Jak skutecznie zarządzać swoją pocztą e-mail

Praca z mailami to codzienność każdego z nas. Jak robić to szybciej i skuteczniej? Z jakich metod i narzędzi warto korzystać?

 

Przed Tobą czwarty odcinek mojego podcastu „Pomoc w kreatywnej Pracy”. Żeby go posłuchać, kliknij żółty przycisk powyżej.

Możesz też pobrać ten odcinek na swój dysk.

Nie przegap kolejnych odcinków:

Zachęcam też do zapisania się na newsletter oraz polubienia fanpage.

Podobne materiały:

 

 

Wersja tekstowa:

Przewiń niżej, żeby przeczytać wersję tekstową. Znajdziesz tam m.in. wszystkie linki i materiały, o których wspominam.

 

 

Jak skutecznie radzić sobie z zalewającymi nas mailami?

Mam wrażenie, że komunikacja mailowa ma dwa oblicza. Pierwsze z nich to czynność, która wydaje się niezbędna, jest zupełnie naturalna. Bez względu na to, czym się zajmujemy, codziennie jednego, dwa, a czasami sto maili musimy wysłać.

Z drugiej strony nie każdy to lubi. Wysyłanie maili postrzegane jest jako czynność mało produktywna, którą wykonujemy bo musimy, ale która niewiele wnosi w nasze życie zawodowe czy prywatne. Oczywiście czasem za pomocą dobrego maila możemy zdobyć zlecenie czy spowodować jakąś inną znaczącą zmianę, ale z reguły raczej nie lubimy odpowiadać na maile. Komunikacja mailowa jest bardziej obowiązkowa, niż wynikałoby to z naszej woli.

Ja również nie zaliczam się do fanów tego rodzaju pracy. Wrzucam ją do worka czynności, które muszę zrobić, a nie tych, którymi chciałbym się zajmować. Mam wrażenie, że maile nie przekładają się na wymierne rezultaty, ale nie zmienia to faktu, że w komunikacji z czytelnikami czy klientami maile są niezbędne.

Staram się przy tym pisać je szybko i skutecznie, tak by nie zabierały mi sporo czasu. Mam kilka sposobów, które pozwalają mi to osiągnąć.

Metoda 3-2-1-0

Moje podstawowe podejście do zarządzania skrzynką mailową nazywa się 3-2-1-0. Metoda ta polega na tym, że odbieranie maili w ciągu dnia staramy się podzielić na trzy bloki. Każdy z nich ma trwać ok. 21 minut, a w ich trakcie staramy się dążyć do tzw. inbox zero, czyli sytuacji, w której w naszej skrzynce odbiorczej nie ma niezałatwionych maili.

Dlaczego trzy bloki, a nie cztery? Dlaczego 21 minut? Co to w ogóle jest za metoda i skąd się wzięła?

Traktował bym ją bardzo umownie – w zależności od tego, czym się zajmujecie i jaki macie tryb pracy. Może się okazać, że godzina w ciągu dnia nie wystarczy Wam na obsługę wszystkich maili, lub odwrotnie – może nie potrzebujecie aż trzech bloków, żeby odpowiadać na wiadomości. Po prostu u mnie akurat taki podział sprawdza się najlepiej.

W tej metodzie najbardziej inspirujące jest to, żeby – po pierwsze – wyznaczać bloki, w trakcie których zajmujemy się pocztą, i tylko wtedy odbierać maile i na nie odpisywać, a po drugie – poświęcać na to określony czas. W tym przypadku chodzi o 3 bloki po 21 minut, bo ładnie to wygląda w zapisie: 3-2-1-0. Ale mogą to być 22 minuty albo i 10 minut – ten czas traktujmy uznaniowo.

Najważniejsze jest skonkretyzowanie swoich działań wokół maila i nierozpraszanie się w ciągu dnia poprzez nieustanne sprawdzanie poczty po każdorazowym otrzymaniu powiadomienia – najlepiej w ogóle je wyłączyć. Chodzi o świadome sprawdzanie poczty, np. rano, w ciągu dnia i pod koniec dnia i poświęcanie na to 21 minut. Jeżeli potrzebujemy tylko 10 minut, by odpisać na maile – super. Jeśli nie da się tego zrobić nawet w 21 minut – nic złego się nie stanie. Najważniejsze, by wyznaczyć sobie czas i poszczególne bloki, w ramach których doprowadzamy zawsze do inbox zero.

Te 21 minut wzięło się prawdopodobnie z techniki pomodoro. Polega ona na tym, by dzielić obowiązki na krótsze bloki – maksymalnie 25-minutowe – po których robimy sobie krótką przerwę. To wynika z różnych badań na temat ludzkiej koncentracji i tego, jak długo jesteśmy w stanie utrzymać uwagę. Jak się okazuje, 20–25 minut – czy właśnie 21 minut – jest idealnym przedziałem, w trakcie którego jesteśmy w stanie utrzymać wysoką koncentrację i skupiać się na zadaniu. Dużo mniej efektywne jest przesiadywanie godzinami przed komputerem bez jakiejkolwiek przerwy, bo to negatywnie wpływa na naszą koncentrację i efektywność.

