Mój sposób na kontrolowanie czasu

Szczę­śliwi czasu nie liczą? Bzdura. Zobacz jak dzięki mie­rze­niu czasu sta­łem się szczę­śliw­szy i jakie narzę­dzia mi w tym poma­gają.

Kilka dni temu Pol­skę ogar­nęła gorączka złota. Dzie­siątki milio­nów zło­tych do zgar­nię­cia w Lotto pobu­dziły wyobraź­nię bar­dziej niż nie­jedna burza mózgów. Na każ­dym kroku sły­chać było roz­mowy o tym, jak naj­le­piej wydać taką furę pie­nię­dzy. Kupo­wa­li­śmy w myślach jachty, wycieczki i spor­towe samo­chody.

To zabawne, że bar­dziej emo­cjo­nuje nas inwe­sto­wa­nie tego, co wir­tu­alne niż sku­pie­nie się na tym, co mamy tu i teraz.

Co­dzien­nie każdy z nas dostaje 24 godziny i, czy tego chcemy czy i nie, ten czas musimy jakoś zain­we­sto­wać. Warto zasta­no­wić się jak zro­bić to naj­le­piej.

Czas inwe­stuje się jed­nak bar­dzo trudno. W prze­ci­wień­stwie do pie­nię­dzy, nie ma tutaj sztyw­nych i jasno okre­ślo­nych cen. Skąd mamy wie­dzieć ile i na co go „wydać”?

 

 

Ti­me­trac­kin­g

Ab­so­lut­nie pod­sta­wo­wym nawy­kiem poma­gającym w lep­szym zarzą­dza­niu wła­snym cza­sem jest jego mie­rze­nie. I nie cho­dzi tu o zwy­kłe patrze­nie na zega­rek. Mam na myśli dokładne zapi­sy­wa­nie oraz kon­tro­lo­wa­nie wszyst­kiego co robimy, czyli tzw. time trac­king. Nie jest to pro­ste, wymaga samo­dy­scy­pliny, ale od kiedy wypra­co­wa­łem u sie­bie ten nawyk, moja pro­duk­tyw­ność wyraź­nie wzro­sła.

Mie­rze­nie czasu ma 4 zasad­ni­cze korzy­ści:

Kon­tro­la­

Je­ste­śmy bar­dziej świa­domi, na co dokład­nie poświę­camy swoją uwagę. Czę­sto sia­damy do zada­nia i tak nas ono pochła­nia, że nie mamy poję­cia ile czasu nam zaj­muje. Kiedy pole­gamy tylko na swoim wyobra­że­niu, możemy prze­strze­lić w obie strony — to co wydaje nam się zaj­mo­wać wieki, trwało tak naprawdę kil­ka­na­ście minut, a to co wyda­wało się chwilką, oka­zało się cią­gnąć godzi­nami. Mie­rze­nie czasu pozwala nam odzy­skać kon­trolę oraz daje bazę do ana­lizy i opty­ma­li­za­cji. Na pewno nie raz się zasko­czysz kiedy spoj­rzysz na licz­nik.

Mo­ty­wa­cja­

Ty­ka­jący w tle licz­nik moty­wuje do sku­pie­nia i więk­szej efek­tyw­no­ści. Dzięki temu, że możemy mie­rzyć tylko jedną czyn­ność jed­no­cze­śnie, jeste­śmy mniej podatni na wszel­kie roz­pra­sza­cze. Nasza praca ma cha­rak­ter bar­dziej liniowy, ma wyraźną struk­turę: zada­nie po zada­niu, a nie prze­ska­ki­wa­nie pomię­dzy nimi lub cią­głe prze­rwy na Face­bo­oka.

Pla­no­wa­nie­

Na­wet jeśli nie pra­cu­jesz w opar­ciu o stawkę godzi­nową, łatwiej jest Ci wyce­niać wła­sną pracę kiedy wiesz ile dana czyn­ność potrafi zaj­mo­wać. To szcze­gól­nie istotne w przy­padku pracy kre­atyw­nej, gdzie to samo zada­nie może zająć 5 minut, jak i cały dzień. Mie­rząc czas przy odpo­wied­nio dużej licz­bie pro­jek­tów, możemy bar­dziej wia­ry­god­nie sza­co­wać i uśred­niać wyma­gane zaan­ga­żo­wa­nie.

