Chcesz szybko tworzyć skuteczne oferty? Mam coś dla Ciebie

Chcesz szybko tworzyć skuteczne oferty? Mam coś dla Ciebie

Sprawdź
Organizacja pracy, Narzędzia

Jak skutecznie zarządzać swoją pocztą

Praca z mailami to codzienność każdego z nas. Jak robić to szybciej i skuteczniej? Z jakich metod i narzędzi warto korzystać?


Bez względu na to, czym się zajmujemy, codziennie jednego, dwa, a czasami sto maili musimy wysłać. 😉

Zazwyczaj robimy to z konieczności. Oczywiście, czasem za pomocą dobrego maila możemy zdobyć zlecenie, zbudować relacje czy spowodować jakąś inną znaczącą zmianę, ale na co dzień ogarnienie maili jest jednym z tych zadań, które lubimy najmniej.

zarządzanie pocztą
Zarządzanie pocztą mailową – kilka moich sprawdzonych metod

Ja również nie zaliczam się do fanów tego rodzaju pracy. Wrzucam ją do worka czynności, które muszę zrobić, a nie tych, którymi chciałbym się zajmować. Mam wrażenie, że maile nie przekładają się na wymierne rezultaty, ale nie zmienia to faktu, że w komunikacji z czytelnikami czy klientami są niezbędne.

Staram się przy tym pisać je szybko i skutecznie, tak by nie zabierały mi sporo czasu. Mam kilka sposobów na zarządzanie pocztą, które pozwalają mi to osiągnąć.

Z tego wpisu dowiesz się:

  • Czym jest Inbox Zero i czy warto do niego dążyć?
  • Jak zaplanować czas na zarządzanie pocztą? Poznasz metodę 3-2-1-0.
  • Pokażę Ci prosty sposób na segregowanie maili i utrzymanie porządku.
  • Jakie programy do obsługi poczty testowałem i które polecam.

Zarządzanie pocztą – odcinek mojego podcastu

Ten materiał jest dostępny w formie audio (jako jeden z pierwszych odcinków mojego podcastu) i jako tekstowe uzupełnienie poniżej.

Możesz też pobrać ten odcinek na swój dysk

Metoda 3-2-1-0

Moje podstawowe podejście do zarządzania skrzynką mailową nazywa się 3-2-1-0. Metoda ta polega na tym, że odbieranie maili w ciągu dnia staramy się podzielić na trzy bloki. Każdy z nich ma trwać ok. 21 minut, a w ich trakcie staramy się dążyć do tzw. inbox zero, czyli sytuacji, w której w naszej skrzynce odbiorczej nie ma niezałatwionych maili.

Dlaczego trzy bloki, a nie cztery? Dlaczego 21 minut? Co to w ogóle jest za metoda i skąd się wzięła?

Podchodziłby do tego bardzo umownie – w zależności od tego, czym się zajmujecie i jaki macie tryb pracy. Może się okazać, że godzina w ciągu dnia nie wystarczy Wam na obsługę wszystkich maili, lub odwrotnie – może nie potrzebujecie aż trzech bloków, żeby odpowiadać na wiadomości. Po prostu u mnie akurat taki podział sprawdza się najlepiej.

zarządzanie poczt
Zarządzanie pocztą – metoda 3-2-1-0

W tej metodzie najważniejsze jest to, żeby:

  • wyznaczać bloki, w trakcie których zajmujemy się pocztą, i tylko wtedy odbierać maile i na nie odpisywać,
  • poświęcać na to określony czas.

W tym przypadku chodzi o 3 bloki po 21 minut, bo ładnie to wygląda w zapisie: 3-2-1-0. Ale mogą to być 22 minuty albo i 10 minut. Najważniejsze jest skonkretyzowanie swoich działań wokół maila i nierozpraszanie się w ciągu dnia poprzez nieustanne sprawdzanie poczty po każdorazowym otrzymaniu powiadomienia.

Chodzi o świadome sprawdzanie poczty, np. rano, w ciągu dnia i pod koniec dnia i poświęcanie na to 21 minut. Jeżeli potrzebujemy tylko 10 minut, by odpisać na maile – super. Jeśli nie da się tego zrobić nawet w 21 minut – nic złego się nie stanie. Najważniejsze, by wyznaczyć sobie czas i poszczególne bloki, w ramach których doprowadzamy zawsze do inbox zero.

Te 21 minut wzięło się prawdopodobnie z techniki pomodoro. Polega ona na tym, by dzielić obowiązki na krótsze bloki, po których robimy sobie krótką przerwę.

Badania pokazują, że dla większości osób 20–25 minut to idealny przedział, w trakcie którego jesteśmy w stanie utrzymać wysoką koncentrację i skupiać się na zadaniu. Dużo mniej efektywne jest przesiadywanie godzinami przed komputerem bez jakiejkolwiek przerwy, bo to negatywnie wpływa na naszą koncentrację i efektywność.

Metoda 4W

Odpisując na maile w trakcie jednego z tych bloków, warto wykorzystać metodę, którą na swoje potrzeby nazywałem 4W. Polega ona na tym, że staramy się podjąć decyzję co do każdego maila w ramach czterech typów działań.

Każdy z tych typów zaczyna się na literę „W”, stąd nazwa tej metody.

  • Pierwszy typ decyzji to: wyślij odpowiedź. Ta idea podchodzi w pewnym sensie od Davida Allena, twórcy sposobu zarządzania czasem Getting Things Done, którą bardzo lubię. Allen mówi, że jeśli coś zajmie nam mniej niż 2 minuty, powinniśmy to zrobić od razu. Niezależnie więc od tego, czy coś jest pilne, czy nie, czy jest ważne, czy mało istotne, jeśli zajmie tylko 2 minuty, to powinniśmy zrobić to od razu. Miejmy to z głowy. Jeśli ktoś prosi np. o wysłanie pliku, który mamy na dysku – wysyłamy go od razu i przechodzimy do kolejnych maili.
  • Drugie „W” to: wyznacz termin. Czasem jest tak, że nie możemy od razu zająć się czymś, o co ktoś nas prosi, lub jest to po prostu czasochłonne. Przykładem może być prośba o wysłanie oferty – najpierw trzeba ją przygotować, sporządzić kosztorys, załączyć przykładowe realizacje itd. Nie zajmie to na pewno 2 minut. Wyznaczamy więc termin, w którym odpowiemy na tę ofertę, i zapisujemy go w swoim programie do zarządzania zadaniami. Ja mam tak, że jeśli nie określę terminu, w którym się czymś zajmę, to często o danym zadaniu zapominam. Wyznaczam więc termin – stąd to drugie „W”.
  • Trzecie „W” odpowiada za słowo „Wydeleguj”, czyli zleć komuś innemu. Nie zawsze to my jesteśmy najbardziej kompetentni, czasem lepszej odpowiedzi udziela np. nasz kolega.
  • Czwarte „W” oznacza „Wyrzucić”. Są takie maile, z którymi nic nie trzeba robić poza tym, by się ich pozbyć.

Cztery typy działań, które możemy podjąć w odniesieniu do maili, bardzo pomagają w podejmowaniu szybkich decyzji i utrzymywaniu porządku.

Segregowanie maili

Kolejną rzeczą, o którą dbam, jest segregowanie maili, na które już odpowiedziałem. Używam do tego folderów stworzonych według typów klientów i w ramach typów zadań, których dotyczą maile. To pozwala mi zapanować nad chaosem, który mógłby pojawić się na skrzynce.

Mam więc np. folder dedykowany szkoleniom, które organizuję; folder dedykowany kontaktom z czytelnikami i folder na maile związane z moimi kursami.

Za każdym razem, gdy rozprawię się z jakąś wiadomością, np. na nią odpowiem lub wyznaczę termin zadania związanego z tym mailem, przenoszę wiadomość do odpowiedniego folderu. Dzięki temu znacznie łatwiej jest mi później przeszukiwać maile, wracać do nich w przyszłości i zachować porządek w głównym inboksie – w idealnej sytuacji powinien to być inbox zero, czyli nie powinien zawierać żadnych wiadomości wymagających naszej ingerencji.

Dobry program pocztowy

W systemie zarządzania mailami jedną z najważniejszych rzeczy jest samo narzędzie.

Przez bardzo długi czas korzystałem z Thunderbirda. Wynikało to z przyzwyczajenia. Zacząłem go używać wieki temu i długo się go trzymałem, bo nie znałem wartościowej alternatywy. Regularnie mnie jednak denerwował.

W końcu stwierdziłem, że muszę poszukać czegoś lepszego. Zrobiłem research, przetestowałem wiele programów. Ostatecznie po dłuższych analizach zdecydowałem się na program Spark.

Spark – program, z którego korzystam na co dzień

Ma sporo zalet:

  • Jest darmowy.
  • Jest prosty i graficznie minimalistyczny.
  • Automatycznie rozpoznaje typ wiadomości i dzieli listę maili na różne kategorie (rozpoznaje, czy mail jest newsletterem, ofertą, wiadomością prywatną czy biznesową).
  • Ma fajne opcje personalizacji i konfiguracji: można ustawiać własne gesty na touchpadzie i decydować, co one oznaczają.
  • Jest też funkcja, która pozwala zdefiniować, w jakiej formie i w jakiej sytuacji chce się otrzymywać powiadomienia – czy to ma być dźwięk, czy plakietka z liczbą nieprzeczytanych wiadomości itd.
  • Można również ustawiać własne skróty klawiszowe, co w moim przypadku znalazło fajne zastosowanie.
  • Ma prosty i fajny system ustawiania szablonów maili.

