Mecze otwarcia, o wszystko i o honor
Od zawsze chciałem być piłkarzem. Spędzałem na boisku mnóstwo czasu, śledziłem taktyki i kariery piłkarzy, oglądałem i analizowałem mecze. A skończyło się tak, że wylądowałem w branży… kreatywnej.
Wydawało mi się, że te dwa światy mają ze sobą niewiele wspólnego, ale w trakcie ostatnich Mistrzostw Świata zmieniłem zdanie. Sytuacja w branży kreatywnej jest bardzo podobna do tej, którą mają nasi piłkarze.
Mówi się, że polska reprezentacja gra na wielkich turniejach zawsze trzy mecze: mecz otwarcia, mecz o wszystko i mecz o honor.
Jeśli się nad tym zastanowić, wiele projektów, które realizujemy ma dokładnie taki sam schemat. Jak to możliwe? Wyobraź sobie, że zdobywasz nowe zlecenie.
Na początku pojawia się ekscytacja. W głowie masz już wizję udanej współpracy, nowych wyzwań, zarobku itd. Zapowiada się pięknie. Twój mecz otwarcia jest pełen nadziei.
Niestety często bywa tak, że w międzyczasie coś się chrzani. Przeszkód jest całe mnóstwo. Dobrze zapowiadający się klient zaczyna marudzić, albo okazuje się, że nie ma w projekcie ostatniego słowa i do akcji wkracza nieobliczalny Pan Prezes. Terminarz się przesuwa, zmieniają się założenia, materiały nie są takie, jakich się spodziewaliśmy itd. Możliwych zaułków są tysiące.
Wtedy przechodzisz do gry o wszystko. W głowie powtarzasz sobie: jeszcze nie czas na złożenie broni, powalczę! Będzie do portfolio, jeszcze coś z tego projektu da się wycisnąć. Zaciskasz zęby i czasami to pomaga, ale bardzo często przechodzisz do… walki o honor.
A tu już ciężko o dobrą energię. W tej fazie z naszego wymarzonego projektu zostały już zgliszcza. Absolutnie nie ma się czym chwalić, a po setnej rundzie poprawek klient przestaje odbierać telefon. Walczymy żeby jak najszybciej zamknąć temat i wystawić jakąkolwiek fakturę.
Znasz to? Ja niestety w takie sytuacji byłem niejeden raz. I wszystkie te problemy nauczyły mnie jednego: na początku każdej współpracy trzeba zabezpieczyć się na wypadek czarnego scenariusza. Jeśli o to nie zadbamy, to kiedy zrobi się nieprzyjemnie, na reakcję będzie już za późno.
W tym artykule podpowiadam co zrobić, żeby tego typu sytuacje się nie pojawiały albo, w ostateczności, przestały być dla nas nieprzyjemnym zaskoczeniem. Mam nadzieję, że oszczędzi Ci to wielu siwych włosów. ?
Po pierwsze – Specyfikacja
Brzmi jak najnudniejsza rzecz na świecie i niestety bywa czasochłonna. To jednak absolutna podstawa. Czym jest specyfikacja projektu? W praktyce, to dokładny opis tego, co klient zamawia. Warto zadbać o to, żeby była jak najbardziej szczegółowa.
Co warto umieścić w specyfikacji każdego projektu?
Nie zostawiaj miejsca na wątpliwości i niedopowiedzenia. Najgorsza sytuacja jest taka, w której coś, co dla nas wydawało się zupełnie oczywiste, dla naszego klienta wcale takie nie było. Nie pozwól na tego typu wątpliwości i staraj się, żeby specyfikacja pozostawiała jak najmniej obszarów do luźnej interpretacji.
Tworzenie specyfikacji ma jeszcze dodatkowe plusy. Po pierwsze, mając już techniczne podstawy, łatwiej nam będzie usiąść do projektu i skupić się na warstwie kreatywnej. No i w drugiej kolejności – już na tym etapie jesteśmy w stanie trochę przetestować zdolności decyzyjne klienta, jego elastyczność i wiedzę o całym procesie.
Warto zadbać, żeby w specyfikacji znalazły się:
- Spodziewany efekt, liczba propozycji i ich złożoność.
- Cel działania i sposoby użycia projektów.
- Wszystkie wymogi techniczne (np. rozdzielczość DPI plików do druku, format obrazu w przypadku video, itd.).
- Formaty plików, jakie otrzyma klient oraz sposób ich przekazania.
- Benchmarki (przykłady), wzorce graficzne i stylistyczne lub nawet jakieś pierwsze próbki, na których będziecie bazować.
- Określenie na jakich materiałach będziemy pracować i kto odpowiada za ich przygotowanie.
Przykład:
Będąc fotografem, nie wystarczy, że napiszesz ile zdjęć przygotujesz. Warto określić też styl w jakim te zdjęcia będą wykonane – np. robiąc jedno przykładowe zdjęcie z sesji produktowej lub benchmarki stylistyczne całej sesji.
Kwestie estetyczne trudno zobiektywizować, ale to zawsze jakaś podstawa do rozmowy w przypadku ewentualnego rozminięcia się z oczekiwaniami klienta.
Przygotowując taką sesję zdjęciową zadbaj o określenie wymogów technicznych (rozdzielność zdjęć i ich format) oraz określ kto, w jakiej formie i kiedy dostarcza produkty do sesji (np. przy sesji produktowej).
Po drugie: rozbij na etapy
Zamiast umówić się na jeden duży efekt, umów się na podział procesu na kilka kroków. Łatwo o tym zapomnieć, ale takie podejście ma wiele istotnych korzyści:
Mniejsze ryzyko
Zmniejsza poczucie ryzyka po stronie klienta. Klient będzie wiedział jak wygląda cały proces i jakie kroki będzie musiał ze swojej strony podjąć, żeby całość zakończyła się sukcesem.
Większe zaangażowanie
Pozwala na angażowanie klienta w proces realizacji. Dzięki temu będzie miał większe poczucie, że to efekt Waszej wspólnej pracy, którą trudniej będzie zakwestionować. Zmniejszysz też ryzyko istotnego niedogadania na jednym z pierwszych, z pozoru nieistotnych, etapów.
Komfort
Jest to wygodniejsze finansowo i pozwala zmniejszyć ryzyko biznesowe po Twojej stronie. Projekty potrafią ciągnąć się latami, a czekanie na fakturę bywa bolesne. Dlatego zawsze warto rozbijać płatności i fakturować każdy z etapów. Takie podejście zmniejsza też ogólne ryzyko biznesowe – jeśli w połowie pracy nad projektem coś się zmieni i przestaniesz dogadywać się z klientem, nie będziesz się martwić że klient zakwestionuje całość i nie zapłaci za całość.
Łatwiejsza wycena
Klientowi łatwiej zaakceptować mniejsze kwoty za poszczególne etapy, niż całą sumaryczną opłatę. Tutaj oczywiście działa psychologia – rozbicie zlecenia i płatności łatwiej klientowi przełknąć. Czasem ma to również znaczenie praktyczne. W wielu firmach mniejsze płatności łatwiej zlecić, a te większe wymagają podpisu prezesa, który, jak wiadomo lubi przybywać na urlopie. ?
Przykład:
Zamiast umówić się z klientem na jeden duży efekt – np. przygotowanie layoutów do strony www – umów się na kilka etapów pośrednich. Każdy z nas ma inny styl i wypracowany proces pracy nad projektem, ale mogą to być takie etapy, jak np.:
- Zebranie wymagań, analiza dostępnych materiałów i przygotowanie moodboardu.
- Przygotowanie makiety funkcjonalnej strony głównej wraz z trzema kluczowymi podstronami (np. strona zbiorcza kategorii produktowej, strona produktu, szablon artykułu).
- Projekt graficzny strony głównej.
- Projekty graficzne 3 kluczowych podstron.
- Projekty graficzne pozostałych X podstron.
Po trzecie: Zadbaj o dobry wzór umowy
Niby banał, ale często spotykam się z brakiem wzoru umowy lub jej bardzo ogólnym draftem, który niewiele daje.
Jest takie powiedzenie, że umowę spisuje się na złe czasy. Zgodnie z takim podejściem, umowa powinna określać jakie są kroki w przypadku wystąpienia określonego scenariusza w przyszłości. Staramy się przewidzieć różne sytuacje, które mogą wystąpić i już na samym początku określić jak w takim wypadku problem będzie rozwiązany.
Co warto zawrzeć w umowie na prace kreatywne?
Moim zdaniem lepiej przesadzić z długością umowy, niż później rozwiązywać trudne konflikty bez wyraźnych zasad. Opisz w umowie wszystkie realne scenariusze i problemy, które mogą wystąpić.
Absolutnie podstawowe kwestie to:
Odrzucenie naszej pracy
W umowie warto dodać zapis o tym, czy klient ma możliwość odrzucenia naszej pracy w całości i rezygnacji z naszych usług, czy pracujemy i poprawiamy projekt do skutku. Na jakich zasadach taka rezygnacja może się odbyć, na jakim etapie prac, czy klient musi nam zapłacić określoną kwotę, która pokryje nasze dotychczasowe koszty.
Liczba i tryb zgłaszania poprawek
Czy klient ma prawo do zgłaszania poprawek? Jeśli tak, to w jakim trybie i czego mogą dotyczyć. O metodach radzenia sobie z tą kwestią można by napisać osobny artykuł, ale najczęściej można spotkać się z 2 różnymi podejściami:
- Jedno nie zakłada limitu poprawek, jednak wówczas należy zadbać o tryb zgłaszania lub w inny sposób się zabezpieczyć. Np. dając bardzo ograniczony czas na zgłoszenie i zapis mówiący o tym, że klient nie może zgłaszać uwagi do pracy zaakceptowanej w poprzednich etapach (to mniej popularne rozwiązanie i znacznie trudniejsze w egzekucji, bo klientowi należy o tej zasadzie często przypominać).
- Drugie podejście ogranicza tzw. tury poprawek. Tutaj warto zapisać w umowie koszt kolejnej rundzie poprawek.
Mówiąc o poprawkach, warto zadbać o to, żeby klient miał obowiązek zebrania uwag i przesłania ich do nas w zbiorczej formie, np. w jednym mailu. Nie ma nic gorszego, niż uwagi od prezesa, jego żony i szefa sprzedaży rozsiane po całej naszej mailowej skrzynce. ?
W umowie powinniśmy też uwzględnić czas, jakiego potrzebujemy na wprowadzenie poprawek oraz czas, w jakim klient powinien się do nich ustosunkować.
Prawa autorskie
To jeden z kluczowych elementów każdej umowy. Warto określić na jakich zasadach klient nabywa prawa, czy musi za nie dodatkowo zapłacić i na jakich polach eksploatacji obowiązują. Jeśli wykorzystujemy np. zdjęcia, fonty lub prawa do wizerunku, do umowy powinniśmy dołączyć informacje precyzujące warunki licencji.
Rozliczenia i finanse
To podstawa. Zadbajmy o zapis o rozliczeniu każdego z etapów oraz określmy terminy płatności i kary za ich przekroczenie. Jeśli w Twoim przypadku jest to uzasadnione, zaznacz czy oczekujesz zadatku czy zaliczki oraz kiedy należy je wpłacić. Warto znać różnicę. ? W przypadku rezygnacji z realizacji usługi zadatek, w przeciwieństwie do zaliczki, nie podlega zwrotowi.
