–Jacek Kłosiński

Pracujesz w skupieniu, nieźle Ci idzie, ale nagle wpada szef, który koniecznie musi omówić z Tobą coś pilnego. A może Twój dzień rozbiły dwa spotkania, na których koniecznie trzeba się pojawić?

Takie sytuacje to codzienność każdej osoby zajmującej się pracą kreatywną. Nasze efekty zależą od koncentracji i dłuższych bloków skupienia, ale środowisko w którym działamy co chwilę nas rozprasza.

Zauważył to też Paul Graham, który w słynnym artykule wyjaśnia, że pracownicy wielu organizacji działają w ramach dwóch konkurencyjnych modeli: trybu menedżera i trybu twórcy.

Menedżer ma codziennie setki drobnych zadań i ciągle pomiędzy nimi przeskakuje. Działa w oparciu o rozmowy i spotkania.

Twórca potrzebuje z kolei długich bloków skupienia. Ma jedno duże zadanie i jemu chce się poświęcić.

I co z tego?

To dwa zupełnie różne światy, które wchodzą w sobie w drogę. Jeśli świadomie nie nauczymy się w ich ramach współpracować, w organizacji panuje chaos i napięta atmosfera.

Twórca denerwuje się na menedżera, że ten mu przeszkadza, a menedżer ma pretensje o to, że twórca nie ma dla niego czasu w każdym momencie.

I co dalej?

Jeśli pracujecie w zespole, określcie przedziały czasu gdzie priorytetem jest praca twórcza i nie wolno jej przeszkadzać oraz takie godziny, gdzie dominują sprawy menedżerów.

To samo ma zastosowanie przy pracy w pojedynkę. Nie mieszaj zadań menedżera z pracą twórczą, bo wtedy żadnego z tych typów zadań nie zrobisz na 100%.

Jeśli można mówić o modzie w kwestiach aranżacji biur, to jednym z największych trendów byłaby na pewno „otwartość”. Mniej ścian, drzwi i barier, a więcej otwartych przestrzeni. Dlaczego? Bo ten brak podziałów ma ułatwiać komunikację i integrować pracowników.

Tylko czy tak naprawdę się dzieje?

Jeden z ostatnich eksperymentów pokazał, że jest zupełnie odwrotnie. Dzięki monitorowaniu zachowań pracowników, sprawdzono jak przesiadywanie w biurze zaaranżowanym na otwartą przestrzeń wpływa na wzajemne relacje.

Okazało się, że model „open office” zmniejszył ilość interakcji pomiędzy ludźmi aż o 70%! Zwiększyło się natomiast wykorzystanie komunikacji elektronicznej, chatów itp.

I co z tego?

Autorzy badania twierdzą, że jednym z powodów może być naturalna potrzeba jakiegoś własnego miejsca i oddzielenia się od innych. Otwarte biura tego nie zapewniają, więc pracownicy uciekają do świata wirtualnego, który daje im więcej prywatności.

I co dalej?

Ten, ale też inne eksperymenty, pokazują, że najlepsze efekty daje pewien kompromis. Zbytnie zamykanie się w pomieszczeniach faktycznie alienuje, ale zupełne się ich pozbywanie też nie działa korzystnie.

Doświadczenia takich firm jak Pixar i Apple pokazują, że najlepsze efekty daje model łączony, czyli uwzględnienie miejsc do wspólnej kreatywnej pracy, ale przy zachowaniu pomieszczeń gdzie pracownicy mogą działać w mniejszych grupach i bardziej prywatnie.

Czy kiedyś coś zajęło Ci więcej czasu, niż zakładał Twój plan?

Pewnie, głupie pytanie.

Rozmijanie się z terminarzem i założeniami jest tak popularne, że nikogo to nie dziwi.

Mimo tego, ktoś odważył się nazwać to „prawem” i podpisać swoim nazwiskiem. Douglas Hofstadter, bo o nim mowa, stworzył ironiczne prawo, które mówi, że „wszystko zajmuje więcej czasu niż zakładasz, nawet jeśli weźmiesz pod uwagę prawo Hofstadtera”.

Czyli nawet jeśli założysz, że się spóźnisz, to i tak się spóźnisz.

I co z tego?

Jestem strasznie niecierpliwy, wszystko chciałbym mieć zaraz i już. Nie lubię czekać na efekty, nie lubię kiedy wszystko się przedłuża. Ale prawo Hofstadtera – nawet jeśli traktować je z przymróżeniem oka – skazuje mnie na porażkę.

Wszystko zajmuje więcej czasu, niż byśmy tego chcieli i więcej niż zakładamy.

I co dalej?

Można mieć wrażenie, że drogi są tylko dwie – albo cierpliwie czekasz albo frustrujesz się, że idzie za wolno. Optymiści powiedzą, że wystarczy uwzględnić zapas czasowy, ale przecież nawet jeśli weźmiemy pod uwagę przedłużanie, to i tak będzie za długo.

To jak to jest z tymi spacerami – pomagają, czy nie? Generalnie tak, ale nie zawsze.

Rachel Kaplan i Stephen Kaplan z Uniwersytetu Michigan udowodnili, że spędzanie czasu na łonie natury zwiększa zdolność koncentracji.

I co z tego?

Przebywanie w otoczeniu przyrody nie wymaga dużego skupienia i nie wystawia nas na wiele bodźców (w przeciwieństwie np. do chodzenia po ruchliwym mieście), jednocześnie zapewnia na tyle ciekawe otoczenie, że umysł jest zajęty i nie szuka na siłę czegoś innego, na czym może skupić uwagę.

To ułatwia „reset” i powrót ze spaceru ze świeżą głową.

I co dalej?

Badania pokazały, że najlepsze efekty daje 50 minut takiego chodzenia. Idź przetestować. ?

Stresuje Cię zadanie, nowy projekt albo jakaś zmiana? To niekoniecznie źle. Robert Yerkes i John Dodson zauważyli, że nasza efektywność jest większa, kiedy towarzyszy nam odpowiedni poziom stresu.

Swoją koncepcję nazwali odwróconym „U”. Skąd ta nazwa? Ponieważ ta litera po odwróceniu wygląda jak wykres, który obrazuje tę koncepcję.

Gdyby na osi pionowej umieścić efektywność, a na poziomej poziom stresu, to wykres przypominałby właśnie odwrócone U.

I co z tego?

Optymalna efektywność znajduje się w miejscu umiarkowanego stresu i pobudzenia. Nadmierny stres obniża efekty, ale jego brak również.

I co dalej?

O ile nerwy Cię nie przytłaczają i nie paraliżują, nie przejmuj się tym dodatkowym „dreszczykiem”. On pomaga się zmobilizować i napędza do działania.

Ludzie mają naturalną tendencję do wybierania tego, co najłatwiejsze i najszybsze, a nie tego, co najlepsze.

Tak jesteśmy po prostu skonstruowani. Mózg ciągle stara się oszczędzać energię i preferuje proste rozwiązania. Zamiast zastanowić się i poszukać optimum, decydujesz się na to, co masz pod ręką.

Wiesz, że zdrowy posiłek jest dla Ciebie najlepszy, ale wybierasz fast-food bo jest najszybszy. Najłatwiej możesz w ten sposób zaspokoić swoją potrzebę.

I co z tego?

• najprzyjemniej wykonuje się zadania najłatwiejsze,
• najczęściej wybierasz najłatwiejszy sposób realizacji zadania.

Stąd m.in. bierze się słynna prokrastynacja. Wybieramy to, co łatwe, a nie w danej chwili najważniejsze albo najbardziej dla nas korzystne. Przeważnie dzieje się to na autopilocie i poza naszą uwagą.

I co dalej?

Pomaga po prostu chwila pauzy i świadoma decyzja. W większości wypadków oszczędność czasu i wygoda, którą daje ci wybór metodą „fast-foodu” to pułapka.