Chcesz uporządkować swój marketing?

Chcesz uporządkować swój marketing?

Sprawdź
Rozpoczynanie, Organizacja pracy

Jak ustalić priorytety? 6 metod, które pomogą w trudnych decyzjach

Mówią, że problemem nie jest brak czasu, tylko źle określone priorytety. Nawet jeśli to prawda, to jak ustalić odpowiedni priorytet dla różnych spraw? Podpowiem Ci 6 konkretnych metod.


Jeśli ktoś chciałby testować moją męskość, niech spojrzy na mnie w trakcie przeziębienia. Znoszę je jak typowy samiec alfa – lamentuję i przekonuję wszystkich o nadchodzącej śmierci.

Jest jednak coś, co sprawia mi jeszcze większy ból niż zwykła choroba. Jestem uczulony na wszelkie kompromisy.

Przecież jest tyle wspaniałych rzeczy, które można zrobić. Jest tyle okazji, tyle pomysłów i… tak mało czasu. Jak wybrać, skoro wszystko brzmi wspaniale?

Trudne decyzje

Pewnie wiesz co mam na myśli. Założę się, że Twoja lista rzeczy do zrobienia jest znacznie dłuższa niż doba, którą masz do dyspozycji.

Od czego zacząć? Co jest najważniejsze? Co będzie w drugiej kolejności? Co odrzucić? Co przełożyć na później?

I nawet kiedy już wreszcie coś wybierasz, czujesz się niepewnie. Czy to na pewno była najlepsza opcja? A może jednak zrobić inaczej?

Jak ustalić priorytety?

Sytuacja jest trudna, ale nie beznadziejna. Istnieją różne narzędzia, z których możesz skorzystać i trochę sobie pomóc. O kilku konkretnych metodach opowiem Ci w tym wpisie. Warto po nie sięgnąć, kiedy przeczucie i zdrowy rozsądek to za mało.

To gotowe sposoby, które naprowadzają na lepsze decyzje. Pomogą Ci ustalić priorytety, podpowiedzą za co się zabrać, a co zupełnie skreślić.

Wybór nadal nie będzie oczywisty, ale mam nadzieję, że oszczędzi Ci to trochę wyrwanych włosów i obgryzionych paznokci.

Wariant klasyczny – Macierz (albo matryca) Eisenhowera

Czym byłaby rozmowa o priorytetach, bez wzmianki o starym, poczciwym Eisenhowerze? Poradniki zarządzania czasem wydają się za nic mieć prezydenckość i władzę nad Białym Domem. Dla nas najważniejsze jest to, jak Pan Dwight radził sobie z długą listą zadań do zrobienia. A radził sobie całkiem sprawnie. Wszystko dzięki prostej macierzy, nazwanej od jego nazwiska Macierzą Eisenhowera.

Prezydent wszystkie swoje zadania oceniał pod kątem ich ważności i pilności.

Rzeczy ważne to te sprawy, które pchają Cię do przodu. Dzięki nim zarabiasz, rozwijasz się, uczysz itd.

Z kolei dla tematów pilnych – jak sama nazwa wskazuje – kluczowy jest czas, np. dokumenty, które musisz zawieźć do księgowej, żeby nie urwała Ci głowy. Im później się za nie zabierzesz, tym gorzej dla Ciebie (i Twojej głowy).

