Co zrobić z długą listą zadań? Jak porządkuję rzeczy do zrobienia

Nasza lista rzeczy do zrobienia z każdym dniem puchnie. Jak ją uporządkować i podzielić zadania? Zobacz moje sposoby.

Zobacz video:

 

 

 

Subskrybuj mój kanał:

 

Wersja tekstowa

To jest dalsza część poradnika na temat porządkowania swoich zadań. Jeśli nie widziałeś poprzedniego materiały na ten temat, koniecznie najpierw zajrzyj tutaj.

Czyszczenie głowy, o którym wcześniej wspominałem, ma sens tylko wtedy, kiedy regularnie robimy przeglądy listy zadań do zrobienia.

Musisz wyrobić sobie nawyk „czyszczenia worka” z różnymi sprawami do załatwienia, które zbierają się w ciągu każdego dnia. Warto robić to przynajmniej raz w tygodniu, ale najlepiej byłoby codziennie, np. kilka minut przed końcem pracy.

Jak się za to zabrać?

Trzeba przyjrzeć się każdemu elementowi, który znajduje się na liście rzeczy do zrobienia i go przeanalizować. Warto zadać sobie wtedy kilka pytań:

Po pierwsze: Czy ta rzecz to zadanie czy projekt?

  • Zadanie to pojedyncza, konkretna rzecz do wykonania, np. napisać maila z prośbą o wycenę.
  • Projekt to zbiór kilku zadań. Np. znalezienie wykonawcy nowego logo to kilka zadań – research w internecie, podpytanie znajomych, opisanie wymagań, napisanie maila, przegląd ofert itp.

Zasada dwóch minut

Jeśli analizując daną rzecz stwierdzasz, że jest to zadanie, musisz zdecydować, czy da się je zrobić w ciągu 2 minut. Jeśli tak, zrób je od razu.

Dlaczego? Ponowne wracanie do tego zadania i kilkukrotne myślenie o nim zajmie Ci i tak 2 minuty albo więcej. Jeśli kolega prosi Cię o podesłanie jakiegoś pliku, a Ty doskonale wiesz, gdzie ten plik się znajduje, to załącz go po prostu do maila i wyślij. Jeden temat masz z głowy.

Przydzielanie do projektów

Jeśli zadania nie da się zrobić w 2 minuty, musisz przypisać je do jakiegoś projektu. Każde zadanie MUSI mieć projekt, do którego jest przypisane. To bardzo ważne. Dzięki temu unikasz bałaganu. Zadania są pogrupowane i każde ma swój nadrzędny cel w postaci projektu.

Tworzenie projektu

Jeśli stwierdzasz, że zadanie nie pasuje do żadnego z projektów – stwórz nowy projekt na to i inne podobne zadania.

Tak samo zrób kiedy dana rzecz nie jest zadaniem, tylko projektem. Po prostu stwórz taki projekt i rozpisz w nim konkretne zadania do zrealizowania w jego ramach.

 

 

Przykład

Taki przegląd zadań i podział na projekty możesz zrobić w praktycznie każdym narzędziu do organizacji pracy.

Ja korzystam z programy Notion i przygotowałem dokładny przykład tego, jak wygląda to u mnie w praktyce. Znajdziesz go w tym filmie (przykład zaczyna się od 3:29).

Co dalej?

Więcej porad na temat efektywnej pracy znajdziesz też w moich kanałach social media:

 

© 2018 Jacek Kłosiński. All rights reserved. Projekt graficzny: Wojciech Obuchowicz
Zobacz też:
Top