Moja książka o tym, jak lepiej zorganizować swoją pracę

Moja książka o tym, jak lepiej zorganizować swoją pracę

Sprawdź
Organizacja pracy

Co zrobić z długą listą zadań? Jak porządkuję rzeczy do zrobienia

Nasza lista rzeczy do zrobienia z każdym dniem puchnie. Jak ją uporządkować i podzielić zadania? Zobacz moje sposoby.


To jest dalsza część poradnika na temat porządkowania swoich zadań i projektów. W tym wpisie podpowiadam co zrobić, żeby nasza lista zadań dobrze nam służyła. Znajdziesz tu proste rady, które pomogą uprządkować nasz worek z rzeczami do wykonania oraz podpowiedzi jakich zasad warto się trzymać przy tworzeniu listy zadań. Możesz wybrać materiał video lub rozwinięcie tekstowe.

Ten wpis jest elementem szerszego cyklu. Jeśli nie widziałeś poprzedniego materiału na ten temat, koniecznie najpierw zajrzyj tutaj.

Długa lista zadań – materiał video

Subskrybuj mój kanał:

 
 

Wyrób sobie nawyk przeglądania listy zadań

Czyszczenie głowy, o którym wcześniej wspominałem, ma sens tylko wtedy, kiedy regularnie robimy przeglądy listy zadań do zrobienia.

długa lista zadań do wykonania

Musisz wyrobić sobie nawyk „czyszczenia worka” z różnymi sprawami do załatwienia, które zbierają się w ciągu każdego dnia. Warto robić to przynajmniej raz w tygodniu, ale najlepiej byłoby codziennie, np. kilka minut przed końcem pracy.

Lista zadań – czy to zadanie, czy projekt?

Trzeba przyjrzeć się każdemu elementowi, który znajduje się na liście rzeczy do zrobienia i go przeanalizować. Warto zadać sobie wtedy kilka pytań:

Po pierwsze: Czy ta rzecz to zadanie czy projekt?

  • Zadanie to pojedyncza, konkretna rzecz do wykonania, np. napisać maila z prośbą o wycenę.
  • Projekt to zbiór kilku zadań. Np. znalezienie wykonawcy nowego logo to kilka zadań – research w internecie, podpytanie znajomych, opisanie wymagań, napisanie maila, przegląd ofert itp.

Lista zadań – zasada 2 minut

Jeśli analizując daną rzecz z listy zadań stwierdzasz, że jest to zadanie, musisz zdecydować, czy da się je zrobić w ciągu 2 minut. Jeśli tak, zrób je od razu.

Dlaczego? Ponowne wracanie do tego zadania i kilkukrotne myślenie o nim zajmie Ci i tak 2 minuty albo więcej. Jeśli kolega prosi Cię o podesłanie jakiegoś pliku, a Ty doskonale wiesz, gdzie ten plik się znajduje, to załącz go po prostu do maila i wyślij. Jeden temat masz z głowy.

Lista zadań – przydzielanie do projektów

Jeśli zadania nie da się zrobić w 2 minuty, musisz przypisać je do jakiegoś projektu. Każde zadanie MUSI mieć projekt, do którego jest przypisane. To bardzo ważne. Dzięki temu unikasz bałaganu. Zadania są pogrupowane i każde ma swój nadrzędny cel w postaci projektu.

Lista zadań – tworzenie projektu

Jeśli stwierdzasz, że zadanie nie pasuje do żadnego z projektów – stwórz nowy projekt na to i inne podobne zadania.

Tak samo zrób kiedy dana rzecz nie jest zadaniem, tylko projektem. Po prostu stwórz taki projekt i rozpisz w nim konkretne zadania do zrealizowania w jego ramach.

lista zadań przykład aplikacja notion

Przykład

Taki przegląd zadań i podział na projekty możesz zrobić w praktycznie każdym narzędziu do organizacji pracy.

Ja korzystam z programy Notion i przygotowałem dokładny przykład tego, jak wygląda to u mnie w praktyce. Znajdziesz go w tym filmie (przykład zaczyna się od 3:29).

Aplikacje do tworzenia listy zadań

Do zarządzania swoją listą zadań zazwyczaj wcale nie potrzebujesz rozbudowanych aplikacji. Ze swojej strony mogę polecić kilka programów, które mogą Ci się przydać.

  • Wspomniany wyżej Notion, który jest świetnie zaprojektowany i bardzo elastyczny.
  • Freedcamp – bardziej rozbudowane narzędzie do współpracy grupowej, korzystam z niego przy realizacji większych projektów w firmie i sprawdza się świetnie.
  • Asana – popularny i również bardzo dobry program do zarządzania zadaniami, korzystałem z niego przez długi czas, zanim nie przeniosłem się na te wyżej. ;)
  • Nozbe – jedno z prostszych i fajnych narzędzi, które bazuje na metodyce Getting Thing Done, do tego jest polskie i jeśli zależy Ci na prostocie i funkcjonalności, z czystym sumieniem mogę Ci je polecić.

Uporządkowaliśmy listę zadań i co dalej?

Więcej porad na temat efektywnej pracy znajdziesz też w moich kanałach social media:

Zobacz także

Inne tematy

Wybierz jeden z pozostałych tematów z list poniżej. Znajdziesz tu materiały dotyczące każdego etapu prowadzenia małego biznesu.

co o tym myślisz?

komentarze

Razem raźniej

buduj z nami
fajny mały
biznes

YouTube

Dla tych, którzy wolą treści w formie video.

Dołącz

Podcast

Jeśli lubisz słuchać w dowolnym momencie.

Dołącz

Instagram

Jeśli chcesz więcej materiałów zza kulis.

Dołącz

Facebook

Jeśli chcesz dołączyć do grupy i porozmawiać.

Dołącz
więcej o mnie

poznajmy się,
zobacz kim jestem

Wykorzystujemy pliki cookies. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności.
Wyrażam zgodę