Organizacja pracy – 5 prostych zasad, które stosuję

Organizacja pracy to temat, któremu poświęcono już niejedną książkę, a w którym nadal nie wszystko zostało powiedziane i odkryte. ;) Im więcej czytam i myślę o organizacji i efektywności w naszej pracy, tym bardziej jestem przekonany, że nie istnieje jedna metoda, która na każdego zadziała z takim samym skutkiem. Każdy ze sposobów trzeba przetestować i dopasować do własnego stylu pracy i działania. 

Dzisiaj opowiem Ci o tym , co sprawdza się u mnie i o tym jak ja radzę sobie z codziennymi, bardzo różnymi zadaniami.

Co ma wspólnego organizacja pracy z astronautami?

Wśród astronautów zauważono ciekawe zjawisko, nazwane overview effect. Na czym ono polega?

Otóż ludzie, którzy mieli okazję spojrzeć na naszą planetę z naprawdę daleka, z jednej strony zdali sobie sprawę z tego, jak bardzo jest ona mała, delikatna i narażona na niebezpieczeństwa, a z drugiej – zobaczyli ją jako całość, jako jednorodny byt.

Wszystkie codzienne, małe i lokalne problemy przestały mieć dla nich znaczenie. Dopiero w przestrzeni kosmicznej zrozumieli jak ważne jest traktowanie Ziemi i jej problemów w kontekście całości.

Dlaczego o tym piszę? Wydaje mi się, że w swojej codziennej pracy za rzadko patrzymy z dystansu. Bywamy tak zagonieni, tak skupieni na bieżących sprawach, konfliktach i kłopotach, że brakuje nam spojrzenia z daleka.

Tak jak astronauta spogląda z kosmosu na Ziemię, tak samo my możemy przyjrzeć się własnej pracy i zastanowić nad ogólnymi usprawnieniami. Zamiast skupiać się wyłącznie na niuansach i problemikach, z jakimi spotykamy się na co dzień, warto częściej traktować wszystkie zadania jako całość.

Organizacja pracy a dni tematyczne

Podstawowym problemem w mojej pracy jest to, że mam wiele typów zadań. Z jednej strony bardzo to lubię, bo się nie nudzę, ale z drugiej – trudno tym wszystkim żonglować.

Prowadzę bloga, co oznacza cały łańcuch zadań, którymi trzeba się zająć (od researchu po wprowadzenie tekstu do CMS-a), ale mam też podcast oraz aktywności stricte zarobkowe, czyli np. organizację własnych szkoleń. Jest jeszcze cała masa pomniejszych zadań, którym muszę poświęcać uwagę, żeby cała machina mojej firmy sprawnie działała.

W pewnym momencie zaczęło mnie to męczyć. Sposób na rozwiązanie tego problemu podpatrzyłem od obecnego dyrektora generalnego Twittera Jacka Dorsey’a, który kiedyś powiedział, że swoją pracę dzieli na dni tematyczne.

W pierwszym odruchu pomyślałem, że to strasznie banalny pomysł, żeby każdego dnia zajmować się tylko jednym tematem zadań. Nigdy wcześniej nie patrzyłem na swoją pracę z tej perspektywy. Wręcz przeciwnie: miałem poczucie, że codziennie powinienem ogarniać wszystko naraz.

A przecież wcale nie musi tak być, mogę poświęcić jeden dzień wyłącznie na tworzenie treści na bloga, drugi – na nagrywanie podcastu, trzeci – na przygotowanie materiałów szkoleniowych, kolejny na promowanie szkolenia itd.

Kiedy zacząłem tak robić, naprawdę uporządkowało to moją pracę i wprowadziło w pewnym sensie „czystość umysłu”. Wiem nad czym muszę się skupić następnego dnia i nie muszę się przejmować niczym innym, a świat się z tego powodu nie zawali.

Trudności w zastosowaniu

Ma to jednak też wady. Przede wszystkim trudno jest utrzymać tę praktykę przy moim trybie pracy, zwłaszcza w kontekście wyjazdów. Czasem muszę pojechać na szkolenie w poniedziałek, czasem – w piątek lub w niedzielę, co bardzo ingeruje w możliwy podział dni tematycznych.