Mie­rze­nie czasu narzuca także, nawet podświa­domie, koniecz­ność pla­no­wa­nia ile na dane zada­nie chcemy go poświę­cić. Do pracy sia­damy wtedy w pew­nym sen­sie z tezą, np. „ok, teraz 10 minut rese­ar­chu” i sta­ramy się trzy­mać w tym prze­dziale. Bez takiego pla­no­wa­nia łatwo zmar­no­wać wiele cen­nych minut, poświę­ca­jąc róż­nym czyn­no­ściom nie­po­trzeb­nie dużo uwagi.

Osz­częd­no­ść

Dzięki samemu fak­towi mie­rze­nia czasu mamy go po pro­stu wię­cej. Zaczy­namy bar­dziej sza­no­wać każdy kwa­drans, a więk­sza pro­duk­tyw­ność przy­nosi wyraźne oszczęd­no­ści. Oka­zuje się, że dzięki dys­cy­pli­nie możemy wyko­nać te same zada­nia dwa razy szyb­cie­j.

Przy­datne narzę­dzia

Ok, wiemy już, że mie­rze­nie czasu daje nam bez­cenną infor­ma­cję jak inwe­sto­wać naszą uwagę. Nie zro­bimy tego jed­nak bez odpo­wied­nich narzę­dzi. Z jakich roz­wią­zań korzy­stam?

 

 

Ti­me­ney­e

„Cen­trum” mojego codzien­nego zarzą­dza­nia cza­sem jest apli­ka­cja Time­neye. Zaspo­kaja prak­tycz­nie wszyst­kie moje potrzeby w zakre­sie mie­rze­nia czasu, a do tego jest dar­mowa jeśli nie chcemy jej uży­wać razem z zespo­łem. Twórcy dekla­rują, że dla poje­dyn­czego użyt­kow­nika zawsze będzie bez­płatna.

Ma ładny i przej­rzy­sty inter­fejs, łatwo się w niej poru­szać. Są dostępne także apli­ka­cje na iOS i Andro­ida, dzięki czemu trac­ker możemy mieć zawsze pod ręką.

 

timeneye

 

Jak z niej korzy­stam?

Time­neye to moja strona star­towa, dash­bo­ard otwiera się zawsze po włą­cze­niu prze­glą­darki. Widać na nim układ tygo­dniowy. Dla każ­dego dnia poka­zy­wana jest lista zapi­sów z podzia­łem na poszcze­gólne pro­jekty.

I to wła­śnie pro­jekty są rdze­niem apli­ka­cji. Dla naj­waż­niej­szych zajęć, takich jak np. pisa­nie bloga, stwo­rzy­łem pro­jekty i w ramach każ­dego dodaję pomniej­sze zada­nia, które czę­sto reali­zuję, np. rese­arch, pisa­nie, reda­go­wa­nie tek­stu itd.

Sia­da­jąc do pracy wybie­ram pro­jekt, zada­nie i okre­ślam w gło­wie wła­sny plan ile czasu chcę na to poświę­cić. W tle uru­cha­mia się licz­nik i… to tyle. Po zakoń­cze­niu wystar­czy pamię­tać o jego zasto­po­wa­niu. Cała obsługa wymaga naprawdę nie­wiele uwagi i szybko uczymy się wyko­ny­wać to podświa­domie.

Mo­żemy oczy­wi­ście doda­wać też ręcz­nie kolejne zapisy, ale mie­rze­nie z włą­czo­nym w tle licz­nikiem jest na pewno bar­dziej dokładne.

Co z tymi infor­ma­cjami robić?

Do dys­po­zy­cji dosta­jemy sporo opcji ana­li­tycz­nych. W zakładce „raporty” możemy gene­ro­wać pod­su­mo­wa­nia dla poszcze­gól­nych pro­jek­tów, klien­tów czy człon­ków zespołu. Stąd już pro­sta droga do wycią­ga­nia wnio­sków, popra­wia­nia błę­dów i szu­ka­nia więk­szej pro­duk­tyw­no­ści.

 

timeneye2

 

Więcej o zarządzaniu czasem

Oprócz Time­neye korzy­stam także z apli­ka­cji Rescu­eTime oraz Sel­fCon­trol. Opi­sa­łem je w osob­nym tek­ście na blogu. Prze­czy­tać możesz go tutaj.