Te dwa kryteria tworzą wspólnie cztery grupy zadań.

priorytety matryca Eisenhowera dzieli zadania na podstawie ich ważności i pilności.
Macierz (matryca) Eisenhowera dzieli zadania na podstawie ich ważności i pilności.
  • Ćwiartka I – Zadania nie ważne, ale pilne – Czyli tzw. pożary do ugaszenia. Trzeba to zrobić szybko, ale porażka nie będzie końcem świata. Takie sprawy można spróbować komuś delegować, np. koleżance z biurka obok, w formie zemsty za to, że przed chwilą podgrzewała w mikrofalówce filet z dorsza i teraz cały pokój pachnie Bałtykiem.
  • Ćwiartka II – Zadania ważne i pilne – To absolutne priorytety. Trzeba zabrać się za to od razu, w pierwszej kolejności. Dopiero po ich wykonaniu można przejść do czegoś innego.
  • Ćwiartka IIIZadania nie ważne i nie pilne – To Eisenhowera kompletnie nie interesowało. Takie zadania zakopywał w ogródku Białego Domu, żeby nikt nie musiał ich więcej oglądać.
  • Ćwiartka IV – Zadania ważne, ale nie pilne – Zdecydowanie trzeba się za to zabrać, ale nie trzeba od razu. Takie zadania planujemy. Ustalamy dokładnie kiedy przyjdzie na nie pora i… za wszelką cenę się tego planu trzymamy. Bez tego łatwo utknąć w sprawach, które są wyłącznie „pilne”.

Jeśli miesza Ci się w głowie ta kombinacja pilności i ważności, spróbuj prostszego wariantu. Każdemu ze swoich zadań przypisz jedną z czterech kategorii:

  • Zrób – czyli te rzeczy, za które trzeba zabrać się od razu i które dadzą najlepsze efekty.
  • Deleguj – te mniej ważne sprawy, którymi może zająć się ktoś inny.
  • Zaplanuj – tematy, na których Ci zależy, ale które mogą trochę poczekać.
  • Usuń – ślepe uliczki, które będą tylko stratą czasu, np. słuchanie Red Hot Chili Peppers.

Jak widzisz, w takim podejściu wnioski są podobne do tych z Macierzy Eisenhowera, ale unikamy tej całej nieszczęsnej „macierzowatości”.

Wariant dla efektywnych – Action Priority Matrix (APM)

Ta metoda sprawdzi się w sytuacjach, w których najważniejsza jest efektywność. Kiedy masz mało czasu, nie możesz zrobić wszystkiego i chcesz podjąć tak dobrą decyzję, że nawet Twoja mama wreszcie będzie dumna.

Stosując Action Priority Matrix analizujesz zadania wg dwóch kryteriów:

  • Wysiłku, jaki trzeba włożyć w wykonanie zadania. Ile pracy i zaangażowania ono wymaga?
  • Korzyści, które możesz osiągnąć, kiedy zrealizujesz zadanie. Co zyskasz?

Tak się złożyło, że twórcy tej metody chcieli być jak Eisenhower, więc też wymyślili swoją macierz:

priorytety Action Priority Matrix (APM), czyli co daje najlepsze efekty przy najmniejszym wysiłku.
Action Priority Matrix (APM), czyli co daje najlepsze efekty przy najmniejszym wysiłku.
  • Ćwiartka I – Szybkie wygrane – ideały, których chcielibyśmy jak najwięcej. Przy małym wysiłku, dają duże korzyści, więc warto od nich zacząć. Niestety przeważnie nie ma ich tak wiele, jak byśmy chcieli.
  • Ćwiartka II – Główne projekty – większość zadań wpadnie do tej kategorii. Największe korzyści dają te rzeczy, które są przy okazji trudne i czasochłonne.
  • Ćwiartka III – Wypełniacze – łatwo je zrobić, ale też korzyści są niewielkie. To przeważnie wszystkie te sprawy, którymi zajmujemy się dlatego, że „trzeba”, a nie dlatego, że „chcemy”.
  • Ćwiartka IV – Harówka – działania, które nie dają nam zbyt wielu korzyści, a przy tym są trudne i czasochłonne. Niestety każdy czasami na nie trafia i stara się unikać, zrzucając wszystko stażystom.

Ta metoda poprawia przede wszystkim naszą świadomość. Wydaje się, że nadal zostawia nas z problemem decyzji, ale czasami dopiero spokojna ocena rachunku zysków i strat pokazuje, gdzie marnujemy swój czas, a gdzie warto go zainwestować więcej.

