Kilka dni temu Polskę ogarnęła gorączka złota. Dziesiątki milionów złotych do zgarnięcia w Lotto pobudziły wyobraźnię bardziej niż niejedna burza mózgów. Na każdym kroku słychać było rozmowy o tym, jak najlepiej wydać taką furę pieniędzy. Kupowaliśmy w myślach jachty, wycieczki i sportowe samochody.
To zabawne, że bardziej emocjonuje nas inwestowanie tego, co wirtualne niż skupienie się na tym, co mamy tu i teraz.
Codziennie każdy z nas dostaje 24 godziny i, czy tego chcemy czy i nie, ten czas musimy jakoś zainwestować. Warto zastanowić się jak zrobić to najlepiej.
Czas inwestuje się jednak bardzo trudno. W przeciwieństwie do pieniędzy, nie ma tutaj sztywnych i jasno określonych cen. Skąd mamy wiedzieć ile i na co go „wydać”?
Timetracking
Absolutnie podstawowym nawykiem pomagającym w lepszym zarządzaniu własnym czasem jest jego mierzenie. I nie chodzi tu o zwykłe patrzenie na zegarek. Mam na myśli dokładne zapisywanie oraz kontrolowanie wszystkiego co robimy, czyli tzw. time tracking. Nie jest to proste, wymaga samodyscypliny, ale od kiedy wypracowałem u siebie ten nawyk, moja produktywność wyraźnie wzrosła.
Mierzenie czasu ma 4 zasadnicze korzyści:
Kontrola
Jesteśmy bardziej świadomi, na co dokładnie poświęcamy swoją uwagę. Często siadamy do zadania i tak nas ono pochłania, że nie mamy pojęcia ile czasu nam zajmuje. Kiedy polegamy tylko na swoim wyobrażeniu, możemy przestrzelić w obie strony — to co wydaje nam się zajmować wieki, trwało tak naprawdę kilkanaście minut, a to co wydawało się chwilką, okazało się ciągnąć godzinami. Mierzenie czasu pozwala nam odzyskać kontrolę oraz daje bazę do analizy i optymalizacji. Na pewno nie raz się zaskoczysz kiedy spojrzysz na licznik.
Motywacja
Tykający w tle licznik motywuje do skupienia i większej efektywności. Dzięki temu, że możemy mierzyć tylko jedną czynność jednocześnie, jesteśmy mniej podatni na wszelkie rozpraszacze. Nasza praca ma charakter bardziej liniowy, ma wyraźną strukturę: zadanie po zadaniu, a nie przeskakiwanie pomiędzy nimi lub ciągłe przerwy na Facebooka.
Planowanie
Nawet jeśli nie pracujesz w oparciu o stawkę godzinową, łatwiej jest Ci wyceniać własną pracę kiedy wiesz ile dana czynność potrafi zajmować. To szczególnie istotne w przypadku pracy kreatywnej, gdzie to samo zadanie może zająć 5 minut, jak i cały dzień. Mierząc czas przy odpowiednio dużej liczbie projektów, możemy bardziej wiarygodnie szacować i uśredniać wymagane zaangażowanie.
Mierzenie czasu narzuca także, nawet podświadomie, konieczność planowania ile na dane zadanie chcemy go poświęcić. Do pracy siadamy wtedy w pewnym sensie z tezą, np. „ok, teraz 10 minut researchu” i staramy się trzymać w tym przedziale. Bez takiego planowania łatwo zmarnować wiele cennych minut, poświęcając różnym czynnościom niepotrzebnie dużo uwagi.
Oszczędność
Dzięki samemu faktowi mierzenia czasu mamy go po prostu więcej. Zaczynamy bardziej szanować każdy kwadrans, a większa produktywność przynosi wyraźne oszczędności. Okazuje się, że dzięki dyscyplinie możemy wykonać te same zadania dwa razy szybciej.
Przydatne narzędzia
Ok, wiemy już, że mierzenie czasu daje nam bezcenną informację jak inwestować naszą uwagę. Nie zrobimy tego jednak bez odpowiednich narzędzi. Z jakich rozwiązań korzystam?
Timeneye
„Centrum” mojego codziennego zarządzania czasem jest aplikacja Timeneye. Zaspokaja praktycznie wszystkie moje potrzeby w zakresie mierzenia czasu, a do tego jest darmowa jeśli nie chcemy jej używać razem z zespołem. Twórcy deklarują, że dla pojedynczego użytkownika zawsze będzie bezpłatna.
Ma ładny i przejrzysty interfejs, łatwo się w niej poruszać. Są dostępne także aplikacje na iOS i Androida, dzięki czemu tracker możemy mieć zawsze pod ręką.
Jak z niej korzystam?
Timeneye to moja strona startowa, dashboard otwiera się zawsze po włączeniu przeglądarki. Widać na nim układ tygodniowy. Dla każdego dnia pokazywana jest lista zapisów z podziałem na poszczególne projekty.
I to właśnie projekty są rdzeniem aplikacji. Dla najważniejszych zajęć, takich jak np. pisanie bloga, stworzyłem projekty i w ramach każdego dodaję pomniejsze zadania, które często realizuję, np. research, pisanie, redagowanie tekstu itd.
Siadając do pracy wybieram projekt, zadanie i określam w głowie własny plan ile czasu chcę na to poświęcić. W tle uruchamia się licznik i… to tyle. Po zakończeniu wystarczy pamiętać o jego zastopowaniu. Cała obsługa wymaga naprawdę niewiele uwagi i szybko uczymy się wykonywać to podświadomie.
Możemy oczywiście dodawać też ręcznie kolejne zapisy, ale mierzenie z włączonym w tle licznikiem jest na pewno bardziej dokładne.
Co z tymi informacjami robić?
Do dyspozycji dostajemy sporo opcji analitycznych. W zakładce „raporty” możemy generować podsumowania dla poszczególnych projektów, klientów czy członków zespołu. Stąd już prosta droga do wyciągania wniosków, poprawiania błędów i szukania większej produktywności.
Więcej o zarządzaniu czasem
Oprócz Timeneye korzystam także z aplikacji RescueTime oraz SelfControl. Opisałem je w osobnym tekście na blogu. Przeczytać możesz go tutaj.
A Wy macie jakiś swój własny system kontroli czasu? Z jakich aplikacji i rozwiązań korzystacie? Chętnie poznam nowe sposoby.
co o tym myślisz?
komentarze