żadnych wad.

Mężczyzna proponuje Ci zakup telefonu za 1000 zł. To znacznie mniej niż cena rynkowa i jest to super okazja. Co robisz?

Prawdopodobnie (grzecznie) podziękujesz i pójdziesz dalej – ta oferta Cię nie przekona. Ale właściwie dlaczego?

Przecież to bardzo dobra cena, a towar wygląda idealnie. Sam telefon jest też przecież jednym z najbardziej pożądanych produktów.

Odchodzisz dlatego, że ten zakup jest z wielu powodów ryzykowny. Zapala się masa lampek ostrzegawczych, które każą Ci odmówić.

I co z tego?

Ryzyko (albo jego brak) to podstawowy czynnik, który decyduje o pozyskaniu nowego klienta. To szczególnie ważne w branży kreatywnej, gdzie nigdy do końca nie wiadomo jaki będzie efekt Twojej pracy.

Dla potencjalnego klienta współpraca z Tobą to zawsze ryzyko pojawienia się wielu problemów. Im jest mniejsze, tym większa szansa, że coś u Ciebie zamówi.

A z drugiej strony jest to czynnik bardzo często lekceważony. Skupiamy się na jakości, portfolio, rozgłosie, cenach itp., a rzadko świadomie walczymy o to, żeby nasza oferta kojarzyła się z jak najmniejszym ryzykiem.

I co dalej?

  • Co możesz zrobić, żeby klient nie miał poczucia ryzyka, korzystając z Twoich usług/produktów?
  • Jak możesz go „uspokoić”? Co możesz mu zaproponować albo obiecać, żeby poczuł się pewnie?
  • Spójrz na swoją ofertę oczami klienta – czy jest szansa, że zapalą mu się jakieś lampki ostrzegawcze? Jak możesz temu zapobiec?

Wszystko jest betą

Wymyśliliśmy coś takiego jak faza beta żeby nazywać rzeczy, które nie są skończone, które będą gotowe dopiero za jakiś czas. I trzeba przyznać, że jest to założenie bardzo optymistyczne.

Tak naprawdę z etapu bety nie da się wyjść. To, co robimy, nigdy nie będzie gotowe. Możemy ewentualnie przestać pracować i uznać, że wystarczy tak, jak jest.

Dramat perfekcjonisty polega właśnie na tym, że nie może mu się udać. Zawsze będzie coś, co można jeszcze zrobić.

I co z tego?

Nie możesz skończyć własnego logo, opublikować wreszcie portfolio, znaleźć idealnego rytmu dnia itd.? Prawda jest taka, że nigdy nie dojdziesz do wersji zadowalającej w 100%.

Nawet jeśli przez chwilę uznasz, że jest ok, to za mniejszą lub większą chwilę zmienisz zdanie. To naturalne. Pogódź się z tym, że wszystko było, jest i będzie jedną wielką betą.

I co dalej?

Prawo Malejącej Intencji

Od dawna korci Cię założenie bloga, przejście na dietę albo wystartowanie z własną firmą? Ciągłe przekładanie tego na później ma oczywistą wadę – chcesz coś mieć lub zrobić, ale nadal tego nie ma. To samo w sobie jest już dużym minusem, ale jest niestety coś jeszcze.

Za każdym razem kiedy coś przekładasz, zmniejszają się szanse, że zrobisz to w ogóle. Odkładając na potem nie tylko pozbawiasz się efektów, na których Ci zależy, ale też realnie oddalasz prawdopodobieństwo, że wystartujesz.

Znany amerykański autor Jim Rohn nazwał to Prawem Malejącej Intencji (ang. Law of diminishing intent). Im częściej zadanie jest przekładane, tym mniejsza nasza intencja jego wykonania.

I co z tego?

Często mamy wrażenie, że skoro nie zrobimy czegoś ważnego teraz, to później będzie na to jeszcze pora. Czekamy na dobry moment, ale on nigdy nie przychodzi. Między innymi dlatego, że przyzwyczailiśmy się do przekładania. Odsuwając termin realizacji, odsunęliśmy też szansę, że kiedykolwiek ta realizacja nastąpi.

  • Czy masz marzenie/plan/cel, za który nie możesz się zabrać?
  • Od jak dawna to odkładasz?

I co dalej?

Za każdym razem kiedy coś przekładasz weź pod uwagę, że zabijasz w pewnym sensie ten pomysł. Odsuwając termin realizacji świadomie licz się z kosztem, że ten projekt/cel nigdy przez to nie dojdzie do skutku.