Jeśli nie lubisz macierzy – metoda ABCDE

Jeśli nie przemawia do Ciebie analizowanie wykresów, priorytety możesz ustalać w oparciu o coś prostszego. Np. technikę ABCDE, która może i nazywa się jak hit grany na przedszkolnych dyskotekach, ale jednocześnie jest całkiem skutecznym sposobem ustalania priorytetów.

priorytety metoda ABCDE
Metoda ABCDE porządkuje listę zadań wg ich priorytetu.

Na czym ona polega?

  1. Wypisz wszystkie zadania, którymi chcesz (albo musisz) się zająć.
  2. Do każdego zadania dopisz literę od A do E, gdzie A oznacza największy priorytet, a E przeciwnie – najmniejszy. I tutaj ważna uwaga: każda z liter może pojawić się na liście wiele razy. Nie musisz wykorzystywać tylko jednego A. Jeśli uznasz np., że trzy rzeczy zasługują na najwyższy priorytet, zapisz przy każdej z nich literę A.
  3. Wszędzie tam, gdzie pojawi się kilka tych samych liter – np. wspomniane wyżej trzy zadania opisane jako A – dopisz cyfry określające kolejność ich wykonania. Trzymając się przykładu, wybierz zadania A1, A2 i A3.

Dzięki temu Twoje priorytety stworzą bardzo konkretną listę. W zależności od tego, ile jest na niej zadań i jak się od siebie różnią, zawsze będzie wyglądała trochę inaczej. Czasami wystarczą Ci literki od A do C, a czasami skończysz z pięcioma D i trzema E. Ta elastyczność to jednak duża zaleta.

Największa wada? Nadal często trudno zdecydować, jakie priorytety przypisać do zadania. Brian Tracy, czyli twórca tej metody, radzi przyjąć kryterium konsekwencji. Co się stanie, jeśli z czymś się spóźnisz albo o czymś zapomnisz?

Zadania oznaczone jako A mają być najcięższego kalibru. Te sprawy, których zawalenia wolisz sobie nawet nie wyobrażać, np. udział w wielkim święcie nazywanym finałem Ligi Mistrzów. Od nich zaczynaj i traktuj na serio. Dla B konsekwencje są mniejsze, a C praktycznie tych konsekwencji nie mają. D i E to sprawy, które najlepiej będzie delegować komuś innemu albo zwyczajnie wykreślić.

Kiedy masz kuszącą propozycję – zdecyduj z P.O.W.E.R.em

No dobra, ale przecież problemy z decyzjami nie sprowadzają się wyłącznie do ustalenia hierarchii. Czasami ktoś składa nam propozycję, którą trudno odrzucić. Jest na tyle kusząca, że mocno się nad nią zastanawiamy, ale nie mamy pewności, czy to na pewno będzie dobry krok.

W takiej sytuacji warto zadać sobie kilka pytań i w tym pomoże metoda P.O.W.E.R. Jak to często bywa, nazwa jest akronimem. To tak naprawdę 5 kwestii, które warto wziąć pod uwagę, kiedy nie możemy się zdecydować.

priorytety metoda P.O.W.E.R. POWER
P.O.W.E.R. pomaga ocenić kuszące propozycje.
  • Priorities – Czy ta propozycja pasuje do Twoich priorytetów? Czy jest zgodna z Twoją strategią, szerszym planem, wartościami itd.? Czy nie kłóci się z tym, co robisz i na czym Ci zależy?
  • Opportunities – Jakie okazje i korzyści daje Ci ta propozycja? Jakie drzwi Ci otworzy, czego Cię nauczy, co dostaniesz w zamian?
  • Who – Kto tak naprawdę stoi za tą propozycją? Czy to osoba albo organizacja, której można zaufać? A może ktoś wywiera na Tobie presję? Jesteś pod wpływem reklam, tradycji albo ślepej miłości? Czy rodzina albo znajomi nie zmuszają Cię do czegoś, co tak naprawdę do Ciebie nie pasuje? Przecież uwielbiasz ten stary dres i masz prawo chodzić w nim codziennie.
  • Expectations – Jakie są oczekiwania? Jakie będą Twoje obowiązki? Co musisz oddać w zamian? Jaka będzie Twoja odpowiedzialność? Co ryzykujesz?
  • Real – Jakie uczucia wywołuje w Tobie ta propozycja? Jaka jest Twoja spontaniczna reakcja? Czy patrząc prawdzie prosto w oczy, masz ochotę powiedzieć „zróbmy to, kurde”?

Metoda P.O.W.E.R. nie daje konkretnych odpowiedzi, nadal pojawią się znaki zapytania, ale powinno być ich już znacznie mniej.

Jej dużą zaletą jest to, że zmusza do patrzenia w szerszej perspektywie. Pięć obszarów, do których się odnosi, pokazuje problem z różnej strony. Dzięki temu trudniej coś przeoczyć.

Dla szukających równowagi – Feature Buckets Prioritization

Tę metodę zaproponował niejaki Adam Nash, który – co zabawne – też jest prezydentem, tyle że działu rozwoju produktu w Dropboxie.

FBP sprawdza się szczególnie w przypadku tworzenia różnych produktów i usług. Łatwo jest wtedy popłynąć i przesadzić z różnymi funkcjami, ulepszeniami i szeroko rozumianym „zaspokajaniem potrzeb szacownych klientów”. Fajnie byłoby wdrożyć wszystko co chcemy, ale nie ma na to magicznego duetu czasu i pieniędzy. Jakie jest rozwiązanie?

Nash twierdzi, że wszystkie rzeczy, którymi możemy się zająć, wpadają do jednego z czterech worków:

określanie priorytetów Dla szukających równowagi – Feature Buckets Prioritization
Wszystkie pomysły można przypisać do jednej z czterech grup.
  • Poprawiające metryki – Funkcje, które wpłyną pozytywnie na liczbowe cele, które sobie stawiamy. Czyli np. rozwiązania, które zwiększą liczbę klientów, wydłużą czas korzystania z usługi itp. Efekty tych pomysłów da się zmierzyć.
  • Życzenia klientów – To sugestie „z rynku”. Nasi użytkownicy domagają się określonego rozwiązania i wyraźnie dają nam to do zrozumienia.
  • Urozmaicenia – Czyli lubiane przez nas innowacje albo różne cuda, które nie są potrzebne, ale są po prostu fajne, widowiskowe albo modne. To rzeczy, których sukces trudno mierzyć i zaplanować, ale potrafią nas wyróżnić i dodają charakteru.
  • Strategiczne – I wreszcie na końcu, te pomysły, które są związane z długookresowym pomysłem na rozwój. Pasują do wizji i przyszłości, a niekoniecznie tego co tu i teraz.

Co z tym zrobić? Kiedy podzielimy już całość na grupy, staramy się zachować równowagę, wprowadzając rozwiązania z każdego worka. Celem jest więc balans i zdrowa proporcja. Nie chcemy przesadzić ani z innowacjami, ani gonieniem za metrykami. Ważna ma być strategia i nasza wizja, ale też pomysły płynące od klientów.

Kiedy robisz podsumowanie – Start, Stop, Continue

Prawie zapomnieliśmy, że priorytety nie muszą dotyczyć wyłącznie rzeczy nowych. Te stare, i już dobrze znane, ustalenia też mogą się zmienić. Warto raz na jakiś czas zrobić małe podsumowanie.

