Charrette Procedure – jak przeprowadzić burzę mózgów w dużej grupie

Pewnie zdarzyło Ci się pracować nad jakimś problemem razem z większą grupą ludzi. Prawdopodobnie rzuciło Ci się wtedy w oczy, że ilość nie przekłada się na jakość.

Burze mózgów przy dużej liczbie uczestników przestają być produktywne. Rozmowa zmienia się w chaos, jest dominowana przez pojedyncze osoby i zbacza z tematu.

Szczególnie kiedy do omówienia jest kilka problemów. Wątki zaczynają się mieszać, trudno o sensowne wnioski. Masz wrażenie, że robisz jeden krok do przodu i dwa do tyłu.

Nie wykorzystujesz też potencjału wszystkich uczestników. Ci którzy nie chcą się przekrzykiwać wyłączają się i są obecni bardziej ciałem niż duchem.

Dziś chcę Ci opowiedzieć o prostym sposobie, który pomaga w takich sytuacjach.

Nazywa się to Metodą Wózka (od francuskiego charrette, czyli wózek, po angielsku określane też jako The Charrette Procedure ).

Załaduj wózek

Nazwa zawdzięcza swoje pochodzenie francuskim studentom architektury z początku XIX wieku.

Kiedy zbliżał się termin oddania projektu do oceny, ich praca robiła się niesamowicie intensywna (od tego czasu niewiele się zmieniło, prawda?). Swoje pomysły, zawarte na makietach oraz ogromnych rysunkach, musieli konsultować wtedy z różnymi grupami i osobami. Żeby oszczędzić czas, ale też ułatwić sobie transport, korzystali z małych, dwukołowych wózków (dziś pewnie zamówili by Ubera).

Metoda burzy mózgów, o której chcę Ci opowiedzieć, jest zainspirowana ich stylem pracy.

Kiedy stosować metodę wózka?

Ten sposób przydaje się kiedy spełnione są jednocześnie dwa warunki:

• W burzy mózgów ma wziąć udział duża grupa ludzi. Można z powodzeniem próbować już przy dziesięciu uczestnikach.
• Do omówienia mamy kilka problemów, a przynajmniej dwa.

Na czym to polega?

Uczestników dzielimy na kilka mniejszych grup. Każda z nich dyskutuje po kolei o każdym z problemów. Na końcu podsumowujemy wspólne wnioski.

Tematy do omówienia krążą pomiędzy poszczególnymi grupkami zupełnie jak wózki z projektami francuskich studentów. ;)

W praktyce powinno to przebiegać tak:

1. 1. Uczestników dzielimy na kilka mniejszych grupek, maksymalnie po 5-6 osób. Warto zadbać o różnorodność i dobre wymieszanie pod względem wieku, doświadczenia, branży lub innych czynników istotnych w danej sytuacji.

1. 1. W każdej z grup wybieramy moderatora, czyli osobę odpowiedzialną za prowadzenie dyskusji i notowanie pomysłów.

1. 1. Ustalamy ok. 15-20 minutowe bloki, w trakcie których każda grupa rozmawia o jednym problemie z naszej listy. W trakcie takiego jednego bloku, każda z grup powinna poruszać inny temat.

1. 1. Po upływie czasu, wszyscy moderatorzy przesiadają się do innej grupy. Zmienia się też temat dla każdego z zespołów. Jeśli dany problem był już analizowany z inną grupą, prowadzący krótko opisuje opracowane wcześniej pomysły i uczestnicy starają się teraz na nich bazować, przerabiać i ulepszać (opcjonalnie można wykorzystać do tego technikę SCAMPER).

1. Kiedy każda z grup omówi już wszystkie problemy, moderatorzy podsumowują opracowane pomysły i zbierają je w jedną całość (listę, dokument, raport itp.).

Bonus: infografika

Cały proces zebrałem też w formie prostej grafiki. Możesz ją pobrać i/lub wydrukować, żeby mieć pod ręką. ;)

Nie tylko wymyślanie

Ten sposób sprawdza się przy szukaniu nowych rozwiązań dla różnych problemów, ale zadziała także przy konsultowaniu już gotowych pomysłów albo zbieraniu sugestii i rad np.:

• Kiedy tworzysz aplikację i chcesz zebrać od przyszłych użytkowników pomysły na jej funkcje.
• Kiedy pracujesz nad rebrandingiem i chcesz przedyskutować problemy związane z wizerunkiem marki, które powinny zostać rozwiązane.
• Chcesz skonfrontować opinie różnych środowisk zaangażowanych w problem, które mogą mieć różne punkty widzenia.

Podejście do którego zachęca ta metoda, ułatwia też proces akceptacji ewentualnych późniejszych zmian. Np. jeśli tworzysz nową stronę internetową dla dużej korporacji, to warto zapytać szerokie grono pracowników o ich sugestie i przemyślenia.

Budujesz dzięki temu poczucie wpływu na decyzje i zwiększasz szanse na pozytywną ocenę efektów Twojej pracy. Taka osoba czuje wtedy, że nowa strona to w pewnym sensie także jej dzieło.

Dlaczego warto?

Mimo, że ta metoda wydaje się prosta, ma sporo zalet, o których warto pamiętać:

• Dyskusja jest uporządkowana. Dzięki małym grupkom i skupieniu na jednej rzeczy jednocześnie unikasz chaosu.
• Oszczędzasz czas. Kilka problemów jest omawianych jednocześnie w różnych grupkach.
• Dajesz wszystkim szansę. Taka formuła jest trudniejsza do zdominowania przez jedną osobę. Dzięki mniejszym grupom, więcej osób ma szansę się wypowiedzieć.
• Bazujesz na pomysłach innych. Skupiasz się na szukaniu nowych rozwiązań, ale dajesz jednocześnie możliwość rozwijania gotowego pomysłu innej osoby.

Podobno co dwie głowy, to nie jedna. To prawda, ale nie zawsze. Przy dużych grupach wspólne wymyślanie robi się trudne i chaotyczne. Koniecznie przetestuj wtedy metodę wózka i daj znać jak Ci poszło. Powodzenia. :)