Zasada 25 minut

Pracujesz w skupieniu i nawet całkiem nieźle ci idzie, ale nagle coś wybija cię z rytmu. Powodów może być masa – koleżanka z biurka obok, powiadomienie na telefonie, czy dzwonek do drzwi.

Ile czasu zajmie ci powrót do pracy po takiej krótkiej przerwie?

Naukowcy z Uniwersytetu California zbadali, że trwa to średnio 23 minuty i 15 sekund. Sporo, szczególnie wtedy kiedy goni nas czas i terminy.

Z tego badania wynika, że właśnie około 25 minut trwa „rozgrzewka” przed wymagającym zadaniem. Od około 25 minuty pracy nasza produktywność wkracza na najwyższy poziom i utrzymuje się z reguły około dwie godziny. Wtedy bezwzględnie czas na przerwę.

W moim przypadku sprawdza się to idealnie. Kiedy muszę zrobić coś naprawdę wymagającego, nawet nie próbuję zaczynać jeśli wiem, że nie będę mógł w spokoju popracować przynajmniej przez godzinę.

I co z tego?

  • Czy planując pracę bierzesz pod uwagę swój poziom koncentracji?
  • Może praca nie bardzo Ci idzie dlatego, że zbyt często się rozpraszasz?
  • Jak możesz lepiej zaplanować zadania, żeby wykorzystać dłuższe momenty skupienia?
  • Jak możesz unikać tego, co Cię rozprasza?

I co dalej?

Najbardziej produktywne kraje

Organizacja Expert Market postanowiła sprawdzić produktywność różnych krajów świata. Wskaźnik był prosty: podzielili PKB danego państwa przez średnią liczbę roboczogodzin w skali roku.

Okazało się, że najbardziej produktywne kraje są także tymi, które pracują najmniej.

W pierwszej trójce znalazły się Luksemburg, Norwegia oraz Australia.

Polska trafiła do pierwszej dziesiątki jeśli chodzi o długość pracy, ale jest też w ostatniej dziesiątce jeśli chodzi o produktywność.

Pracujemy dużo, ale efekty są marne.

I co z tego?

  • Ilość niekoniecznie przekłada się na jakość. Dokładanie kolejnej godzinki przed komputerem nie gwarantuje większych korzyści.
  • Ważna jest praca mądra i efektywna. Bez tego wiele godzin to „puste przebiegi” – męczymy się, ale niewiele z tego wynika.
  • Może wcale nie musisz pracować aż tyle? Co możesz zrobić, żeby skrócić czas pracy przy tym samym efekcie co teraz?
  • Czy mierzysz swój czas pracy i kontrolujesz ile poświęcasz na różne zadania? Wiesz gdzie ucieka Ci czas?

I co dalej?

Prawo Parkinsona

Załóżmy, że dostajesz cały dzień na wykonanie zadania, które wymaga co najwyżej godzinki roboty. W jakiś magiczny sposób praca się rozciąga i zajmuje znacznie więcej niż powinna. Zamiast trwać godzinę, wypełnia cały dzień, który masz do dyspozycji.

Na pewno nie raz coś takiego ci się przytrafiło, ale czy wiesz, że to zjawisko ma swoją nazwę? Nazywa się Prawem Parkinsona.

Brytyjski pisarz i historyk Cyril Northcote Parkinson (nie ten od choroby Parkinsona) opisał je w 1955 roku jako krytykę biurokracji i urzędników, którzy mogliby pracować bardziej efektywnie gdyby mieli większy rygor czasowy i dyscyplinę.

Od teraz, za każdym razem kiedy ociągasz się z jakimś zadaniem, bo masz na nie za dużo czasu, pomyśl, że pracujesz jak leniwy brytyjski urzędnik z ubiegłego wieku. 😉

I co z tego?

  • Czy planując czas na wykonanie zadania oceniasz realistycznie, czy może na podstawie tego, ile czasu masz do dyspozycji? Czy gdyby czasu było mniej, to dałoby się to zadanie wykonać z taką samą skutecznością?
  • Czy nie przeciągasz zbyt długo jakiegoś zadania tylko dlatego, że jego wykonanie nie jest pilne?

I co dalej?

Mój dziennik

To jest zakładka mojego bloga przeznaczona na bardzo krótkie wpisy. Zbieram ciekawe informacje, kompresuję je i podaję Ci jako gotowe inspiracje.

Wróć do głównej strony bloga

Zostań w kontakcie