Planowanie zadań to temat na niejedną książkę. Dzisiaj wprowadzę Cię w temat i zdradzę kilka bardzo prostych i łatwych do wdrożenia sposobów, które pomogą Ci skutecznie zaplanować tydzień.
Planowanie zadań – jak to robić?
Jeśli nie widziałeś wcześniejszych wpisów z tego cyklu, konieczniej zajrzyj najpierw tutaj:
Kiedy planować?
Do większego planowania siadam raz w tygodniu, z reguły w niedzielę wieczorem. Podsumowuję wtedy kończący się tydzień i sprawdzam co jest do zrobienia w kolejnym. Więcej o podsumowaniach pisałem tutaj.
W tym artykule chciałem pokazać kilka kroków, które wykonuję, żeby zaplanować kolejne dni. To prosty proces, dzięki któremu mam jasną wizję tego, co i kiedy trzeba zrobić.
Planowanie zacznij od listy zadań i projektów
Wiem już, że wszystkie najważniejsze zadania mam uporządkowane w ramach projektów. Wystarczy więc po kolei przejrzeć listę projektów i sprawdzić jaki jest następny krok do wykonania w każdym z nich.
Planuj z podziałem na dni
To właśnie dlatego tak ważne jest, żeby każde zadanie należało do jakiegoś projektu. Są wtedy ułożone wg kolejności i po prostu wystarczy sprawdzić co jest następnym krokiem.
Teraz wystarczy rozłożyć zadania w ramach dni. Stosuję tutaj zasadę bloków czasowych.
Bloki czasowe to dłuższe momenty w ciągu dnia, które poświęcam na jeden konkretny typ aktywności. Np. blok czasowy poświęcony na nagrywanie filmu.
Swój czas w ciągu dnia dzielę w blokach na pracę głęboką i płytką.
- praca głęboka to zadania wymagające dużo energii i koncentracji, np. nagrywanie lekcji do kursu online
- praca płytka to praca, która pełna jest małych, niewymagających zadań, które można wykonać bez dużej dawki energii i skupienia, np. komunikacja w social media, czy odpowiadanie na maile
Więcej na temat takiego podziału pracy dowiesz się z książki Cala Newporta „Deep Work”, którą szczerze polecam.
Staram się każdego dnia poświęcać na pracę głęboką przynajmniej 2/3 mojego czasu, bo to gwarantuje mi największe postępy.
Bardzo ważny jest też poziom energii, więc pracę płytką zostawiam na koniec dnia, a zaczynam od tych bardziej wymagających rzeczy.
Planowanie a dni tematyczne
Stosuję też zasadę dni tematycznych. Każdego dnia skupiam się na jednym obszarze, w ramach którego działam. Przykładowo: w poniedziałki nagrywam materiały na bloga, we wtorki jest czas na lekcje do kursu. Nie mieszam w ramach jednego dnia różnych obszarów.
Więcej o tej koncepcji opowiedziałem pokazując 5 zasad organizacji mojej pracy.
Skuteczne planowanie – spróbujmy to podsumować
Mój sposób planowania jest bardzo prosty, ale uważam, że prostota jest tutaj bardzo dużą zaletą. Po rozłożeniu na poszczególne kroki wygląda to tak:
- Przeglądam listę projektów.
- Określam następne zadanie do wykonania w ramach każdego projektu.
- Dzielę te zadania na pracę płytką i głęboką.
- Rozkładam zadania w ramach dni tygodnia, trzymając się zasady, że praca głęboka jest ważniejsza. Od niej zaczynam i staram się, żeby zajmowała większość każdego dnia.
- Dodatkowo każdego dnia staram się skupić tylko na jednym rodzaju zadań. Zajmuję się wieloma rzeczami, ale nie chcę żeby mieszały się one ze sobą w ciągu dnia.
Taki system możesz zastosować w dowolnej aplikacji, a nawet na kartce papieru. Narzędzie nie ma tutaj wielkiego znaczenia. Najważniejszy jest porządek, jasna wizja tego, co trzeba zrobić danego dnia i świadome dopasowanie swojej energii i koncentracji do rodzaju zadań, które trzeba ogarnąć.
Sprawdź, może zadziała to też u Ciebie. 🙂
Zobacz też inne wpisy:
- Jak ustalić priorytety
- Dlaczego warto pisać dziennik?
- Jak pisac dziennik?
- Jak zrealizować plany? Stworzyłem własną metodę i notes!
Masz ochotę na więcej? Zerknij na moją książkę
Metoda Tęczówki to praktyczna i narzędziowa książka o organizacji pracy, zarządzaniu zadaniami i realizowaniu projektów. Opisałem aż 40 różnych technik. Pokażę Ci jak z nich korzystać i jak można łatwo dopasować je do swoich potrzeb i stylu działania.
co o tym myślisz?
komentarze