TematLepsze efekty

Pracujesz w skupieniu, nieźle Ci idzie, ale nagle wpada szef, który koniecznie musi omówić z Tobą coś pilnego. A może Twój dzień rozbiły dwa spotkania, na których koniecznie trzeba się pojawić?

Takie sytuacje to codzienność każdej osoby zajmującej się pracą kreatywną. Nasze efekty zależą od koncentracji i dłuższych bloków skupienia, ale środowisko w którym działamy co chwilę nas rozprasza.

Zauważył to też Paul Graham, który w słynnym artykule wyjaśnia, że pracownicy wielu organizacji działają w ramach dwóch konkurencyjnych modeli: trybu menedżera i trybu twórcy.

Menedżer ma codziennie setki drobnych zadań i ciągle pomiędzy nimi przeskakuje. Działa w oparciu o rozmowy i spotkania.

Twórca potrzebuje z kolei długich bloków skupienia. Ma jedno duże zadanie i jemu chce się poświęcić.

I co z tego?

To dwa zupełnie różne światy, które wchodzą w sobie w drogę. Jeśli świadomie nie nauczymy się w ich ramach współpracować, w organizacji panuje chaos i napięta atmosfera.

Twórca denerwuje się na menedżera, że ten mu przeszkadza, a menedżer ma pretensje o to, że twórca nie ma dla niego czasu w każdym momencie.

I co dalej?

Jeśli pracujecie w zespole, określcie przedziały czasu gdzie priorytetem jest praca twórcza i nie wolno jej przeszkadzać oraz takie godziny, gdzie dominują sprawy menedżerów.

To samo ma zastosowanie przy pracy w pojedynkę. Nie mieszaj zadań menedżera z pracą twórczą, bo wtedy żadnego z tych typów zadań nie zrobisz na 100%.

Jeśli można mówić o modzie w kwestiach aranżacji biur, to jednym z największych trendów byłaby na pewno „otwartość”. Mniej ścian, drzwi i barier, a więcej otwartych przestrzeni. Dlaczego? Bo ten brak podziałów ma ułatwiać komunikację i integrować pracowników.

Tylko czy tak naprawdę się dzieje?

Jeden z ostatnich eksperymentów pokazał, że jest zupełnie odwrotnie. Dzięki monitorowaniu zachowań pracowników, sprawdzono jak przesiadywanie w biurze zaaranżowanym na otwartą przestrzeń wpływa na wzajemne relacje.

Okazało się, że model „open office” zmniejszył ilość interakcji pomiędzy ludźmi aż o 70%! Zwiększyło się natomiast wykorzystanie komunikacji elektronicznej, chatów itp.

I co z tego?

Autorzy badania twierdzą, że jednym z powodów może być naturalna potrzeba jakiegoś własnego miejsca i oddzielenia się od innych. Otwarte biura tego nie zapewniają, więc pracownicy uciekają do świata wirtualnego, który daje im więcej prywatności.

I co dalej?

Ten, ale też inne eksperymenty, pokazują, że najlepsze efekty daje pewien kompromis. Zbytnie zamykanie się w pomieszczeniach faktycznie alienuje, ale zupełne się ich pozbywanie też nie działa korzystnie.

Doświadczenia takich firm jak Pixar i Apple pokazują, że najlepsze efekty daje model łączony, czyli uwzględnienie miejsc do wspólnej kreatywnej pracy, ale przy zachowaniu pomieszczeń gdzie pracownicy mogą działać w mniejszych grupach i bardziej prywatnie.

Czy kiedyś coś zajęło Ci więcej czasu, niż zakładał Twój plan?

Pewnie, głupie pytanie.

Rozmijanie się z terminarzem i założeniami jest tak popularne, że nikogo to nie dziwi.

Mimo tego, ktoś odważył się nazwać to „prawem” i podpisać swoim nazwiskiem. Douglas Hofstadter, bo o nim mowa, stworzył ironiczne prawo, które mówi, że „wszystko zajmuje więcej czasu niż zakładasz, nawet jeśli weźmiesz pod uwagę prawo Hofstadtera”.

Czyli nawet jeśli założysz, że się spóźnisz, to i tak się spóźnisz.

I co z tego?

Jestem strasznie niecierpliwy, wszystko chciałbym mieć zaraz i już. Nie lubię czekać na efekty, nie lubię kiedy wszystko się przedłuża. Ale prawo Hofstadtera – nawet jeśli traktować je z przymróżeniem oka – skazuje mnie na porażkę.

Wszystko zajmuje więcej czasu, niż byśmy tego chcieli i więcej niż zakładamy.

I co dalej?

Można mieć wrażenie, że drogi są tylko dwie – albo cierpliwie czekasz albo frustrujesz się, że idzie za wolno. Optymiści powiedzą, że wystarczy uwzględnić zapas czasowy, ale przecież nawet jeśli weźmiemy pod uwagę przedłużanie, to i tak będzie za długo.

To jak to jest z tymi spacerami – pomagają, czy nie? Generalnie tak, ale nie zawsze.