Dostarczenie materiałów
To właśnie jeden z tych tematów, które dla obu stron mogą się wydawać oczywiste inaczej. ? W tym miejscu warto zadbać o określenie:
- Kto dostarcza teksty i w jakiej formie? Czy naszym obowiązkiem jest obróbka tekstu?
- Kto odpowiada za dostarczenie zdjęć, w jakiej formie i jak powinny być opisane te zdjęcia.
- Jakich innych materiałów oczekujemy (np. księga znaku, własne fonty).
- W jakim czasie klient musi nam dostarczyć wspomniane materiały? Czy potrzebujemy ich do rozpoczęcia prac?
- W jakiej formie klient dostarcza do nas materiały, jak powinien je opisać?
- Co się dzieje w sytuacji, w której klient nie dostarczył nam materiałów na czas.
Harmonogram projektu
Umowa musi też określać szczegółowy harmonogram projektu. Warto w nim uwzględnić czas, w jakim klient powinien zgłosić uwagi oraz określić co się dzieje w sytuacji, w której nie zrobił tego w terminie.
Akceptacja i protokoły odbioru
Określ sposób akceptacji poszczególnych etapów oraz czas, w którym klient może zgłosić poprawki. Dobrym zabiegiem jest zapis o tym, że dany etap uważa się za automatycznie zaakceptowany w sytuacji, w której klient nie przesłał poprawek w terminie. Kolejną kwestią jest odbiór finalnego projektu – czy podpisujemy tzw. protokół odbioru?
Możliwość umieszczenia w portfolio
O tym łatwo zapomnieć. Zapewnij sobie prawo do chwalenia się projektem w portfolio i na swojej stronie. Dobrze jest też zagwarantować sobie prawo do umieszczenia informacji o naszym autorstwie w samym projekcie. Jeśli tworzymy stronę www, w umowie może znaleźć się zapis o umieszczeniu nazwy i linku do naszej strony w stopce. W przypadku publikacji, możemy znaleźć się na stronie redakcyjnej. To świetna forma promocji i nie warto w tej kwestii liczyć tylko na dobrą wolę klienta. Dobra umowa Ci to zagwarantuje.
Podwykonawcy
Jeśli mamy grono stałych współpracowników i podwykonawców, warto zapisać sobie prawo do współpracy z nimi przy danym projekcie, bez konieczności uzyskiwania zgody klienta.
Obsługa klienta, komunikacja i spotkania
Klienci są różni i mają bardzo różne wyobrażenie na temat tego, jak będzie wyglądała nasza współpraca. Pamiętam klientów z alergią do maila, którzy uwielbiali godzinami przesiadywać na telefonie i w ten sposób opisywać swoje uwagi (to nie jest dobra metoda zgłaszania poprawek).
Pamiętam też takich, którzy na każdym etapie projektu chcieli się spotykać w szerszym gronie i to najlepiej u siebie, a takie spotkania potrafiły zjeść naprawdę sporo czasu i pieniędzy.
Nie zrozum mnie źle, czasem warto się spotkać, ale wszystko w rozsądnych ilościach. ? Określ liczbę takich spotkań w umowie, a najlepszym i najbardziej neutralnym sposobem będzie wpisanie ich do harmonogramu.
Podsumowanie
Większość z nas nie przepada za papierologią. Mam nadzieję, że udało mi się Ciebie choć trochę przekonać, że nie warto jej całkowicie pomijać.
Wiem – to wymaga zaangażowania czasu i pieniędzy (np. na konsultacje prawne). Jednak kiedy mamy dobry wzór umowy, czy wypracowany schemat specyfikacji i harmonogramu, łatwiej nam rozmawiać z klientem i bazować na tych dokumentach w przyszłości. Z czasem stajemy się coraz bardziej „kuloodporni”. ?
