Zasada 25 minut

Pracujesz w skupieniu, nieźle Ci idzie, ale nagle wpada szef, który koniecznie musi omówić z Tobą coś pilnego. A może Twój dzień rozbiły dwa spotkania, na których koniecznie trzeba się pojawić?

Takie sytuacje to codzienność każdej osoby zajmującej się pracą kreatywną. Nasze efekty zależą od koncentracji i dłuższych bloków skupienia, ale środowisko w którym działamy co chwilę nas rozprasza.

Zauważył to też Paul Graham, który w słynnym artykule wyjaśnia, że pracownicy wielu organizacji działają w ramach dwóch konkurencyjnych modeli: trybu menedżera i trybu twórcy.

Menedżer ma codziennie setki drobnych zadań i ciągle pomiędzy nimi przeskakuje. Działa w oparciu o rozmowy i spotkania.

Twórca potrzebuje z kolei długich bloków skupienia. Ma jedno duże zadanie i jemu chce się poświęcić.

I co z tego?

To dwa zupełnie różne światy, które wchodzą w sobie w drogę. Jeśli świadomie nie nauczymy się w ich ramach współpracować, w organizacji panuje chaos i napięta atmosfera.

Twórca denerwuje się na menedżera, że ten mu przeszkadza, a menedżer ma pretensje o to, że twórca nie ma dla niego czasu w każdym momencie.

I co dalej?

Jeśli pracujecie w zespole, określcie przedziały czasu gdzie priorytetem jest praca twórcza i nie wolno jej przeszkadzać oraz takie godziny, gdzie dominują sprawy menedżerów.

To samo ma zastosowanie przy pracy w pojedynkę. Nie mieszaj zadań menedżera z pracą twórczą, bo wtedy żadnego z tych typów zadań nie zrobisz na 100%.

Jeśli można mówić o modzie w kwestiach aranżacji biur, to jednym z największych trendów byłaby na pewno „otwartość”. Mniej ścian, drzwi i barier, a więcej otwartych przestrzeni. Dlaczego? Bo ten brak podziałów ma ułatwiać komunikację i integrować pracowników.

Tylko czy tak naprawdę się dzieje?

Jeden z ostatnich eksperymentów pokazał, że jest zupełnie odwrotnie. Dzięki monitorowaniu zachowań pracowników, sprawdzono jak przesiadywanie w biurze zaaranżowanym na otwartą przestrzeń wpływa na wzajemne relacje.

Okazało się, że model „open office” zmniejszył ilość interakcji pomiędzy ludźmi aż o 70%! Zwiększyło się natomiast wykorzystanie komunikacji elektronicznej, chatów itp.

I co z tego?

Autorzy badania twierdzą, że jednym z powodów może być naturalna potrzeba jakiegoś własnego miejsca i oddzielenia się od innych. Otwarte biura tego nie zapewniają, więc pracownicy uciekają do świata wirtualnego, który daje im więcej prywatności.

I co dalej?

Ten, ale też inne eksperymenty, pokazują, że najlepsze efekty daje pewien kompromis. Zbytnie zamykanie się w pomieszczeniach faktycznie alienuje, ale zupełne się ich pozbywanie też nie działa korzystnie.

Doświadczenia takich firm jak Pixar i Apple pokazują, że najlepsze efekty daje model łączony, czyli uwzględnienie miejsc do wspólnej kreatywnej pracy, ale przy zachowaniu pomieszczeń gdzie pracownicy mogą działać w mniejszych grupach i bardziej prywatnie.

Czy kiedyś coś zajęło Ci więcej czasu, niż zakładał Twój plan?

Pewnie, głupie pytanie.

Rozmijanie się z terminarzem i założeniami jest tak popularne, że nikogo to nie dziwi.

Mimo tego, ktoś odważył się nazwać to „prawem” i podpisać swoim nazwiskiem. Douglas Hofstadter, bo o nim mowa, stworzył ironiczne prawo, które mówi, że „wszystko zajmuje więcej czasu niż zakładasz, nawet jeśli weźmiesz pod uwagę prawo Hofstadtera”.

Czyli nawet jeśli założysz, że się spóźnisz, to i tak się spóźnisz.

I co z tego?

Jestem strasznie niecierpliwy, wszystko chciałbym mieć zaraz i już. Nie lubię czekać na efekty, nie lubię kiedy wszystko się przedłuża. Ale prawo Hofstadtera – nawet jeśli traktować je z przymróżeniem oka – skazuje mnie na porażkę.

Wszystko zajmuje więcej czasu, niż byśmy tego chcieli i więcej niż zakładamy.

I co dalej?

Można mieć wrażenie, że drogi są tylko dwie – albo cierpliwie czekasz albo frustrujesz się, że idzie za wolno. Optymiści powiedzą, że wystarczy uwzględnić zapas czasowy, ale przecież nawet jeśli weźmiemy pod uwagę przedłużanie, to i tak będzie za długo.