Jednak już samo nastawienie się na to, że jednego dnia zajmuję się jednym typem zadań, istotnie mi pomogło.

Oczywiście możesz teraz powiedzieć: „No dobra, ale ja mam szefa i on każe mi zajmować się codziennie różnymi rzeczami”. Oczywiście to rozumiem – to szef(owa) odpowiada za organizację Twojej pracy i to on(a) decyduje o podziale zadań. Natomiast jeżeli prowadzisz własną działalność i sam wybierasz, co będziesz robić, to polecam Ci przynajmniej wypróbowanie podziału na dni tematyczne.

Jeśli pracujesz na etacie, to przynajmniej spróbuj planować działania tematycznie w mniejszym zakresie albo przekonaj przełożonych, że mogłoby to dać pozytywne efekty. Nawet jeśli się nie uda, to chociaż w życiu prywatnym spróbuj zrobić coś podobnego.

Jeśli np. na boku masz projekt w postaci bloga – wyznacz konkretny czas, w którym poświęcasz mu uwagę, czyli postaraj się strukturyzować sobie pracę w ramach dni tygodnia.

Mnie bardzo to pomogło w zwalczaniu złego multitaskingu, z którym (pewnie jak wiele innych osób) mam problem.

Mierzenie czasu pracy

Praktycznie nie zdarza mi się pracować i nie mierzyć czasu wykonywania zadań. Co to mi daje?

Przede wszystkim zyskuję informację zwrotną na temat tego, ile trwają konkretne czynności. Wiem np. mniej więcej, ile średnio zajmuje mi napisanie wpisu na bloga, nagranie odcinka podcastu lub zaprojektowanie czegoś, a to pomaga mi w późniejszym planowaniu zadań lub ich wycenianiu.

Gdy ktoś prosi, żebym wycenił napisanie jakiegoś tekstu, to mam świadomość, ile czasu mi to zajmie, i m.in. na tej podstawie ustalam stawkę. To jest elementarna rzecz: bez wiedzy o tym, ile czasu musimy przeznaczyć na daną czynność, niezwykle trudno jest cokolwiek kontrolować.

Mierzenie czasu pomaga mi też w motywacji. Kiedy siadam do komputera i wiem, że chcę się skoncentrować, to odpalam licznik czasu, a to pomaga mi się nie rozpraszać. Jeśli przykładowo odmierzam czas pisania tekstu na bloga, to nie chcę przesiadywać na Facebooku bo to wypaczyłoby zapisy licznika. To może wydawać się śmieszne, ale na mnie rzeczywiście działa.

Kontrolowanie czasu motywuje mnie do tego, by skupić się na zadaniu, wykonać je jak najsprawniej i jak najefektywniej. Owszem, nie zawsze warto się ścigać, bo w wielu przypadkach nie przekłada się to na lepszą jakość – ale często tak.

Jeżeli np. zorientujemy się, że robiliśmy research do artykułu przez 3 godziny, a nie przyniosło to większego efektu niż research, na który przeznaczyliśmy godzinę, jest to wskazówka, że pewne rzeczy dałoby się okroić. Dopóki nie zaczniemy mierzyć, nie mamy takiej kontroli i świadomości.

Jest wiele narzędzi, także bezpłatnych, które w tym pomagają i z których warto korzystać. Ja używam Timeneye – to rozwiązanie jest darmowe i w zupełności mi wystarcza.

Szerzej na temat mierzenia czasu pracy pisałem tutaj.

Organizacja pracy a weryfikacja

Można to porównać do uprawiania ogródka. Nie wystarczy czegoś zasiać i przyjść za 3 miesiące, licząc na to, że rośliny same wyrosną. Trzeba na bieżąco sprawdzać, czy ogródek jest odpowiednio nawodniony, czy nie ma w nim chwastów i szkodników, a więc stale kontrolować sytuację.

Moim zdaniem jedną z najważniejszych rzeczy (o ile nie najważniejszą), które pozwalają wytrwać przy ustalonym planie, jest ciągła weryfikacja.

Z planami zawodowymi jest tak samo. Nie wystarczy postanowić sobie, że za 3 miesiące będziemy mieć napisaną książkę – należy ciągle weryfikować i oceniać, jak nam idzie. Musimy trzymać rękę na pulsie, żeby z sukcesem ukończyć zadanie.

Ja preferuję tzw. weekly review. Chodzi po prostu o to, żeby raz w tygodniu zrobić krok wstecz i spojrzeć z dystansu na to, co wykonałem i co planuję wykonać, krytycznie ocenić, jak mi idzie, gdzie powstały jakieś zaległości, a co poszło dobrze.

Stworzyłem sobie rozbudowany system: arkusze w których odhaczam, co w danym tygodniu zrobiłem. Koloruję sukcesy i porażki, robię wykresy, żeby widzieć postępy itd. Ja to lubię i mnie to motywuje, ale nie trzeba działać w aż tak zaawansowany sposób – na początek wystarczy podejść do tego ogólnie i np. raz w tygodniu przeprowadzić krótką, 5-minutową weryfikację.

Jeśli zauważycie, że przynosi Wam to efekty i pomaga kontrolować pracę, zróbcie krok dalej. Mierzcie, podsumowujcie, podliczajcie. Nie warto zostawiać spraw swojemu biegowi, lepiej je kontrolować.

• O moim podejściu do weryfikacji pisałem więcej tutaj.

Organizacja pracy a podział na mikrobloki

Wiele rzeczy, które dzieją się wokół nas, ma swój powtarzalny rytm. Cykl dobowy, cykl związany z fazami księżyca (przypływy, odpływy), pory roku, kwartały, tygodnie – jesteśmy do tego przystosowani i to lubimy. Co istotne, naukowcy zauważyli, że istnieje też cykliczność w mikroskali: cykliczność naszej kondycji i naszych zachowań w ciągu doby.

Mamy fazy snu, czyli ok. 90-minutowy okres, który się powtarza i dzieli na etapy. Dzieje się to poza naszą świadomością, natomiast badania pokazują, że również kiedy jesteśmy świadomi, występują 90-minutowe okresy zwyżek i spadków naszej koncentracji.

Nie jest więc tak, że przez cały dzień mamy identyczny poziom energii. Z badań wynika, że 90 minut to maksymalny okres skupienia. W tym kontekście nie ma sensu jednorazowo siedzieć nad danym zadaniem dłużej niż półtorej godziny.

Z badań wynika, że 90 minut to maksymalny okres skupienia

Przyznam, że kiedyś łamałem tę zasadę: siedziałem nad jakimś projektem, np. strony internetowej, kilka godzin z rzędu, nie wstając z krzesła. Zupełnie mi nie szło, ale na siłę inwestowałem czas, żeby coś dokończyć, bo wydawało mi się, że jeśli popracuję dłużej, to wreszcie osiągnę efekt.

Dużo lepsze efekty daje strategia odwrotna – robienie przerw i podział zadań na bloki, dostosowanie się do własnego rytmu, a nie walka z nim.

Warto to testować. Według mnie każdy ma swój próg „bólu”. Jest to kwestia indywidualna: niektórzy faktycznie są w stanie wysiedzieć 90 minut w skupieniu, a inni po 40-minutowym bloku muszą zrobić 5 minut przerwy, by odświeżyć głowę.

Zauważyłem, że u mnie sprawdza się blok godzinny; potrafię się skupić i efektywnie pracować przez godzinę, a potem widzę wyraźny spadek energii i koncentracji, wszystko zaczyna mnie boleć i mam wrażenie, że wykonywanie zadania idzie mi gorzej. Dzielę więc pracę na 60-minutowe bloki i między nimi wprowadzam krótkie przerwy, które pozwalają mi na reset.

Warto pamiętać, aby przerwa nie polegała na spędzeniu 10 minut na Facebooku. Dla naszego organizmu to nie jest żaden odpoczynek. Mózg nie czuje się wtedy zresetowany, a wręcz przeciwnie: kiedy przeglądamy Facebooka, zalewa nas morze kolejnych informacji.

Chodzi zatem o przerwę, podczas której wstaniemy z krzesła, przewietrzymy się, wypijemy szklankę wody, porozciągamy się chwilę, zaczniemy myśleć o czymś innym czy nawet poczytamy książkę – tak aby organizm poczuł wyraźną zmianę.

Organizacja pracy a technologia

Ostatnia rzecz, prawdopodobnie najbardziej kontrowersyjna z tych, o których wspominam, to nastawienie się na wykorzystanie technologii – wszędzie, gdzie to możliwe.

Niektórzy pewnie się oburzą, ale nie do końca rozumiem ograniczanie się do papierowych plannerów, bullet journali i innych „analogowych” rozwiązań. Mimo, że sam kocham papier i nawet stworzyłem własne notesy.

Oczywiście mam świadomość, że dla wielu osób organizacja pracy na papierze jest to bardziej naturalna, natomiast nie wiem, jak można nie korzystać z bogactwa aplikacji.

Opcje oferowane przez nowe technologie są nie do przecenienia. Synchronizacja między telefonem a komputerem, zaawansowane przeszukiwanie zasobów, czy np. możliwość wspólnej pracy w większym zespole to zalety, których papier nie jest w stanie nadrobić.

Analogowość pewnych rozwiązań utrudnia planowanie, więc kiedy macie problemy z organizacją pracy, a posługujecie się tylko papierowym kalendarzem, być może tutaj tkwi problem. :)

Warto dać drugą szansę jakiejś aplikacji albo wypróbować inną. Może ta, której używaliście wcześniej, się nie sprawdziła, ale następna okaże się strzałem w dziesiątkę. Istnieje naprawdę mnóstwo świetnych rozwiązań. Często są one darmowe, szczególnie jeśli pracujemy samodzielnie.

Ja jestem wręcz maniakiem nowinek, lubię usprawniać swój system pracy, szukać kolejnych rozwiązań. Mam taką zasadę, że nic nie jest na stałe – nie jest tak, że wybrałem jakąś aplikację do zarządzania zadaniami i będę jej używać przez całe życie. Za każdym razem, gdy widzę warte uwagi narzędzie, testuję je i sprawdzam, czy mógłbym coś jeszcze zoptymalizować.

Wiem, że prostą listę kilku zadań możemy zrobić na kartce i zgadzam się, że do tego nie potrzeba wyrafinowanych funkcji. Natomiast jeśli mówimy o całym systemie pracy, wielu projektach, o zdalnej, mobilnej pracy z zespołem to technologia jest jedynym sensownym wyborem.

Podsumowując:

1. Pracę dzielę tematycznie wg dni tygodnia (przykładowo: poniedziałek poświęcam wyłącznie blogowi, a wtorek – szkoleniom). Pomaga to w zwalczaniu męczącej wielozadaniowości.
2. Mierzę czas wykonywania różnych zadań. Pozwala mi to wyciągać wnioski, lepiej wyceniać swoją pracę i wprowadzać usprawnienia.
3. Warto robić regularne podsumowania postępów. Robię to w niedzielę wieczorem – analizuję miniony tydzień i planuję zadania na następne 7 dni.
4. Dzielę pracę na mniejsze, godzinne bloki, dzięki czemu mam więcej energii i łatwiej jest mi się skoncentrować.
5. Korzystam z technologii – ciągle szukam nowych rozwiązań które ułatwiają pracę. Aplikacje są znacznie lepsze niż papierowe notatki czy kalendarze.

Masz ochotę na więcej? Zerknij na moją książkę

Metoda Tęczówki to praktyczna i narzędziowa książka o organizacji pracy, zarządzaniu zadaniami i realizowaniu projektów. Opisałem aż 40 różnych technik. Pokażę Ci jak z nich korzystać i jak można łatwo dopasować je do swoich potrzeb i stylu działania.

Przydatne narzędzie do organizacji pracy

O dłuższego czasu do cyfrowego planowania wykorzystuję narzędzie Notion.

Dzięki elastyczności tego narzędzia możemy je dostosowywać do własnych potrzeb. Ja korzystam z niego głównie dlatego, że jest bardzo dobrze sprawdza się jako baza wiedzy, zarządzanie poszczególnymi projektami oraz do planowania i zarządzania poszczególnymi zadaniami.

Więcej o tym, jak korzystam z Notion i jak planuję znajdziesz w tym wpisie:

• Jak zaplanować i realizować cele miesięczne – moje podsumowanie stycznia