Lepsza weryfikacja
Dużym plusem jest również to, że to świetna próba ognia na linii my-klient. Problemy komunikacyjne na poziomie umów i specyfikacji mogą być dla nas sygnałem ostrzegawczym i np. świadczyć o nieczystych intencjach klienta lub problemach decyzyjnych, czy finansowych w jego firmie. Nieraz pozwoliło mi to w porę wycofać się z szemranego zlecenia, które wydawało się ciekawe, ale już przy pierwszych formalnościach dochodziło do tarć.
Czy szczegółowa umowa psuje relacje?
Wielu z nas obawia się, że długa umowa, czy specyfikacja będzie dla nas ograniczeniem lub co gorsza wpłynie na nasze późniejsze relacje z klientem. W praktyce, w relacjach biznesowych jest to zupełnie naturalna kwestia i nikogo nie powinno dziwić to, że spisujemy na papierze obowiązki obu stron.
Jeśli chcesz poczuć się w tej kwestii trochę lepiej i pewniej, przypomnij sobie umowy, jakie podpisujesz z bankiem czy operatorem telefonicznym. Czy któremuś z pracowników tych organizacji drga powieka, kiedy podsuwają Ci kilka stron zapisanych drobnym druczkiem? ? Nie, bo dla nich to zupełnie naturalna sprawa. Mam nadzieję, że dla Ciebie też taka jest lub taką się stanie.
Więcej materiałów o własnym biznesie
Kwestie poruszone w tym wpisie to jedynie wierzchołek góry lodowej i spokojnie dałoby się napisać na ten temat książkę w kilku tomach. Jeśli chcesz, żebym ten lub podobne tematy rozwinął w przyszłości, zostaw po sobie ślad w komentarzu poniżej. To dla mnie ważny sygnał, że to co robię Wam się przydaje.
Nowa edycja mojego kursu on-line, dzięki któremu lepiej wycenisz swoją pracę
Jeśli masz ochotę dowiedzieć się więcej na temat tego, jak wyceniać swoją pracę, szacować koszty, własne oczekiwania finansowe, jak tworzyć oferty i lepiej negocjować z klientami zarobki, zerknij na mój kurs na temat wyceny pracy.
Dostęp do kursu jest limitowany, a zakup możliwy jest tylko przez kilka dni w roku. Z kolejną edycją ruszymy na przełomie września i października. Zostaw swój adres poniżej, jeśli nie chcesz go przegapić:
Kupiło go już ponad 700 osób i zbiera świetne opinie (średnia ocen to ponad 9 pkt. na 10 możliwych). Dla mnie to najlepsza rekomendacja i dowód na to, że o takich tematach warto rozmawiać.
W kursie znajdziesz 5 rozdziałów i ponad 40 lekcji. Otrzymasz też gotowe arkusze kalkulacyjne, kalkulator stawki godzinowej, czy np. wzór umowy o przeniesienie praw autorskich. Ta wiedza oszczędzi Ci masę pracy potrzebnej na jej samodzielne zdobywanie i pomoże uniknąć bolesnych błędów. Sporo jest tam też informacji odnośnie do praw autorskich, a nawet jest gotowy wzór umowy o ich przeniesienie.
Wszystkie szczegóły znajdziesz tutaj.
W 2018 roku odbyła się tylko jedna edycja, więc nie warto czekać na lepszy moment. Najlepszy moment jest właśnie teraz.
Mogą Ci się spodobać też inne wpisy na blogu:
- Jak przekonać klienta do wyższych cen?
- Trzy sposoby wyceniania własnej pracy
- Jak znaleźć nowych klientów, nawet jeśli nie mamy budżetu i doświadczenia
- Jak ogarnąć firmowe finanse
Chcesz się nauczyć tworzyć oferty, które sprzedają?
Pokażę Ci jak robić skuteczne oferty. Ruszamy z nowym kursem, w którym znajdziesz gotowy i sprawdzony proces. Oszczędzisz czas i zdobędziesz nowe zlecenia.
co o tym myślisz?
komentarze