A Wy macie jakiś swój wła­sny sys­tem kon­troli czasu? Z jakich apli­ka­cji i roz­wią­zań korzy­sta­cie? Chęt­nie poznam nowe spo­soby.

Darmowy ebook!

Opisałem 39 sposobów na ułatwienie kreatywnej pracy. Chętnie wyślę Ci ten materiał za darmo. Wystarczy, że zapiszesz się do mojego newslettera:

  • Polecam zapoznać się z GTD oraz podejście zero inbox czy jakoś tak.

    Według mnie dużo marnowanego czasu jest na rozmowach telefonicznych np. Dzwoni i prosi aby coś zrobił, która wymaga bycia przy kompie a w danej chwili mnie nie ma. Ba do tego zadanie nie musi być wykonane natychmiast.

    Tworze protokoły komunikacji. dla zadań, ktore często powtarzają się jak zakup, dodanie usera do systemu czy publikowanie na stronie.

    Za każdym razem potrzebne są stały zestaw informacji jakie mi są potrzebne do wykonania zadania. Taki szablon/workflow już niweluje proszenie o dostarczenie brakujących informacji. Do tego zleceniodawca ma pełną kontrole.

    Dużo tego można pisać. GTD wielu sprawach mi towarzyszy jak w poczcie, folderach.

    Wszystko skanuje do pliku. Mega ułatwia życie. Zwłaszcza, że szybciej i wygodniej jest znaleźć jakąs tam fakturę i ją wydrukować jak potrzeba niż jechać do firmy i wyciągać z teczek aby dać ją szefowi. Stąd mogę wielu firmach pracować.

    Nikt jakoś nie podał rozwiązań do przechowywania informacji (wiedzy) w sensowny sposób. Problem z overfloat (przeładowaniem informacji). Coś co jak było z GTD, które od razu zmieniło i polepszyło jakość i do dziś sprawdza się wyśmienicie.

    Problemów jest pełno jak np. nazywać pliki, foldery itd.

    Ostatnio natrafiłem na http://www.cyborganize.org/clarity/what-is-cyborganize/

    • Tak, GDT to podstawa. Używam Nozbe, które bazuje na tej metodologii. Też o tym kiedyś napiszę. :)

  • Słowo „timetracking” powoduje we mnie ciarki z powodu konieczności logowania czasu w pracy, co jest bardzo trudne w moim zawodzie. Zawsze najtrudniejsze w TT było dla mnie zapamiętanie, że czas zastopować/przełączyć licznik na inny projekt. Nie udało mi się nigdy skutecznie tego nawyku wyrobić ;). Może kiedyś spróbuję po raz kolejny, gdy zniechęcenie opadnie :D. Lub gdy zacznę czuć, że czas przecieka mi przez palce, a nie wiem dlaczego (na razie wiem dlaczego ;)).

  • Kryśka

    Szczególnie, gdy uczę się w weekendy do jakichś egzaminów, wtedy włączam w telewizorze przypomnienie o jakimś programie i np. po godzinie nauki oglądam kilkunastominutowy odcinek czegoś tam :) Sprawdza się zawsze :D

  • Używałem długo, ale przesiadłem się na Timeneye.

  • Ja podchodzę do tego od nieco innej (niekoniecznie lepszej, chociaż dla mnie tak) strony. Stosuję metodę Pomodoro (kiedyś o niej pisałem). Każdego wieczora (rano mi się nigdy nie chce) przygotowuję plan na kolejny dzień. Bazując na doświadczeniu mniej więcej wiem, co ile może mi zająć. Zazwyczaj nie mylę się więcej niż pół godziny i dotyczy to głównie tematów, które wymagają weny a ta, jak wiadomo, nie przychodzi na zawołanie. Taki plan dzielę na „pomidory”.
    Podczas realizacji włączam zwykły kitchen timer na tablecie lub komórce i działam. Potem 5 minut przerwy kolejny pomidor. Pozwala mi to nie wkręcić się za bardzo w zadanie i utracić rachubę czasu. Pozwala mi to też kontrolować czas spędzony na fejsie czy innych rozrywkach podczas przerwy.
    Jedyny minus planowania (nie tylko mojego) jest taki, że nie jesteśmy w stanie ująć zadań, z jakimi przychodzą klienci podczas dnia. Żeby daleko nie szukać. Dzisiaj udało mi się zrealizować zaledwie połowę planu, bo jak przez ostatni tydzień był spokój, tak dzisiaj dzwonili do mnie jeden za drugim (czasami kilku na raz) z robótkami jak zwykle ASAP :)

