Jak ogarnąć firmowe finanse? 5 najważniejszych zasad

Jeśli działasz na własny rachunek, kwestie finansowe są tymi najważniejszymi i niestety... najtrudniejszymi. W tym wpisie zdradzę 5 prostych zasad, które pomogą Ci trzymać firmowe pieniądze w ryzach.
jacek kłosiński
Wycena pracy w branży kreatywnej

Dowiedz się jak wyceniać swoją pracę. Dzisiaj ostatni dzień sprzedaży!

Zobacz kurs

Mówi się, że pieniądze nie śmierdzą. Ale czy mogą mieć dwa zapachy? Kiedy prowadzisz własną firmę, łatwo możesz się o tym przekonać.

Typowy poranek przedsiębiorcy.

Pieniądze potrafią pachnieć ładnie – zyskiem, możliwościami, nagrodą za ciężką pracę.

Ale przeważnie czujesz tę drugą stronę. Nieprzyjemną woń tabelek, podsumowań, budżetowania, prognoz, wycen i papierkowej roboty.

Prawdopodobnie wolisz skupić się na tym pierwszym i unikać tego bardziej przykrego. To normalne.

Ale wiesz co jest najgorsze? Im bardziej unikasz tych mniej ciekawych obowiązków, tym rzadziej czujesz tę przyjemną stronę. Wszystkie nudne, mozolne sprawy związane z zarządzaniem finansami we własnej firmie pomagają zarabiać więcej. Nikt tego nie lubi – szczególnie my, kreatywni – ale to daje konkretne korzyści.

Przez lata prowadzenia własnej firmy nauczyłem się, że im mniej bałaganu w „tabelkach”, tym więcej na koncie. Pieniądze nie lubią chaosu. Jeśli traktujesz swoją działalność poważnie, kwestie finansowe też musisz potraktować poważnie. Zarabianie to niestety nie jest tylko i wyłącznie obserwowanie puchnącego portfela.

5 prostych zasad

W tym wpisie opowiem Ci o pięciu zasadach dotyczących moich firmowych finansów. Trzymam się ich od wielu lat. Każda z tych rzeczy mogłaby mieć tabliczkę z napisem „och, jak bardzo chciałbym to rozumieć wcześniej”.

Jest szansa, że są to elementy, które już stosujesz. Jeśli nie, nie warto czekać. Jak najszybciej przetestuj je u siebie. Generują dodatkową robotę, ale uwierz mi – naprawdę pomagają.

Kontrola kosztów

Prowadząc własną firmę, musisz wiedzieć jakie koszty ponosisz. Nie mniej-więcej, nie na oko. Dokładnie.

Najłatwiej liczyć to w skali miesiąca, bo większość opłat ponosisz właśnie co około 30 dni. Zsumuj wszystkie abonamenty, subskrypcje, czynsze i inne wydatki związane z firmą.

Pamiętaj o tym, że koszty mają dwa rodzaje: koszty stałe i koszty zmienne. Jak sama nazwa wskazuje, różni je częstotliwość wydatku. Jeśli koszt ponosisz regularnie, jest to koszt stały (np. wynajem biura). Jeśli wydatek był jednorazowy, jest to koszt zmienny (np. zakup nowego komputera).

Po co się tym przejmować? Zalet są przynajmniej dwie:

  • Masz kontrolę – Im dokładniej znasz swoje wydatki, tym bardziej nad nimi panujesz. Wiesz na co możesz sobie pozwolić, czujesz kiedy przekraczasz budżet. Osoby, które po raz pierwszy podliczą szczegółowo swoje koszty są często zaskoczone ich skalą. Przez lata prowadzenia działalności, w formie abonamentów, czy subskrypcji może uzbierać się naprawdę spora kwota. Z reguły część możemy łatwo okroić, bo są to usługi, których już nie potrzebujemy lub z których korzystamy bardzo rzadko.
  • Łatwiej jest wyceniać – Koszty to nie jedyny czynnik, który powinno się uwzględniać na etapie wyceny, ale na pewno kluczowy. Żeby świadomie tworzyć swoje cenniki, musisz wiedzieć jakie koszty muszą pokryć Twoje przyszłe zarobki. Przychody mogą Cię nie zadowalać m.in. właśnie dlatego, że po uwzględnieniu kosztów zostaje zbyt mała „górka”. Im dokładniej obliczysz wydatki, tym skuteczniej możesz je pokryć w wycenach.

Jak się za to zabrać?

Mi wystarczy prosty arkusz kalkulacyjny. Dla każdego miesiąca mam w nim dwie kolumny – jedna na koszty stałe, a druga na koszty zmienne. Te pierwsze zbyt często się nie zmieniają, więc pracy nad nimi jest niewiele. Warto je jednak oczywiście regularnie aktualizować.

W kosztach zmiennych notuję wszystkie nieregularne wydatki, np. koszt naprawy, zakup licencji, zlecenie jakiejś jednorazowej usługi itp.

Do zrobienia od zaraz

Co możesz zrobić, żeby zająć się kosztami w swojej firmie?

  • Zrób listę wszystkich wydatków i podziel je na koszty stałe i zmienne.
  • Zastanów się co z tego możesz skreślić. Czy jakieś wydatki są zbędne?
  • Do swojej listy zadań dodaj, żeby przynajmniej raz w miesiącu tę listę przejrzeć i zaktualizować. Rób podsumowania.

Prognozowanie

Ale same koszty to oczywiście nie wszystko. Celem firmy jest zarobek, a nie tylko wydawanie. No ale właśnie – jaki ten zarobek będzie? Większość mniejszych przedsiębiorców odpowiada „zobaczymy”. Co najwyżej na koniec miesiąca podliczają na jaką sumaryczną kwotę udało się wystawić faktury.

Problem polega na tym, że wtedy jest już za późno na reakcję. Nauczyłem się, że znacznie lepiej próbować przewidywać ile w najbliższym czasie uda się zarobić. Po co? Bo po prostu wiesz na czym stoisz i czego możesz się spodziewać.

Gdzie by tu coś zarobić…

Jasne, nie da się tego przeważnie idealnie oszacować, ale już nawet ogólne założenia są lepsze niż żadne. Dzięki temu możesz reagować. Jeśli widzisz, że perspektywy są kiepskie, masz czas na wprowadzenie jakichś zmian albo znalezienie sposobów na uniknięcie katastrofy. Inaczej będziesz wydawać pieniądze, wyceniać i planować zadania, kiedy będziesz w stanie wyobrazić sobie stan swojego konta w najbliższym czasie.

Życie przedsiębiorcy to jedna wielka niepewność, ale warto próbować to ograniczyć.

Jak się za to zabrać?

W tym samym arkuszu kalkulacyjnym, w którym podliczam koszty, szacuję też przychody. Wpisuję projekty i/lub produkty, a obok zakładam ile przychodów mogę się z nich spodziewać w danym miesiącu. Po prostym porównaniu kosztów z prognozami, widać jak bardzo jesteśmy nad kreską (lub, w najgorszym wypadku, pod nią).

Do zrobienia od zaraz

Co możesz zrobić, żeby zacząć tworzyć prognozy przychodów w swojej firmie?

  • Znajdź miejsce, w którym będziesz podliczać swoje przychody. To może być arkusz kalkulacyjny, dedykowana aplikacja lub nawet notes.
  • Porównaj zakładane przychody z obliczonymi wcześniej kosztami.
  • Dodaj do swojej listy zadań regularne przeglądy prognoz. Aktualizuj szacunki na bieżąco i wyciągaj wnioski.

Osobne konta

Rachunek bankowy dedykowany wyłącznie Twojej firmie kiedyś był obowiązkowy, od kilku lat już nie takim nie jest. Przynajmniej jeśli chodzi o przepisy. Można pomyśleć więc, że posiadanie kolejnego rachunku, tylko na potrzeby własnej firmy, jest zbędne. Szczególnie kiedy nasza działalność jest bardzo mała, np. jednoosobowa.

Argumentem mogą być też koszty. Rachunki prywatne z reguły są tańsze niż te firmowe. Banki są jednak sprytne i z reguły się zabezpieczają. Mimo, że prawo nie zabrania wykorzystania osobistego konta do rozliczeń biznesowych, to regulaminy banków często wprowadzają takie ograniczenia. Warto o tym pamiętać.

Zostawiając jednak z boku prawo i banki, moim zdaniem mieszanie finansów firmy z tymi prywatnymi to duży błąd. Lubię myśleć o własnej działalności gospodarczej i życiu prywatnym jako dwóch osobnych rzeczach. Moja firma to moja praca. Na wydatki i przychody przedsiębiorstwa patrzę inaczej niż na finanse rodziny. Nie chcę tych dwóch światów niepotrzebnie ze sobą mieszać.

Łatwo jest znaleźć różne rankingi kont bankowych dla firm. Jest sporo ofert bezpłatnych lub bardzo tanich. Warto skorzystać z wygody i przejrzystości, którą to daje.

Do zrobienia od zaraz

Co możesz zrobić jeśli nie masz osobnego rachunku bankowego dla firmy?

  • Poprzez rankingi znajdź oferty, które proponują w tym momencie korzystne warunki.
  • Przejrzyj tabele opłat i najważniejsze punkty regulaminów. Niektóre koszty są ukryte.
  • Wszelkie rozliczenia związane z Twoją firmą prowadź z osobnego konta.

Podział przychodów

Osobny rachunek bankowy to dopiero pierwszy krok. Na nim też trzeba wprowadzić porządek. Warto założyć przynajmniej dwa osobne subkonta: na podatki i zysk. Każdy przychód rozdzielam wg tych dwóch kryteriów.

Co mi to daje? Kolejny raz przejrzystość i świadomość. Dzięki temu wiem, że kiedy przyjdzie pora na zapłatę podatków, odpowiednia kwota jest zabezpieczona. Na subkoncie z z zyskiem widzę natomiast jaką górkę finansową mam do zagospodarowania.