Rachel Kaplan i Stephen Kaplan z Uniwersytetu Michigan udowodnili, że spędzanie czasu na łonie natury zwiększa zdolność koncentracji.

I co z tego?

Przebywanie w otoczeniu przyrody nie wymaga dużego skupienia i nie wystawia nas na wiele bodźców (w przeciwieństwie np. do chodzenia po ruchliwym mieście), jednocześnie zapewnia na tyle ciekawe otoczenie, że umysł jest zajęty i nie szuka na siłę czegoś innego, na czym może skupić uwagę.

To ułatwia „reset” i powrót ze spaceru ze świeżą głową.

I co dalej?

Badania pokazały, że najlepsze efekty daje 50 minut takiego chodzenia. Idź przetestować. ?

Stresuje Cię zadanie, nowy projekt albo jakaś zmiana? To niekoniecznie źle. Robert Yerkes i John Dodson zauważyli, że nasza efektywność jest większa, kiedy towarzyszy nam odpowiedni poziom stresu.

Swoją koncepcję nazwali odwróconym „U”. Skąd ta nazwa? Ponieważ ta litera po odwróceniu wygląda jak wykres, który obrazuje tę koncepcję.

Gdyby na osi pionowej umieścić efektywność, a na poziomej poziom stresu, to wykres przypominałby właśnie odwrócone U.

I co z tego?

Optymalna efektywność znajduje się w miejscu umiarkowanego stresu i pobudzenia. Nadmierny stres obniża efekty, ale jego brak również.

I co dalej?

O ile nerwy Cię nie przytłaczają i nie paraliżują, nie przejmuj się tym dodatkowym „dreszczykiem”. On pomaga się zmobilizować i napędza do działania.

Ludzie mają naturalną tendencję do wybierania tego, co najłatwiejsze i najszybsze, a nie tego, co najlepsze.

Tak jesteśmy po prostu skonstruowani. Mózg ciągle stara się oszczędzać energię i preferuje proste rozwiązania. Zamiast zastanowić się i poszukać optimum, decydujesz się na to, co masz pod ręką.

Wiesz, że zdrowy posiłek jest dla Ciebie najlepszy, ale wybierasz fast-food bo jest najszybszy. Najłatwiej możesz w ten sposób zaspokoić swoją potrzebę.

I co z tego?

• najprzyjemniej wykonuje się zadania najłatwiejsze,
• najczęściej wybierasz najłatwiejszy sposób realizacji zadania.

Stąd m.in. bierze się słynna prokrastynacja. Wybieramy to, co łatwe, a nie w danej chwili najważniejsze albo najbardziej dla nas korzystne. Przeważnie dzieje się to na autopilocie i poza naszą uwagą.

I co dalej?

Pomaga po prostu chwila pauzy i świadoma decyzja. W większości wypadków oszczędność czasu i wygoda, którą daje ci wybór metodą „fast-foodu” to pułapka.

Problem: zabałaganione vs posprzątane biurko to nie kwestia ideologii. Walające się przed nami sterty różnych dziwnych rzeczy po prostu rozpraszają.

Jeśli mielibyśmy słuchać neurobiologów, to większość z nich radzi minimalizm. Zamknąć się gdzieś bez „rozpraszaczy” i unikać wszystkiego, co może odciągać naszą uwagę od najważniejszych spraw. Każdy drobny szczegół może dekoncentrować i pomagać wędrować myślom w niechcianym kierunku.

I co z tego?

Kiedyś zapytałem na fanpage o rzeczy pomagające w koncentracji i bardzo wiele osób napisało, że pracę ułatwia im po prostu porządek. Czy było to świadome, czy nie – nie chodziło tu wyłącznie o estetykę. Im mniej przed naszymi oczami, tym mniejszy „hałas” w głowie.

I co dalej?

Nie możesz się skupić? Spróbuj posprzątać. Po prostu. To wydaje się ze sobą niezwiązane, ale otoczenie, w którym pracujesz ma wpływ na efekty.

Od dawna korci Cię założenie bloga, przejście na dietę albo wystartowanie z własną firmą? Ciągłe przekładanie tego na później ma oczywistą wadę – chcesz coś mieć lub zrobić, ale nadal tego nie ma. To samo w sobie jest już dużym minusem, ale jest niestety coś jeszcze.

Za każdym razem kiedy coś przekładasz, zmniejszają się szanse, że zrobisz to w ogóle. Odkładając na potem nie tylko pozbawiasz się efektów, na których Ci zależy, ale też realnie oddalasz prawdopodobieństwo, że wystartujesz.

Znany amerykański autor Jim Rohn nazwał to Prawem Malejącej Intencji (ang. Law of diminishing intent). Im częściej zadanie jest przekładane, tym mniejsza nasza intencja jego wykonania.

I co z tego?

Często mamy wrażenie, że skoro nie zrobimy czegoś ważnego teraz, to później będzie na to jeszcze pora. Czekamy na dobry moment, ale on nigdy nie przychodzi. Między innymi dlatego, że przyzwyczailiśmy się do przekładania. Odsuwając termin realizacji, odsunęliśmy też szansę, że kiedykolwiek ta realizacja nastąpi.

• Czy masz marzenie/plan/cel, za który nie możesz się zabrać?
• Od jak dawna to odkładasz?

I co dalej?

Za każdym razem kiedy coś przekładasz weź pod uwagę, że zabijasz w pewnym sensie ten pomysł. Odsuwając termin realizacji świadomie licz się z kosztem, że ten projekt/cel nigdy przez to nie dojdzie do skutku.

Pracujesz w skupieniu i nawet całkiem nieźle ci idzie, ale nagle coś wybija cię z rytmu. Powodów może być masa – koleżanka z biurka obok, powiadomienie na telefonie, czy dzwonek do drzwi.

Ile czasu zajmie ci powrót do pracy po takiej krótkiej przerwie?

Naukowcy z Uniwersytetu California zbadali, że trwa to średnio 23 minuty i 15 sekund. Sporo, szczególnie wtedy kiedy goni nas czas i terminy.

Z tego badania wynika, że właśnie około 25 minut trwa „rozgrzewka” przed wymagającym zadaniem. Od około 25 minuty pracy nasza produktywność wkracza na najwyższy poziom i utrzymuje się z reguły około dwie godziny. Wtedy bezwzględnie czas na przerwę.

W moim przypadku sprawdza się to idealnie. Kiedy muszę zrobić coś naprawdę wymagającego, nawet nie próbuję zaczynać jeśli wiem, że nie będę mógł w spokoju popracować przynajmniej przez godzinę.

I co z tego?

• Czy planując pracę bierzesz pod uwagę swój poziom koncentracji?
• Może praca nie bardzo Ci idzie dlatego, że zbyt często się rozpraszasz?
• Jak możesz lepiej zaplanować zadania, żeby wykorzystać dłuższe momenty skupienia?
• Jak możesz unikać tego, co Cię rozprasza?

I co dalej?

• Zobacz moje sposoby na unikanie rozpraszania się.
• Zobacz moje sposoby na koncentrację.
• Przeczytaj książkę Deep Work.

Organizacja Expert Market postanowiła sprawdzić produktywność różnych krajów świata. Wskaźnik był prosty: podzielili PKB danego państwa przez średnią liczbę roboczogodzin w skali roku.

Okazało się, że najbardziej produktywne kraje są także tymi, które pracują najmniej.

W pierwszej trójce znalazły się Luksemburg, Norwegia oraz Australia.

Polska trafiła do pierwszej dziesiątki jeśli chodzi o długość pracy, ale jest też w ostatniej dziesiątce jeśli chodzi o produktywność.

Pracujemy dużo, ale efekty są marne.

I co z tego?

• Ilość niekoniecznie przekłada się na jakość. Dokładanie kolejnej godzinki przed komputerem nie gwarantuje większych korzyści.
• Ważna jest praca mądra i efektywna. Bez tego wiele godzin to „puste przebiegi” – męczymy się, ale niewiele z tego wynika.
• Może wcale nie musisz pracować aż tyle? Co możesz zrobić, żeby skrócić czas pracy przy tym samym efekcie co teraz?
• Czy mierzysz swój czas pracy i kontrolujesz ile poświęcasz na różne zadania? Wiesz gdzie ucieka Ci czas?

I co dalej?

• Przeczytaj mój wpis o tym, jak kontrolować swój czas pracy.

Załóżmy, że dostajesz cały dzień na wykonanie zadania, które wymaga co najwyżej godzinki roboty. W jakiś magiczny sposób praca się rozciąga i zajmuje znacznie więcej niż powinna. Zamiast trwać godzinę, wypełnia cały dzień, który masz do dyspozycji.

Na pewno nie raz coś takiego ci się przytrafiło, ale czy wiesz, że to zjawisko ma swoją nazwę? Nazywa się Prawem Parkinsona.

Brytyjski pisarz i historyk Cyril Northcote Parkinson (nie ten od choroby Parkinsona) opisał je w 1955 roku jako krytykę biurokracji i urzędników, którzy mogliby pracować bardziej efektywnie gdyby mieli większy rygor czasowy i dyscyplinę.

Od teraz, za każdym razem kiedy ociągasz się z jakimś zadaniem, bo masz na nie za dużo czasu, pomyśl, że pracujesz jak leniwy brytyjski urzędnik z ubiegłego wieku. ?

I co z tego?

• Czy planując czas na wykonanie zadania oceniasz realistycznie, czy może na podstawie tego, ile czasu masz do dyspozycji? Czy gdyby czasu było mniej, to dałoby się to zadanie wykonać z taką samą skutecznością?
• Czy nie przeciągasz zbyt długo jakiegoś zadania tylko dlatego, że jego wykonanie nie jest pilne?

I co dalej?

• Zobacz jak drobne oszczędności czasu mogą przełożyć się na duży efekt.