    • Artur Czachowski

      Przyznam szczerze, że to jest rzecz, której nienawidzę najbardziej. Zawsze kiedy sobie zaplanuje listę zadań, ktoś lub kilka „ktosiów” mi ją kompletnie przemodeluje zleceniami z ostatniej chwili. Oczywiście do wykonania ASAP.

    • Tak, Pomodoro znam, ale ja nie lubię sobie przerywać kiedy wpadam we flow i u mnie się to nie sprawdza. Zapomniałeś napisać, że jeden pomidor to 20 minut. Dla mnie to za krótko.

      • Tak, ja też nie lubię i… czasami olewam. Kiedy mam myśl gończą, to po prostu nastawiam drugiego pomidora i jadę dalej. Ale czasami, gdy utknę, to taka przerwa przypomina mi, że najwyższy czas zostawić ten pusty ekran i odejść od komputera :)

        Nie ma ustalonego na sztywno czasu pomidora. Przyjmuje się 20-30 minut. Ja biorę 30 i zazwyczaj idealnie się wpasowuję z robotą.

        No ale co kto lubi :)

  • Artur Czachowski

    Przekonałeś mnie. Od jutra zaczynam „logować” wszystkie wykonane czynności i zadania. Sam jestem ciekaw ile czasu przelatuje mi przez palce…

  • Raph

    Ja już jakiś czas temu opracowałem sobie codzienny plan produktywności, np. pół godziny nauki angielskiego, pół godziny rysunku, grania na gitarze, ćwiczenia czy godzina uczenia się z jakichś tutków. Okazało się jednak, że jest tyle rzeczy, które chciałbym codziennie wykonywać, że zacząłem je przeplatać. Jedne zadania w poniedziałki, środy i piątki, inne w pozostałe dni. Szybko okazało się, że 8-godzinny czas pracy i różne wypadkowe sprawy życia codziennego skutecznie mi to uniemożliwiają i zacząłem odejmować sobie codziennych obowiązków aby jakoś temu podołać. Skończyło się na tym, że nie mam teraz żadnego planu… :P Ale to dobre nie jest…

  • Ja stosowałem https://pro.trackingtime.co ale mam tak chaotyczny charakter że zamykanie mnie w klatce czasu na dłuższą metę nie daje rezultatów.
    Lubię sobie czasem po prokrastynować…

  • Wpadłem na http://tyme-app.com i chyba najlepiej wypada pod kątem funkcjonalności i interfejsu. Tyle, że póki co jest dostępny tylko na maca i trochę kosztuje. Dzięki za inspirację!

  • Dla mnie najlepszym rozwiązaniem jest całkowicie minimalistyczny, nieposiadający żadnych dodatkowych funkcji, kalendarz na pulpicie. Stosuję go od kilku lat i nie mógłbym się bez niego obyć. Jednym kliknięciem otwieram okienko danego dnia, wpisuję rzeczy do zaplanowania z przypisanymi godzinami. Gdy coś się przesuwa, robię korektę na bieżąco – bo to tylko jedno kliknięcie. Dzięki temu mam pełny obraz sytuacji :)

  • Świetny post! Z Timeneye na pewno skorzystam. Warto zobaczyć na co tak naprawdę poświęcamy najwięcej czasu w ciągu dnia i grupować te aktywności, bo bardzo łatwo się rozproszyć i czas wtedy przecieka przez palce. Ciągle się jednak opieram przed korzystaniem z aplikacji i internetowych / komputerowych kalendarzy, jednak co papier to papier :)

    • Jak ma się takie ładne notesy jak Wasze to czemu nie. ;)

      • dziękuję pięknie :) Dzisiaj na próbę uruchamiam Timeneye!

  • Ewa

    Ale zbieg okoliczności. Akurat zaczęłam używać ostatnio https://toggl.com/ , bardzo spoko. Teraz nie wiem na co się zdecydować : | :P . Chyba tydzień potestuję jedną a potem drugą. Na początku twoja aplikacja wydawała mi się dosyć skomplikowana, ale już ją obadałam.