Takiego dzielenia zarobków nie polecam.

Jak się za to zabrać?

Z kwoty brutto odliczam podatek VAT i CIT, a później przelewam to na osobny rachunek. Pozostała część to zysk, który wędruje na kolejne subkonto. Na głównym rachunku mam tylko niewielką kwotę na bieżące opłaty.

A co z ZUSem? Płacę go z nadwyżki, która powstaje na koncie z podatkami. Odkładam pełną kwotę podatku, a zawsze mam przecież jakieś koszty, więc powstaje nadwyżka (muszę zapłacić mniej podatku niż odłożyłem). Wystarczy mi na ZUS, a nawet dodatkowe inwestycje.

Do zrobienia od zaraz

Co zrobić, żeby wprowadzić porządek na firmowym koncie?

  • Pieniądze na swoim koncie podziel na osobne grupy. Ja stosuję podział na podatki i zysk, ale Ty możesz mieć też inne kryteria, jak np. subkonto na wypłaty.
  • Możesz skorzystać z mojego kalkulatorka, który szybko rozdziela przychody.
  • Wyrób sobie nawyk dzielenia wszystkich wpływów wg przyjętych kryteriów.

Sztywna wypłata

No i wreszcie coś przyjemnego – wypłata. Ale jak to? Wypłata we własnej firmie? Tak. Warto ustalić sobie sztywną kwotę wynagrodzenia i wypłacać sobie tyle samo pieniędzy każdego miesiąca. Dlaczego?

Jeśli tego nie zrobisz, przejesz wszystkie zyski. Każda górka finansowa będzie traktowana jako pieniądze, które możesz wydać. A tutaj studnia nie ma dna. Przez to będzie brakowało Ci oszczędności firmowych. Takich, które możesz przeznaczyć na rozwój, inwestycje, zatrudnienia itd. Uwierz mi, też to przerabiałem. Przyjęcie „sztywnej wypłaty” pomaga podejść do zysków z zimną głową.

Masz też większą płynność finansową. Kiedy trafi się gorszy okres, masz poduszkę bezpieczeństwa, którą możesz wykorzystać na wypłaty. To bardzo duży komfort psychiczny kiedy wiesz, że masz stałą pensję, nawet będąc na swoim.

Do zrobienia od zaraz

Jak określić sztywną wypłatę?

  • Pomaga podliczenie kosztów nie tylko dla firmy, ale także tych prywatnych. Kiedy wiesz dokładnie jakie masz miesięczne wydatki, wiesz jaką minimalną kwotę potrzebujesz każdego miesiąca.
  • Ustal też wysokość poduszki bezpieczeństwa, czyli kwoty „nie do ruszenia”, która będzie zabezpieczeniem na ewentualne problemy finansowe. To powinna być wielokrotność Twojej stałej wypłaty. Moim zdaniem minimum to 6 miesięcy.

Tak trzeba

Jeśli to wszystko wydaje Ci się trudne i problematyczne to… masz rację. Faktycznie takie jest. Na swoim jestem już prawie 10 lat i tematy wycen, kosztów, podatków itd. były dla mnie zawsze tą „ciemną stroną” działalności. Czymś, co trzeba zrobić, a nie powodem dla którego startuje się z własną firmą.

Doświadczenie pokazało mi jednak, że warto się tego uczyć i rozumieć takie podstawowe zasady związane z finansami. To przekłada się wprost na stan naszego konta.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Jeśli masz ochotę dowiedzieć się więcej na temat tego, jak wyceniać swoją pracę, szacować koszty, własne oczekiwania finansowe, jak tworzyć oferty i lepiej negocjować z klientami zarobki, właśnie rusza trzecia edycja mojego kursu na temat wyceny pracy.

Dostęp do kursu jest limitowany, a zakup możliwy jest tylko przez kilka dni w roku – w tej edycji masz czas tylko do środy, 30 stycznia

Kupiło go już ponad 430 osób i zbiera świetne opinie (średnia ocen to 9,3 na 10 możliwych). Dla mnie to najlepsza rekomendacja i dowód na to, że o takich tematach warto rozmawiać.

W kursie znajdziesz 5 rozdziałów i ponad 40 lekcji. Otrzymasz też gotowe arkusze kalkulacyjne, kalkulator stawki godzinowej, czy np. wzór umowy o przeniesienie praw autorskich. Ta wiedza oszczędzi Ci masę pracy potrzebnej na jej samodzielne zdobywanie i pomoże uniknąć bolesnych błędów.

Wszystkie szczegóły znajdziesz tutaj.

W 2018 roku odbyła się tylko jedna edycja, więc nie warto czekać na lepszy moment. Najlepszy moment jest właśnie teraz.

Co o tym myślisz?

Skomentuj ten wpis

© 2019 Jacek Kłosiński. All rights reserved. Projekt graficzny: Wojciech Obuchowicz
Wykorzystujemy pliki cookies. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności.
Wyrażam zgodę