Żeby ułatwić sobie wyciąganie wniosków, można skorzystać z metody Start, Stop, Continue. Najlepiej zadziała ona właśnie przy cyklicznym przeglądzie projektów. Samodzielnie (albo razem z zespołem) zastanawiamy się wtedy nad trzema obszarami:

metoda start stop continue
Co trzeba rozpocząć, przerwać i kontynuować?
  • Start – W jakie nowe projekty się zaangażować? Czy warunki zmieniły się na tyle, że projekty, które odkładaliśmy, są teraz wykonalne? Co musimy zrobić nowego, żeby dalej się rozwijać? Czy pora na jakiś nowy etap? Czego nam brakuje, co nas powstrzymuje i jakie działania podjąć, żeby z tym walczyć?
  • Stop – Które projekty trzeba przerwać? Co nie działa? Gdzie marnujemy czas albo inne zasoby? Czy coś odciąga nas od naszej głównej działalności? Jakie są ślepe uliczki?
  • Continue – Które projekty warto kontynuować? Co się sprawdza, ale wymaga jeszcze czasu i zaangażowania? Nad czym trzeba popracować? Co daje Ci największą radochę albo inne korzyści?

Jeśli na te pytania trudno jest Ci odpowiedzieć, pamiętaj, że nikt nie zabrania połączyć Ci tej metody z poprzednimi, które pokazałem. Start, Stop, Continue jest najbardziej „miękką” i ogólną techniką, ale fajnie porządkuje podsumowania. Pomaga ustalić wyraźny kierunek i skonkretyzować plan.

Priorytety – luźne rady

Na koniec jeszcze dwie luźne sugestie.

Po pierwsze, pamiętaj o elastyczności. Śmiało przerabiaj te metody tak, jak Ci się podoba. Ja często używałem słów „zadanie” albo „projekt”, ale Ty możesz równie dobrze skorzystać z tych technik np. przy rekrutacji, czy planowaniu wakacji. Każda metoda to prosty szablon, który można zastosować na setki sposobów.

Po drugie, nie bój się łączyć. Pewnie często będzie tak, że wykorzystanie jednej z tych technik, nie da Ci wystarczających odpowiedzi. Przetestuj wtedy drugą, a nawet trzecią. Dobierałem te metody tak, żeby pokazywały problem od różnych stron. Im więcej sposobów wykorzystasz, tym pełniejszy obraz stworzysz.

I to byłoby tyle. 🙂 To koniec tego wpisu, ale dla Ciebie pewnie dopiero początek trudnego wybierania. Trzymam kciuki za Twoje priorytety. 😉

Sprawdź moją książkę

W „Metodzie Tęczówki” znajdziesz więcej sposobów na ustalanie priorytetów i organizację pracy. Opisuję aż 40 różnych technik, pokazuję ich praktyczne zastosowanie i podpowiadam jak każdą z nich dostosować do swojego sposobu działania. Książkę możesz kupić tylko tutaj: https://klosinski.net/metodateczowki/

Chcesz mieć więcej klientów, ale nie masz czasu na marketing?

A może chcesz iść krok dalej i razem ze mną zaplanować marketing w swojej firmie? Sprawdź mój prosty system marketingowy. Sprawdzi się w małych biznesach i wymaga tylko 7 godzin miesięcznie.

Zobacz wpisy o podobnej tematyce

Zobacz także

Inne tematy

Wybierz jeden z pozostałych tematów z list poniżej. Znajdziesz tu materiały dotyczące każdego etapu prowadzenia małego biznesu.

co o tym myślisz?

komentarze

Razem raźniej

buduj z nami
fajny mały
biznes

YouTube

Dla tych, którzy wolą treści w formie video.

Dołącz

Podcast

Jeśli lubisz słuchać w dowolnym momencie.

Dołącz

Instagram

Jeśli chcesz więcej materiałów zza kulis.

Dołącz

Facebook

Jeśli chcesz dołączyć do grupy i porozmawiać.

Dołącz
więcej o mnie

poznajmy się,
zobacz kim jestem

Wykorzystujemy pliki cookies. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności.
Wyrażam zgodę