  • eV

    Ja zapisuję wszystko w kalendarzu – może to i mniej wygodna metoda, ale widok pustej strony pod danym dniem mnie motywuje do działania, a telefonu nie noszę zawsze ze sobą, aby tam wszystko zapisać. Być może i kalendarz nie zadzwoni, kiedy skończy się czas, jaki na coś przeznaczyłam, ale jakoś nie mogę się przekonać do aplikacji – z każdą tego typu do tej pory miałam tak, że zapominałam o niej po dwóch dniach.

  • Na swoim starym komputerze korzystałem z aplikacji TimeCamp. Na nowym jeszcze nie zdążyłem zainstalować. Nie wiem, czy spotkałeś się z nią wcześniej, ale uważam że idealnie nadaje się do monitoringu działań na komputerze. Z drugiej strony nie do końca przypadła mi do gustu pod kątem tworzenia, realizacji i mierzenia czasu przy poszczególnych projektach. Już lepiej mi to wychodziło na Freedcamp, lecz do dziś nie znalazłem idealnego dla siebie rozwiązania. Po prostu wciąż jestem za mało zdyscyplinowany i masa czasu ucieka mi między palcami. Efekt jest taki, że większość dni kończę zły na siebie, że tak mało zrobiłem. No ale stale staram się nad tym pracować, mam nadzieję że w końcu dojdę do zadowalającego etapu produktywności.

  • karolinarojekpl

    Sprawdzę, bo to odliczanie czasu bardzo mi się przyda, dzięki!

  • polecam MoneyPenny ( https://moneypenny.me/pl/tour-the-app/time-tracking) – siadając do pracy można włączyć czasomierz lub ręcznie dodać przepracowane godziny a następnie przypisać je do odpowiednich projektów i od razu wystawić faktury dla Klientów. MoneyPenny pozwala również analizować dane za pomocą raportów.

    • Szybkie przepisywanie cen za czas na klientów również wymaga samodyscypliny. Bo jeśli program zliczył również przerwę na pogawędkę przez telefon albo pół-podświadome przerzucenie się na Facebooka, to trochę to niesprawiedliwe w stosunku do klienta. :D
      Pełna jednozadaniowość to jest coś co naprawdę chciałabym osiągnąć :)

  • Też używam tego programu od około 2 miesięcy i jestem nim zachwycona! A na początku byłam przerażona wynikami.. Niby tylko taki programik, a ile zmienił w moim życiu :D

  • Wojtek

    Jacku, czy „Projektowanie” (jak na screenie) dzielisz na konkretnych klientów? Masz np. ogólne zadanie na projektowanie, wyceny, oferty, przygotowanie oddania zestawu plików/materiałów, korespondencja itp. czy też każdy klient oddzielnie ma te wszystkie zadania. Bo nie wiem jak to ugryźć. Pytam bardziej w kontekście organizacji tego przy jednoosobowej pracy, nie zespołowej. :)

    • Teraz robię tak, że dla każdego projektu mam osobne podzadania typu, reserach, poprawki itp. żeby wiedzieć na co i ile poświęciłem. Do tego mam osobne zadanie na księgowość, oferty, maile itp.

  • Marek Meżyk

    Ciekaw jestem tego programu. Ostatnio z czasem u mnie krucho i jakoś zupełnie rozjeżdzam się ze wszystkim.

  • Estera Mrówka

    Nie potrafię zarejestrować osoby prywatnej, przy rejestracji widnieje tylko opcja firmy ;((

  • ja do mierzenia czasu, który muszę raportować Klientom używam toggl, który synchronizuj się z trello co mi ułatwia czasem pracę. Do projektów własnych- blogowych- nie używałam tego, ale chyba muszę zacząć, bo wczoraj wpis na blog zajął mi cały dzień, a powinien 2 godziny….

  • google prawdę Ci powie, a potem odeśle do Ciebie ;) właśnie tego szukałem! wybieram toggl na start :) czemu odszedłeś od niego?

    • Timeneye po prostu bardziej mi leży, uważam, że jest lepiej zrobiony.

Zobacz też:
Zobacz też: