NASZE SPOSOBY NA

Listę zadań

Jak podzielić i wyznaczyć zadania na cały dzień? Jak długa powinna być ta lista i jak podzielić zadania? 

ogarniamy lista zadan dluga

1

Jak długa powinna być lista zadań?

Czytelnicy bloga podzielili się najskuteczniejszymi sposobami. Zobacz, co sprawdziło się u innych.

Maciej Godawa

projektant graficzny

 

Staram się utrzymywać ilość zadań na liście tak pomiędzy 6 a 10 punktów. Przy mniejszej ilości podświadomie zakładam, że nie mam dużo pracy i łatwo się dekoncentruję. Przy większej – po prostu zaczynam się stresować i nerwowo zerkam na zegarek. Jeśli ilość się nie zgadza i nie mogę np. przełożyć nadmiaru zadań na dni kolejne, to oszukuję: łączę podobne zadania w grupy. Niewiele pomaga w odstresowaniu, ale to „niewiele” to i tak dużo jak na tak mało wyszukany sposób.

Natalia Jonderko

animator, projektant grafiki i multimediów

Moim błędem jest to, że zawsze na dany dzień zakładam, że zrobię więcej, niż zdołam. Codziennie rozpisuję sobie grafik zadań na dziś, ale najczęściej nie udaje mi się go wypełnić w 100%, tylko średnio w 80%. To mój problem, z którego zdaję sobie sprawę, ale cieżko mi go wyeliminować. 

Katarzyna Wytykowska

psycholog, edukator

Staram się ograniczać liczbę zadań na dany dzień, by mnie nie przytłoczyły. Czasem o tym zapominam i wtedy dzień ogranicza je za mnie, a ja czuję, że nie zrealizowałam planu. Lepiej działa jednak limit dostosowany do czasu, którym dysponuję. Przy wypisywaniu zadań, myślę nie w kategoriach od 9 do 10, ale przypisując czynnościom/zadaniom wartości czasowe. Dzięki temu wiem czy zdążę, a jednocześnie mogę przesuwać zadania w czasie i wybrać najlepszą porę by zmieścić dane zadanie w czasie (np. przed wyjściem do pracy).

Adam Bartkiewicz

bloger, specjalista marketingu

Jedno duże zadanie dziennie – to idealna wersja, do której chciałbym zmierzać. Kiedy się to udaje, wiem, że mam kontrolę nad tym, co się dzieje. Kiedy wpada dużo nieprzewidzianych rzeczy, mam świadomość tego, że do pracy wdziera się pewien chaos. I mogę na to zareagować.

Zobacz wpisy na blogu

Zerknij na najpopularniejsze teksty z radami, dzięki którym znajdziesz swój własny sposób na listę zadań.

Spróbuj stuletniej metody, która bazuje na bardzo prostych zasadach i którą da się wyjaśnić w kilka minut. Wiąże się z nią ciekawa historia.

Myślenie o produktywności, zarządzaniu sobą w czasie, lepszej organizacji itp. często da się uprościć. Zobacz na co warto postawić.

Opowiadam o pięciu zasadach, które pomagają mi realizować codzienne zadania. Są uniwersalne i łatwo dostosować je do swoich potrzeb.

lista zadan nowe zadania

2

Co zrobić, kiedy wpadają nam kolejne zadania?

Odhaczasz sprawy na liście, ale w tym czasie pojawiają się kolejne tematy. Jak radzić sobie z tym ciągłym napływem zadań?

Tomasz Palak

radca prawny, bloger

Ze wszystkich kanałów kontaktu (telefon, SMS, Facebook itp.) przekierowuję zadania na skrzynkę mailową i zarządzam nimi w postaci maili. Natychmiast po otrzymaniu maila robię z nim jedną z trzech rzeczy: odpisuję od razu, jeśli to zajmie chwilę i nie oderwie mnie od bieżącego zadania; deleguję, forwardując, jeśli nie muszę tego robić osobiście; wrzucam do listy zadań. Zadania układam według tematów i dat.