Zachęcam więc do tego, żeby wyłączyć powiadomienia na poczcie, nie sprawdzać co chwilę nowych maili, tylko wyznaczyć kilka bloków czasowych, kiedy się zajmujemy korespondencją mailową, i trzymać się czasu, który sobie na to wyznaczymy.

Metoda 4W

Odpisując na maile w trakcie jednego z tych kilkunastominutowych bloków, warto wykorzystać metodę, która nazywa się 4W – przynajmniej ja tak ją określam. Polega ona na tym, że staramy się podjąć decyzję co do każdego maila w ramach czterech typów działań. Każdy z tych typów zaczyna się na literę „W”, stąd nazwa tej metody.

  • Pierwszy typ decyzji to: wyślij odpowiedź. Ta idea podchodzi w pewnym sensie od Davida Allena, twórcy metodologii zarządzania czasem Getting Things Done, którą bardzo lubię. Allen mówi, że jeśli coś nie zajmie więcej niż 2 minuty, powinniśmy to zrobić od razu. Niezależnie więc od tego, czy coś jest pilne, czy nie, czy jest ważne, czy mało istotne, jeśli zajmie tylko 2 minuty, to powinniśmy zrobić to od razu. Miejmy to z głowy. Jeśli ktoś prosi np. o wysłanie pliku, który mamy na dysku – wysyłamy go od razu i przechodzimy do kolejnych maili.
  • Drugie „W” to: wyznacz termin. Czasem jest tak, że nie możemy od razu zająć się czymś, o co ktoś nas prosi, lub jest to po prostu czasochłonne. Przykładem może być prośba o wysłanie oferty – najpierw trzeba ją przygotować, sporządzić kosztorys, załączyć przykładowe realizacje itd. Nie zajmie to na pewno 2 minut. Wyznaczamy więc termin, w którym odpowiemy na tę ofertę, i zapisujemy go w swoim programie do zarządzania zadaniami. Ja mam tak, że jeśli nie określę terminu, w którym się czymś zajmę, to często o danym zadaniu zapominam. Wyznaczam więc termin – stąd to drugie „W”.
  • Trzecie „W” odpowiada za słowo „Wydeleguj”, czyli zleć komuś innemu. Nie zawsze to my jesteśmy najbardziej kompetentni, czasem lepszej odpowiedzi udziela np. nasz kolega.
  • Czwarte „W” – najlepsze i najprzyjemniejsze – oznacza „Wyrzucić”. Są takie maile, z którymi nic nie trzeba robić poza tym, by się ich pozbyć.

Cztery typy działań, które możemy podjąć w odniesieniu do maili, bardzo pomagają w podejmowaniu szybkich decyzji i dzieleniu czasu na zarządzanie mailami w sposób nieco bardziej ustrukturyzowany.

Segregowanie maili

Kolejną rzeczą, o którą dbam, jest segregowanie maili, na które już odpowiedziałem. Używam do tego folderów stworzonych według typów klientów i w ramach typów zadań, których dotyczą maile. To pozwala mi zapanować nad chaosem, który mógłby pojawić się na skrzynce.

Najgorsze, co można zrobić, to mieć jeden inbox, w którym trzymamy wszystkie maile, niezależnie od tego, czy je przeczytaliśmy, czy na nie zareagowaliśmy itd. Ja mam więc np. folder dedykowany szkoleniom, które organizuję; folder dedykowany mailom, które dotyczą szkoleń organizowanych przez kogoś innego, a na których jestem tylko prowadzącym; folder na maile związane ze współpracami na blogu itd., itd. Za każdym razem, gdy rozprawię się z jakąś wiadomością, np. na nią odpowiem lub wyznaczę termin zadania związanego z tym mailem, przenoszę wiadomość do odpowiedniego folderu. Dzięki temu znacznie łatwiej jest mi później przeszukiwać maile, wracać do nich w przyszłości i zachować porządek w głównym inboksie – w idealnej sytuacji powinien to być inbox zero, czyli nie powinien zawierać żadnych wiadomości wymagających naszej ingerencji.

 

Odpowiedni program pocztowy

W systemie zarządzania mailami jedną z najważniejszych rzeczy jest samo narzędzie, które w tym celu stosujemy. Dla mnie jest to o tyle istotne, że nie korzystam z tzw. web maila, czyli panelu online jak np. Gmail. Korzystam z maila dostępnego na własnym serwerze pod moją własną domeną. Od zawsze wykorzystuję do jego obsługi zewnętrzny program.

Przez bardzo długi czas korzystałem z Thunderbirda. Wynikało to z przyzwyczajenia. Zacząłem używać Thunderbirda wieki temu i długo się go trzymałem, bo nie znałem wartościowej alternatywy. Regularnie mnie jednak denerwował i nie zaspokajał moich potrzeb. Wydaje mi się, że w pewnym momencie swojego rozwoju się zatrzymał.

W końcu stwierdziłem, że muszę poszukać lepszego rozwiązania. Zrobiłem research, przetestowałem wiele programów, ale nie ograniczałem się tylko do darmowych. Ostatecznie po dłuższych analizach zdecydowałem się na program Spark. Jest on darmowy i dość minimalistyczny.

