Co zrobić, kiedy masz za dużo zadań do ogarnięcia

W tym wpisie pokażę Ci moje sposoby, które pomagają mi odzyskać balans.

Jest video, wersja podcastowa i tekst, jeśli wolisz czytać.

Zaczynamy?

Znajdź przyczynę

Ok – wiemy, że czujesz się przytłoczony i spraw do ogarnięcia jest za dużo, ale właściwie… dlaczego? Skąd się to bierze?

To przeważnie kwestia oczekiwań. Czujesz, że wszyscy wkoło coś od Ciebie chcą albo samemu robisz sobie zbyt duże ciśnienie.

Dlatego zacznij od tego, żeby odpowiedzieć sobie na pytanie, czy to ciśnienie bierze się z zewnątrz, czy to może raczej Twoja wina.

Oczekiwania wewnętrzne

Zauważyłem, że u mnie największy stres powoduje tempo, które sam sobie narzucam. Chcę zrobić za dużo, za szybko i za dobrze. Sam siebie przytłaczam swoimi oczekiwaniami.

Przerost ambicji to duży problem u ludzi, którzy budują swoje firmy. Stawiamy sobie wyśrubowane oczekiwania, mamy masę planów i po prostu lubimy przesadzać.

Kiedy o tym myślę, zawsze przypomina mi się fajna historia, którą usłyszałem w podcaście Dereka Siversa.

Opowiedział, że kiedyś regularnie pokonywał rowerem pewną trasę. Jej przejechanie zajmowało mu średnio 43 minuty, ale za każdym razem starał się pobić swój rekord. Cisnął ile mógł, mierzył czas, a na miejsce przyjeżdżał totalnie zmęczony.

Ale trafił się taki dzień, kiedy postanowił olać bicie rekordów i przejechać drogę w normalnym tempie. Zatrzymał się na chwilę, żeby popatrzeć na widoki itd. Kiedy dojechał na miejsce, okazało się, że ta „wyluzowana” wersja trasy zajęła mu tylko 3 minuty więcej. Całe to ciśnięcie, bicie rekordów i ambicja nie dawały efektów, które były tego warte.

Z naszą pracą jest często podobnie. Ambicja jest potrzebna, ale łatwo z tym przesadzić. Narzucamy sobie wysokie tempo, ale postępy, które dzięki temu robimy nie są duże.

Jeśli mielibyśmy to pokazać na wykresie, wyglądałby on jak odwrócona litera U.

Stres pomaga, ale tylko do pewnego poziomu. Jeśli przesadzimy, efekty będą spadać.

Oczekiwania zewnętrzne

Ale nawet jeśli nasze własne oczekiwania nie są problemem, może nas przytłaczać otoczenie. Mamy wymagających klientów, napięte terminy, niesolidnych podwykonawców itd.

Tego typu sytuacje stawiają nas pod ścianą, ale nie da się ich uniknąć. We własnym biznesie takie rzeczy się zdarzają.

Moim zdaniem jedyną sensowną radą jest wtedy nauka na błędach.

Nie da się uniknąć tego, że zaangażujesz się w zły projekt, za bardzo zaufasz jakiemuś klientowi, źle coś zaplanujesz itd. Czasami po prostu będą jakieś problemy, które podniosą ciśnienie. To nic złego, o ile nie popełnisz tego błędu drugi raz.

Co dokładnie mam na myśli?

• Jeśli klient zamęczył Cię poprawkami, popraw swój szablon umowy i uodpornij się na takie problemy w przyszłości.
• Jeśli źle zaplanowałeś terminarz i musiałeś pracować po nocach, następnym razem zaplanuj większy zapas.
• Jeśli nawalił podwykonawca, znajdź kogoś innego albo narzuć ostrzejsze warunki.

To tylko przykłady, ale wszystkie te trzy rzeczy kiedyś mi się przytrafiły. Czułem się przez nie zestresowany i przytłoczony, ale teraz nie mam z nimi problemów, bo wyciągnąłem z tego wnioski. Podpisuję bardzo szczegółowe umowy, nauczyłem się lepiej planować i jestem dużo bardziej wymagający jeśli chodzi o podwykonawców.

Jeśli jakiś problem pojawia się regularnie i sprawia Ci kłopoty, to prawdopodobnie coś robisz nie tak. Zastanów się co można zrobić, żeby drugi raz taka sytuacja się nie powtórzyła.

2. Odciążaj głowę

Własną głowę lubimy traktować jak pralkę – upychamy tam tyle, ile się da. Niestety nasze możliwości pamiętania o wszystkim są bardzo ograniczone. Nasza głowa prawie dosłownie się przegrzewa, a my czujemy się przytłoczeni.

Dlatego warto stworzyć jakiś zewnętrzny system, w którym będziemy trzymać wszystkie sprawy, którymi trzeba się zająć.

U mnie taki system ma trzy elementy:

• Jakieś miejsce na szybkie notatki

Coś, co masz zawsze pod ręką, gdzie szybko możesz przenieść różne wątki, które się pojawiają. To może być notes, aplikacja w telefonie, dyktafon itd.

Kiedy pojawia się jakaś sprawa, myśl, zadanie itp. nie staraj się tego zapamiętać tylko „przerzuć” to w inne miejsce.

• Jakieś miejsce na duże notatki

Potrzebujesz też miejsca, w którym możesz tworzyć swoją bazę zasobów. Np. listę podwykonawców, bazę klientów, zbiór linków itd.

Moim zdaniem najlepszą aplikacją do tych potrzeb jest Notion. To super uniwersalne narzędzie, w którym można tworzyć różne bazy danych, rozbudowane notatki, porządkować wiedzę itd.

Naprawdę warto przetestować, tym bardziej, że od niedawna jest dostępna darmowa wersja.

• Jakieś miejsce do planowania

Przyda się też aplikacja, w której zbierzemy wszystkie zadania, którymi musimy się zająć. Te sprawy możemy tam podzielić na różne projekty, przypisać im terminy itd.

Testowałem masę tego typu rozwiązań i nie znalazłem idealnego programu, ale jestem ostatnio pod dużym wrażeniem ClickUp. Dobrze sprawdza się przy planowaniu dużych projektów, ale też np. rozpisywaniu procedur. No i też ma darmowy plan.

Na przykład kiedy tworzę kolejny odcinek, wszystkie etapy, którymi muszę się zająć mam tam dokładnie rozpisane. Nie muszę pamiętać o każdym elemencie tego procesu i mogę skupić się na tworzeniu.

3. Ustal priorytety

Trzeci problem to kwestia priorytetów.

Noblista Herber Simon zauważył, że ludzie, zamiast szukać najlepszych opcji, mają tendencję do podejmowania decyzji „wystarczająco dobrych”

To ma sens, prawda? Kiedy idziesz do sklepu po owoce, wybierzesz te „wystarczająco dobre”. Nie będziesz przecież przekopywać całej skrzynki w poszukiwaniu idealnego banana.

Ale w biznesie to nie zawsze działa.

Swój czas poświęcamy na projekty albo zadania „wystarczająco dobre”. Nie wybieramy optymalnie, tylko decydujemy się na rzeczy pierwsze z brzegu, których w ogóle nie powinniśmy ruszać, które mogą poczekać na lepszy moment albo takie, które może za nas zrobić ktoś inny.

• Pisałem też o tym na Instagramie:

Wyświetl ten post na Instagramie.

Post udostępniony przez Jacek Kłosiński – O BIZNESIE (@jklosinski) Sie 11, 2020 o 2:13 PDT

Przez takie mało przemyślane decyzje nie wystarcza nam potem na wszystko czasu i czujemy się przytłoczeni. Dzień jest dla nas zawsze za krótki i zawsze robimy mniej niż zakładaliśmy.

Dlatego zamiast zabierać się za zadania pierwsze z brzegu, warto najpierw jakoś je podzielić i ustalić priorytety.

U mnie najlepiej sprawdza się podział wg wysiłku i korzyści.

Szukam tych zadań, które dadzą mi najlepszy efekt, a przy okazji da się je zrobić najłatwiej lub najszybciej.

I z drugiej strony – unikam rzeczy, które są pracochłonne, a przy okazji nie pomagają mi za bardzo posuwać się do przodu.

Na długiej liście zadań zawsze znajdzie się wtedy jedna sprawa, która daje duży efekt, a jednocześnie można zrobić ją stosunkowo szybko. Od niej zawsze zaczynam.

Zrobienie tej rzeczy daje mi poczucie „dobrze spędzonego czasu”, a cała reszta rzeczy do zrobienia w ciągu dnia będzie już tylko niezłym bonusem.

4. Stosuj Kanban

W złożonych projektach przytłacza nas nie tylko ilość zadań, ale też ich skomplikowanie. Prosty podział na „zrobione” i „niezrobione” nie wystarcza.

Np. teksty na stronę internetową mogą być na etapie konspektu, pisania, zatwierdzania, poprawek, korekty itd. Jeśli musimy ogarnąć sporo spraw, a każda z nich może być na wielu różnych etapach, w głowie pojawia się chaos. Nie pomoże wtedy nawet spisanie tego wszystkiego, bo i tak wariantów jest zbyt wiele.

Odpowiedzią na te problemy jest metoda, która nazywa się Kanban. Polega na tworzeniu kilku różnych, krótkich list zadań, zamiast jednej dużej. Każda z tych list jest właśnie jednym z etapów, na których może znajdować się jakiś temat.

Najprostszy podział to zadania, które trzeba zrobić, zadania, które są w trakcie realizacji i zadania zrobione, ale tak naprawdę wariantów może być masa.

Dzięki tamu mamy większy porządek. Widzimy na jakim etapie znajdują się poszczególne tematy, a to daje poczucie panowania nad sytuacją.

Narzędzie, które pasuje do tej metody i ją spopularyzowało nazywa się Trello, ale tę funkcję można znaleźć teraz też w większości aplikacji do zarządzania projektami. Również w ClickUp.

5. Nie udawaj bohatera

Na końcu warto też wspomnieć, że dla wielu osób „bycie zajętym” to powód do dumy. Niby narzekają na brak czasu i masę obowiązków, ale daje im to też poczucie bycia ważnym i potrzebnym.

Wiem to, bo sam tak miałem. Kiedy nie czułem się totalnie zawalony pracą, miałem wrażenie, że coś jest nie tak. Że robię za mało.

Rozwijałem własną agencję, organizowałem szkolenia, prowadziłem bloga, występowałem na konferencjach itd.

Dopiero kiedy urodził się mój syn trochę zwolniłem i zdałem sobie sprawę z tego, że przesadzałem. Zauważyłem, że to przeciążenie to był mój wybór. Sam tego szukałem.

Takie podejście to prosta droga do tego, żeby się wypalić. W wypaleniu zawodowym chodzi właśnie o to, że za bardzo ciśniemy. Pojawia się wtedy, kiedy przedawkujemy pracę, a nie wtedy, kiedy jesteśmy nią znudzeni.

Wiem, że trudno spojrzeć na siebie z dystansem, ale mówię to dlatego, że może też masz tak, jak ja kilka lat temu. Denerwuje Cię to przytłoczenie, ale sam go szukasz i masz wrażenie, że musisz tak cisnąć.

Sprawdź moją książkę

Jeśli chcesz poznać ze szczegółami różne metody planowania, zarządzania zadaniami, zobaczyć jak radzę sobie z dużymi projektami, spodoba Ci się moja książka Metoda Tęczówki. To praktyczny podręcznik, w którym krok po kroku przeprowadzę Cię przez najlepsze sposoby oraz podpowiem jak możesz dostosować je do siebie i swojej sytuacji.

Wejdź na metodateczowki.pl i zobacz szczegóły.