Patrycja Łata

graficzka, ilustratorka,

Wszystko zbieram w aplikacji Nozbe – wszelkie nowe pomysły wrzucam jako nowe zadania na niedzielę, bo tego dnia robię przegląd i planuję zadania na kolejny tydzień, więc mam czas na przemyślenie, co zrobić z nowymi projektami. Planując, staram się na każdy dzień wrzucać jedno albo dwa priorytetowe zadania i kilka mniejszych, które w razie czego można przesunąć. Zadania zupełnie niepilne – takie, które warto zrobić, ale się nie pali – wrzucam na sobotę; jeśli w tygodniu starcza mi czasu, to po nie sięgam.

Sylwia Bujko

dyrektor zarządzająca, certyfikowany coach

Mam piękny kalendarz papierowy z jednym dniem na jednej stronie. Wszystko tam notuję. Jeśli pojawia się nowe zadanie, np. wynikające z jakiegoś spotkania lub rozmowy, od razu wpisuje do kalendarza kiedy się tym zajmę. Jeśli to większego kalibru zadanie, planuję w takim momencie dnia, kiedy mam najwięcej energii mentalnej, fizycznej, emocjonalnej (czyli moje „hour of power”)

lista zadan ogarniamy

3

Jak posegregować i podzielić zadania?

Chaos utrudnia sprawne działanie. Jak wprowadzić porządek w swoich zadaniach i podzielić je tak, żeby łatwiej się je realizowało?

Mateusz Ojdowski

UX Manager, Badacz

Złota zasada jaką się kieruję i którą wszystkim polecam, to dobieranie zadań tak, by na koniec dnia można było dane zadanie zakończyć. Zadania dekomponuję tak długo, aż wiem że jego realizacja jest osiągalna oraz mogę ocenić, czy zrobiłem dobrą robotę. Nazywam to artefaktem lub produktem dnia.

Grzegorz Kołpuć

Data Engineer, Freelancer

Zawszę próbuję podzielić większe zadania na mniejsze – takie, które mogę wykonać w około godzinę. Mózg, gdy ma do „ogarnięcia” coś dużego i skomplikowanego, szybko się męczy. Gdy mogę się skupić tylko na jednej drobnej i nieskomplikowane rzeczy, czuję że praca idzie lżej, a postęp łatwo monitorować.

Adriana Strączkowska

wirtualna asystentka

Każde zadanie, na które składa się więcej niż jedna czynność, traktuję jako projekt. Staram się, żeby projekt składał się z BARDZO małych zadań (do 5 minut). Dzięki temu mogę łatwo przerwać pracę (na przykład kiedy dziecko się obudzi) i nie tracę czasu na zastanawianie się, na czym to ja skończyłam.

Grzesiek Wolański

Dzielę projekty na mniejsze zadania. Jednym z kryteriów, z którego często korzystam jest odpowiedź na pytanie „czy da się to zrobić w 25 minut?”

Ola Foryś

UX Designer, Przedsiębiorca

Wielokrotnie okazywało się, że nie doszacowałam, ile czasu potrzebuję na realizację konkretnego zadania, bo nie uwzględniłam wszystkich drobnych czynności, które się na nie składają. Dlatego teraz staram się dzielić zadania na podzadania.

Więcej wpisów o tym, jak działać z długą listą zadań

Twoja lista zadań puchnie w nieskończoność i nie pamiętasz kiedy udało Ci się zrobić wszystkie zadania? Sprawdź co możesz z tym zrobić.  

Nasza lista rzeczy do zrobienia z każdym dniem puchnie. Jak ją uporządkować i podzielić zadania? Zobacz moje sposoby.

Pokazuję od kuchni i bardzo transparentnie jak działam, planuję i wywiązuję się z postanowień. 

Codziennie bombarduje nas masa informacji. Najgorsze, co możemy zrobić, to starać się to wszystko trzymać w głowie.

Książka „Metoda Tęczówki”

W mojej książce pokazuję jak stworzyć własny system sprawnego działania. Znajdziesz tam masę technik ułatwiających radzenie sobie z listami zadań.

#ogarniamy

Podoba Ci się pomysł na tę zakładkę? Podziel się nią w social media i dodaj hashtag #ogarniamy.

Zapisz się do newslettera i zgarnij prezent

DARMOWY E-BOOK

Pierwsza pomoc w kreatywnej pracy

Zebrałem w jednym e-booku 39 sposobów na ułatwienie kreatywnej pracy i chętnie wyślę Ci ten materiał za darmo.
Wystarczy, że zapiszesz się do mojego newslettera.