Dzięki temu Spark wygrał w moim osobistym rankingu. Niestety jest dostępny tylko na sprzęcie Apple i – od niedawna – na urządzenia z Androidem. Jeśli pracujesz na Windowsie, musisz jeszcze chwilę poczekać (ponoć pracują nad tym wariantem).

Zanim przesiadłem się na Sparka, długo testowałem też Postbox. To z kolei prawdziwy kombajn. Zawiera chyba wszystkie funkcje, jakie można sobie wyobrazić w przypadku programu do zarządzania mailami. Domyślam się, że dla wielu osób (których praca polega głownie na ogarnianiu maili) to właśnie postbox będzie pierwszym wyborem.

Automatyzacja

Istotnym elementem jest dla mnie również automatyzacja. Jeśli tylko mogę, staram się używać szablonów odpowiedzi. Mam różne szablony w zależności od typów maili i dostosowuję je w razie potrzeby, tak by nie tworzyć od podstaw nowych wiadomości, jeśli podobną treść już kiedyś wysyłałem.

Na przykład jeśli ktoś zapisuje się na moje szkolenie i potrzebuje garści informacji, to wysyłam odpowiedź z szablonu. Nie tworzę maila od podstaw.

Oczywiście nie na wszystkie maile odpowiadam w ten sposób, ale w tematach, w których chcemy przekazać konkrety, szablony sprawdzają się świetnie.

No i mam wrażenie, że sama komunikacja jest bardziej efektywna. Odbiorca oczekuje konkretnej informacji, więc też się cieszy, że nie lejemy wody, tylko podajemy krótką i zwięzłą odpowiedź. Tworząc taki szablon, pamiętam o jego celu.

Zarządzanie pocztą – podsumowanie:

  1. Stosuję zasadę 3-2-1-0, czyli wyznaczam trzy krótkie bloki w ciągu dnia, w trakcie których staram się doprowadzić do inbox zero, a więc załatwić wszystkie sprawy, które pojawiły się na skrzynce od czasu ostatniego jej otwarcia.
  2. Stosuję też zasadę 4W, czyli decyduję, czy odpowiadam na maila od razu, czy wyznaczam termin, w którym załatwię daną sprawę, czy może usuwam maila lub deleguję go komuś innemu.
  3. Dbam o porządek – stosuję foldery i segreguję za ich pomocą maile.
  4. Używam dobrego programu do zarządzania mailami – w moim przypadku najlepiej sprawdza się Spark.
  5. Wykorzystuję też automatyzację i szablony – jeśli to tylko możliwe, powielam wcześniejsze treści, zachowując oczywiście szacunek do odbiorcy.

Przydatne narzędzie

Warto rzucić okiem na stronę goodemailcopy.com, czyli tłumacząc dosłownie: dobre treści maila. Znajduje się tam lista gotowych maili, które możemy wykorzystać, w razie potrzeby oczywiście przerabiając nieco ich treść.

good email copy do zarządzania pocztą
Good email copy – narzędzie z mailowymi gotowcami

Są to np. maile z powitaniem nowego klienta albo rezygnacją z jakiejś usługi. Jeśli chcemy ubrać taki komunikat w odpowiednie słowa, to warto tam zajrzeć i poszukać inspiracji.

Chcesz poznać więcej trików na sprytną organizację pracy?

Napisałem książkę, która pomoże Ci lepiej zorganizować swoją pracę i zadania. Opisałem aż 40 różnych metod i podpowiadam jak dostosować je do własnego stylu działania.

zobacz też
Korzystasz z innego programu? A może masz własny sposób na ogarnianie poczty?
  • Podziel się nim z innymi. Zostaw komentarz.

  • Skomentuj
Zobacz także

Inne tematy

Wybierz jeden z pozostałych tematów z list poniżej. Znajdziesz tu materiały dotyczące każdego etapu prowadzenia małego biznesu.

co o tym myślisz?

komentarze

Razem raźniej

buduj z nami
fajny mały
biznes

YouTube

Dla tych, którzy wolą treści w formie video.

Dołącz

Podcast

Jeśli lubisz słuchać w dowolnym momencie.

Dołącz

Instagram

Jeśli chcesz więcej materiałów zza kulis.

Dołącz

Facebook

Jeśli chcesz dołączyć do grupy i porozmawiać.

Dołącz
więcej o mnie

poznajmy się,
zobacz kim jestem

Wykorzystujemy pliki cookies. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności.
Wyrażam zgodę