Testowałem też długo Postbox – to z kolei prawdziwy kombajn, zawiera chyba wszystkie funkcje, jakie można sobie wyobrazić w przypadku programu do zarządzania mailami. Kiedy jednak zacząłem używać tego programu przez kilka dni, okazało się, że większość opcji nie jest mi wcale potrzebna. W Sparku znalazłem zaś wszystkie funkcje, których potrzebuję, i kilka takich, których się nie spodziewałem, a dla których znalazłem fajne zastosowanie.

Dzięki temu Spark wygrał w moim osobistym rankingu, choć nie wiem, czy u Ciebie też tak będzie. Ja nie jestem „hard userem” maila i nie poświęcam na niego dużo czasu, więc program Spark sprawdził się u mnie idealnie.

A dlaczego tak mi się podoba? Po pierwsze automatycznie rozpoznaje typ wiadomości i dzieli listę maili na różne kategorie. Rozpoznaje, czy mail jest newsletterem, ofertą, wiadomością prywatną czy biznesową. Najważniejsze informacje widzę u góry, a do newsletterów mogę zajrzeć później i nie zaprząta to mojej uwagi.

Po drugie jest on bardzo fajnie konfigurowalny: można ustawiać własne gesty na touchpadzie i decydować, co one oznaczają. Jest też funkcja, która pozwala zdefiniować, w jakiej formie i w jakiej sytuacji chce się otrzymywać powiadomienia – czy to ma być dźwięk, czy plakietka z liczbą nieprzeczytanych wiadomości itd. Można również ustawiać własne skróty klawiszowe, co w moim przypadku znalazło fajne zastosowanie.

Customizacja, prostota i, nie ukrywam, ładny wygląd sprawiły, że w moim rankingu wygrała właśnie ta inteligentna skrzynka pocztowa. Używam Sparka od jakiegoś czasu i polecam go wszystkim, którzy szukają nowoczesnego narzędzia do zarządzania mailem, nie chcą wydawać wielkich pieniędzy (Spark jest darmowy) i nie potrzebują też kombajnów z mnóstwem funkcji.

Automatyzacja

Istotnym elementem jest dla mnie również automatyzacja. Jeśli tylko mogę, staram się używać szablonów odpowiedzi. Mam różne szablony w zależności od typów maili i dostosowuję je w razie potrzeby, tak by nie tworzyć od podstaw nowych wiadomości, jeśli podobną treść już kiedyś wysyłałem.

Na przykład jeśli ktoś zapisuje się na moje szkolenie i potrzebuje garści informacji, to wysyłam odpowiedź z szablonu. Nie tworzę maila od podstaw, bo byłoby to bez sensu. To może nie jest nic odkrywczego, ale wydaje mi się, że wiele osób o tym zapomina i bezmyślnie, automatycznie pisze maile od zera, choć można było wcześniej zapisać je w szablonie.

Uważam, że warto szukać takich schematów, które pomagają nam usprawniać pracę. To nie wiąże się z dyskryminacją odbiorców, bo nie wklejamy gotowców, tylko przekazujemy tę samą informację, którą i tak napisalibyśmy od zera.

Zauważyłem, że w trakcie tworzenia szablonów sprawdza się minimalizm, czyli zasada Twittera: „Zmieść się w 140 znakach”. Oczywiście nie traktuję tego dosłownie, ale zasadniczo im mniej treści, tym lepiej. Odbiorca oczekuje konkretnej informacji, więc też się cieszy, że nie lejemy wody, tylko podajemy krótką i zwięzłą odpowiedź.

Podsumowując

  1. Stosuję zasadę 3-2-1-0, czyli wyznaczam trzy krótkie bloki w ciągu dnia, w trakcie których staram się doprowadzić do inbox zero, a więc załatwić wszystkie sprawy, które pojawiły się na skrzynce od czasu ostatniego jej otwarcia.
  2. Stosuję też zasadę 4W, czyli decyduję, czy odpowiadam na maila od razu, czy wyznaczam termin, w którym załatwię daną sprawę, czy może usuwam maila lub deleguję go komuś innemu.
  3. Dbam o porządek – stosuję foldery i segreguję za ich pomocą maile.
  4. Używam dobrego programu do zarządzania mailami – w moim przypadku najlepiej sprawdza się Spark.
  5. Wykorzystuję też automatyzację i szablony – jeśli to tylko możliwe, powielam wcześniejsze treści, zachowując oczywiście szacunek do odbiorcy.

 

 

Przydatne narzędzie

Warto rzucić okiem na stronę goodemailcopy.com, czyli tłumacząc dosłownie: dobre treści maila. Znajduje się tam lista gotowych maili, które możemy wykorzystać, w razie potrzeby oczywiście przerabiając nieco ich treść. Są to np. maile z powitaniem nowego klienta albo rezygnacją z jakiejś usługi. Jeśli chcemy ubrać taki komunikat w odpowiednie słowa, to warto tam zajrzeć i poszukać inspiracji.

Zobacz też: