Produktywność – czym jest i czy to dla Ciebie?

Na hasło „produktywność” niektórzy robią się czerwoni i zaczynają bulgotać, inni uciekają przerażeni, a jeszcze inni wzruszają ramionami i pytają o co w ogóle chodzi.

Mówiąc bardzo delikatnie: to trudny temat. Obrósł w tyle stereotypów i dziwacznych przekonań, że czasami naprawdę trudno uwierzyć jak wiele kontrowersji może budzić jedna dziedzina.

Pora coś z tym zrobić.

Dlaczego? Bo jestem przekonany, że większość skojarzeń z tematem produktywności jest krzywdząca i po prostu szkodliwa.

Dlaczego masa ludzi reaguje alergicznie na coś, co tak naprawdę mogłoby przynieść im sporo korzyści?

Z drugiej strony, rozumiem skąd biorą się te obawy i w każdej z nich jest przynajmniej niewielkie ziarenko prawdy (a czasami całkiem spore).

W tym wpisie chciałbym spojrzeć na ten temat obiektywnie. Mam zamiar rozprawić się z najpopularniejszymi mitami, ale nie chcę niczego koloryzować.

Chcę porozmawiać o „problemie produktywności” bez sentymentów, niepotrzebnych emocji i stronniczości. To ma być rzetelny opis tej dziedziny, który ma pomóc ją lepiej i sprawiedliwiej oceniać.

Może nie zdajesz sobie sprawy z tego, że to jednak coś dla Ciebie? Jeśli masz ochotę podejść do tego tematu z otwartą głową i poznać kilka nowych argumentów, ten wpis jest dla Ciebie.

No dobrze, ale skoro cały czas piszę o jakiejś „produktywności”, warto najpierw wyjaśnić o co w ogóle chodzi.

Produktywność – czym właściwie jest

Problemy zaczynają się już na poziomie samej nazwy. Mam wręcz wrażenie, że wiele stereotypów wynika właśnie z mało pozytywnych skojarzeń z samym słowem „produktywny”. W głowie pojawiają się nam fabryki, parcie na efekty, pracoholizm, formalizacja – lista mogłaby być znacznie dłuższa.

Nazwa nie jest szczęśliwa, przyznaję. Nie lubię jej. Ale to tylko nazwa. Faktycznie pochodzi z czasów rewolucji przemysłowej, ale od tego czasu opisywane nią zjawisko bardzo się zmieniło.

Nie chodzi wyłącznie o maksymalizowanie liczby śrubek, które może stworzyć nasza taśma produkcyjna. W wąskim ujęciu faktycznie można to do tego sprowadzić (tak robi większość słowników), ale temat jest znacznie, znacznie szerszy.

O co więc chodzi?

Produktywność może pojawiać się w różnych kontekstach:

Produktywność to podejście

Sposób myślenia, filozofia, która – wg mojej definicji – zakłada szukanie optymalnych rozwiązań.

Robiąc coś „produktywnie” robimy to najlepiej jak się da, ale zawsze w kontekście zasobów, które mamy do dyspozycji. Np. produktywny dzień to taki, który spędzamy na zajęciach, z których mamy w danym momencie największy pożytek, biorąc pod uwagę nasze cele, poziom energii, ilość czasu itd.

W tym sensie, spędzenie całego dnia pod kocem przed telewizorem może być produktywne, jeśli np. w ten sposób najlepiej odpoczywamy i zbieramy siły na inne zajęcia.

Nie chodzi więc o to co robimy. W odpowiednim kontekście wszystkie zajęcia mogą być produktywne.

Nie ma listy rzeczy produktywnych i nieproduktywnych. Produktywność jest raczej świadomym szukaniem optimum, najlepszych rozwiązań w danym momencie, nastawieniem na jakość, brak marnotrawstwa.

To tak jak w strategicznej grze, w której możesz wykonać dziesiątki różnych ruchów. Produktywność zakłada szukanie tego najlepszego, a nie wystarczająco dobrego albo pierwszego z brzegu.

Produktywność to efekt jakiegoś działania

Np. „produktywne spotkanie” to takie, które uznajesz za dobrze spędzony czas, które przyniosło dużo pozytywnych efektów. Masz poczucie, że w zamian za swoją energię i zaangażowanie dostajesz sporo korzyści. Pewnie jesteś w stanie sobie wyobrazić, że byłoby jeszcze lepsze, ale w pełni zadowala Cię poziom, który udało się osiągnąć.

Produktywność to nazwa dziedziny

To nisza zajmująca się lepszą organizacją pracy, sposobami realizowania celów, zarządzania sobą w czasie itp. To wspólne określenie dla różnych technik i aplikacji, które pomagają planować, zarządzać projektami, tworzyć listy zadań, mierzyć efekty itd. Innymi słowy – narzędzi pozwalających skutecznie działać i podejmować optymalne decyzje.

W tym sensie narzędziami poprawiającymi produktywność są zarówno stary, dobry kalendarz, jak i wymyśla aplikacja wykorzystująca sztuczną inteligencję.

„Produktywność” może być tematyką książki, motywem przewodnim konferencji, specjalizacją zawodową itp.

Do czego można porównać produktywność?

Produktywność jest podobna np. do oszczędzania.

Oszczędność to też pewne podejście, postawa, sposób myślenia. Też zakłada brak marnotrawstwa, szanowanie zasobów, wydawanie pieniędzy tylko na to, co uważamy za potrzebne i wnoszące wartość. Też jest tu mowa o dyscyplinie, stawianiu sobie celów, planowaniu, szukaniu optimum.

Przy czym oszczędzanie nie oznacza automatycznie skąpstwa. Tak jak produktywność nie oznacza planowania dnia co do minuty i zamieniania się w robota. Skąpstwo to skrajna postawa przy oszczędzaniu. Produktywność też ma swoje skrajne, szkodliwe przejawy. A to nie oznacza przecież, że oszczędzanie albo produktywność są czymś z zasady złym.

„Oszczędny”, podobnie jak „produktywny”, funkcjonuje również jako efekt jakiegoś działania (np. oszczędny plan, oszczędny wystrój wnętrza) oraz nazwa związana z różnymi technikami i narzędziami (np. konto oszczędnościowe).

Podobieństwa są więc wyraźne, ale bycie oszczędnym jest zaletą. Jest dobrze widziane, chwalone, zachęcają nas tego od dziecka.

Z produktywnością jest zupełnie inaczej. Można powiedzieć, że ten termin ma słaby PR. Istnieją dziesiątki stereotypów i negatywnych skojarzeń, przez które wiele osób ma do tego tematu negatywny stosunek.

Ale czy słusznie? Opisałem te zastrzeżenia, z którymi spotykam się najczęściej i postarałem się je obiektywnie ocenić.

Zobaczmy czy faktycznie jest się czego bać.

Mit 1 – Produktywność zabiera luz i spontaniczność

Czasami, kiedy podzielę się na blogu np. tym, jak planuję swoją pracę, odzywa się kilka osób, które mówią, że przesadzam. Po co mi te wszystkie zadania, cele, mierzenie efektów? Przecież w życiu potrzebna jest też spontaniczność.

Takie osoby zakładają, że całe moje życie organizuję w ten sposób. Jeśli np. liczę swój czas pracy, to uważają, że pewnie włączam stoper także w trakcie kolacji z żoną.

Prawda jest taka, że produktywność – i wszystkie techniki z nią związane – to tylko narzędzie. Możesz dowolnie wybierać obszary, w których je stosujesz.

Ja postanowiłem, że swoją pracę chcę wykonywać jak najlepiej. Zresztą od tego wszystko się to zaczęło. Produktywnością zainteresowałem się wtedy, kiedy zacząłem rozwijać własną firmę i szukałem sposobów na lepszą organizację pracy. Bardzo mi to pomogło, ale nie widziałem większego sensu stosowania tych technik poza pracą.

Nie muszę „optymalnie” planować zabawy z dzieckiem, czy nawet dwutygodniowego wypadu za granicę. Mam ogólne założenia, ale nie zależy mi na wyciskaniu maksimum z każdej minuty. Wolę postawić na większy luz.

Jeśli jednak siadam rano do pracy i wiem, że mam tylko kilka godzin, to nie chcę tego czasu marnować i do każdego kwadransa podchodzę świadomie. Korzystam z wielu sposobów, które pomagają mi jak najlepiej wykonać swoją pracę, a to ogranicza spontaniczne decyzje.

Ten mit jest więc po części prawdą – produktywność nie zachęca do włączenia autopilota i czekania na to „co będzie”. Ale nie można zapominać, że sami wybieramy obszary, w których stosujemy takie podejście.

Mit 2 – Produktywność to ciśnięcie, robienie więcej i więcej

Ta dziedzina kojarzy się z maksymalizacją. Niektóre osoby uważają, że chodzi o robienie jak najwięcej albo jak najszybciej.

Nie chodzi o to, żeby robić jak najwięcej i jak najszybciej. Jest wręcz przeciwnie.

Chodzi o jakość, a nie ilość. Chodzi o robienie tego na czym nam zależy, najlepiej jak się da i szukanie sposobów, żeby to osiągnąć.

Oczywiście sporo osób stara się uzyskać świetne wyniki cisnąc i przesadzając z ilością pracy, ale to absolutnie samo w sobie nie jest celem. Jest zupełnie odwrotnie.

Myśląc produktywnie, starasz się zrobić to samo, ale krócej, łatwiej i z mniejszym wysiłkiem. Chodzi o spryt, pracę mądrą, a nie ciężką.

Mit 3 – Produktywność jest dla biznesu i korporacji

To prawda, że na optymalnym wykorzystaniu swoich zasobów (czasu, pieniędzy, pracowników) zależy przede wszystkim przedsiębiorstwom. To firmy najczęściej kojarzą się z dbaniem o produktywność i przez to trudno obrażać się na takie skojarzenia. Ja sam patrzę na to głównie „zawodowo”.

To nie oznacza jednak, że niektórych metod i całego tego podejścia nie da się zastosować szerzej. Jeśli np. planujesz własne wesele, to możesz potraktować to jak każdy inny projekt i zastosować dziesiątki technik związanych z produktywnością, które Ci to ułatwią. Pytanie jest takie samo, jak wcześniej: czy chcesz starać się zrobić coś najlepiej jak się da i wykorzystać przy tym najlepiej swoje zasoby?

Jeśli odpowiedź jest twierdząca, techniki związane z produktywnością na pewno Ci pomogą. Możesz skorzystać z nich przy sprzątaniu mieszkania, robieniu zakupów, odchudzaniu, pisaniu pracy magisterskiej itd. Samo zajęcie nie ma tu wielkiego znaczenia, ale faktycznie w świecie biznesu jest najwięcej uzasadnionych zastosowań.

Mit 4 – Produktywność to zamienianie się w robota

Dla wielu ludzi problem jest czarno-biały. Albo stawiasz na luz albo zamieniasz się w robota – planujesz każdą minutę, tworzysz setki list zadań i wszystko formalizujesz.

A tak naprawdę „intensywność” możesz sobie dowolnie dawkować, wprowadzić tylko jeden-dwa sposoby, nastawienie na produktywność ograniczyć tylko do niektórych sytuacji itd.

Po pracy lubię wycisk na siłowni albo z piłką przy nodze. Czy jest mi do tego potrzebna produktywność?

Generalnie nie, ale np. liczę treningi w ciągu roku i mam konkretny plan treningowy. Robię to jednak tylko dlatego, że w ten sposób mam większą przyjemność ze sportu, a nie mniejszą.

Lepiej mi się ćwiczy kiedy mam rozpisane konkretne ćwiczenia i mam dodatkową motywację widząc ile treningów mam już za sobą. Wykorzystanie prostych technik związanych z produktywnością nie zamienia mnie w robota tylko pomaga cieszyć się bardziej tym, co robię.

Nie liczę jednak ile bramek strzeliłem w meczu ani i nie sprawdzam ile przebiegłem kilometrów. Nie jest mi to do niczego potrzebne. Nie muszę tego ulepszać, maksymalizować, podnosić jakości. To nie jest mój priorytet. Sam wybieram stopień „produktywności”, z którym czuję się komfortowo.

Z kolei w pracy czułbym się po prostu źle wiedząc, że zmarnowałem cały dzień. Wolę mieć pewność, że dobrze wykorzystuję swój czas. W tym obszarze większa dyscyplina daje mi więcej satysfakcji i mniej mnie stresuje.

Mit 5 – Produktywność to domena „kołczów”

To niestety w dużej części prawda. O tematach zarządzania sobą w czasie, planowania, realizowania celów, rozwoju itd. opowiada bardzo dużo osób. Wiele z nich robi to w bardzo dziwnej formie. Przyjmują natchnioną, prawie religijną retorykę, używają pokracznych słów, porównań i metod („jesteś diamentem sukcesu”).

I – nie bójmy się tego przyznać – często po prostu naciągają ludzi. Widzą tutaj szansę na szybki zarobek i obiecują nierealne efekty. Wciskają kit, że wszystko jest możliwe i na wszystko znajdą się uniwersalne sposoby.

Tak jest pewnie w każdej branży, ale trzeba przyznać, że szeroko rozumiany rozwój osobisty (którego produktywność jest częścią) jest szczególnie pokrzywdzony. Czasami, kiedy widzę jakieś materiały video, książki albo blogi, sam łapię się za głowę. Miałem szczęście, że ten temat zacząłem poznawać z wartościowych źródeł. Gdybym trafił na początku na te bardziej kiczowate materiały, niewykluczone, że sam nigdy bym się tym nie zainteresował i uważał za szemraną branżę.

To oczywiście nie oznacza, że trzeba od razu stawiać na tym temacie krzyżyk. Jest masa autorów, którzy podchodzą do swojej pracy uczciwie i rzetelnie. Starają się faktycznie pomóc innym i można im zaufać.

Trzeba mieć po prostu twardą skórę i stworzyć własny filtr, który odsieje te mniej wartościowe źródła. Wystarczy troszkę poczytać i pooglądać, żeby w kilka sekund odróżnić „kołcza oszusta” od osoby, która naprawdę ma coś ciekawego do powiedzenia.

Mit 6 – Produktywność to ograniczenia

To w dużej części prawda, ale nazwałbym to raczej dyscypliną. Produktywność wiąże się z systematycznością, porządkiem, planowaniem, przewidywaniem, dokładnością i w pewnym sensie ograniczaniem swobody.

Ja patrzę na to tak, że to po prostu cena, którą trzeba zapłacić za lepsze efekty. Jeśli chcemy podnosić poprzeczkę i nie godzimy się w jakiś obszarach na słabą jakość, to trzeba potraktować to bardziej serio.

Dobrym przykładem jest świat sportu. Tam już od dawna talent to tylko pierwszy krok. Sukcesy umożliwia jedynie ciężka praca i narzucenie sobie większej dyscypliny.

Nastawienie na produktywność jest jak zatrudnienie trenera. Jego metody nie zawsze będą przyjemne, ale pomogą nam się rozwijać.

Ale tutaj znów trzeba podkreślić, że to my sami stawiamy sobie granice i decydujemy się ile jesteśmy w stanie sobie narzucić. Warto poszukać swojego „progu bólu” zamiast rezygnować całkowicie z takiego wsparcia.

Mit 7 – Produktywność jest dla prymusów

I znowu powiedziałbym, że jest wręcz przeciwnie. 🙂 To nie są metody i podejście dla ludzi, których nazywamy „ogarniętymi”. To raczej sposoby na to, jak się takimi stać. 😉

Niektórym lepiej wychodzi planowanie, dotrzymywanie terminów, mają wysoką motywację. Niekoniecznie potrzebują dodatkowo wspierać się różnymi metodami, aplikacjami itp. Produktywność to dla nich nawyk, naturalny sposób myślenia i działania.

Bardziej świadomie powinny podejść do tego osoby, które czują, że nie idzie im tak, jak by tego chciały. Które mają różne plany i cele, ale efekty ich nie zadowalają.

Przez swoją elastyczność, to podejście jest dla każdego. Nie ma znaczenia Twój wiek, zawód, doświadczenie itd. Wystarczy ochota na wyciśnięcie więcej z tego, co robisz albo jakikolwiek cel, który chcesz jak najlepiej zrealizować. Znajdziesz wtedy setki sposobów, które możesz przetestować.

Mit 8 – Produktywność powoduje poczucie winy

Czasami próbujemy różnych technik związanych z produktywnością, ale szybko się zniechęcamy, bo nie idzie nam tak wspaniale, jak byśmy chcieli. Stawiamy sobie ambitne cele, które rzeczywistość brutalnie weryfikuje. Czujemy się beznadziejnie i spada nam samoocena.

Przeważnie jest to po prostu wina źle dobranych metod. Tutaj znowu powinno oberwać się osobom, które gwarantują niesamowite sukcesy i uniwersalne recepty na sukces jeśli tylko kupimy ich kolejne szkolenie. Wydajemy pieniądze, a kiedy nie idzie nam tak, jak powinno, mamy wrażenie, że to z nami jest coś nie tak.

A w rzeczywistości nie ma uniwersalnych metod, które zadziałają zawsze i u każdego. Niesamowicie ważny jest etap eksperymentów, przerabiania i dostosowywania do siebie.

Inną sprawą jest też po prostu świadomość, którą zyskujemy starając się działać bardziej produktywnie. Może nas wtedy przerazić np. ilość marnowanego czasu albo wysiłek potrzebny do utrzymania systematyczności. To nie jest miłe, ale jeśli się tym zniechęcimy, to wcale nie oznacza, że te problemy znikną. Z niewiedzą pewnie żyje się przyjemniej, ale to właśnie większa świadomość pozwala patrzeć bardziej realistycznie.

Mit 9 – Produktywność to skomplikowane i trudne metody

Niektóre faktycznie takie są. Ale niektóre nie. 😉 Jak w każdej dziedzinie, jest wiele stopni zaawansowania. Można zacząć od kwestii naprawdę podstawowych i stopniowo dokładać kolejne elementy.

Próg wejścia jest jednak niski. Łatwo zrobić pierwszy krok.

To masa inspiracji od których możesz zacząć. Wybierz z tego jedną-dwie metody i zacznij testować u siebie.

Moja książka o produktywności

A jeśli chcesz rozszerzyć temat? Zerknij na moją książkę: Metoda Tęczówki Zebrałem w niej aż 40 sposobów, które pomogą Ci podnieść produktywność. Opracowałem metodę, która pomoże Ci działać skutecznie, ale po swojemu, bez zamiany w maszynę i stawania na głowie. ;)

Metoda Tęczówki

Narzędzia i sposoby, dzięki którym znajdziesz idealne dla siebie metody pracy. Zobacz moją książkę.

Sprawdź

Ale przede wszystkim zachęcam Cię do zachowania otwartej głowy i zostawienia z boku ewentualnych uprzedzeń. Produktywność to tylko narzędzie. Każdy może skorzystać z niego na swój własny sposób.

Część potocznych skojarzeń z tym tematem ma w sobie sporo prawdy, ale zupełnie nie ma argumentów, które przekreślałyby to podejście.

Moim zdaniem najważniejsze jest samo przesłanie, czyli szukanie optimum, jak najlepsze wykorzystanie tych zasobów, które masz.

To Ty wybierasz gdzie i przy pomocy jakich narzędzi to wykorzystasz.

A jak Ty to widzisz?

Ostatnio, w swoich kanałach social media, podpytałem o skojarzenia związane z produktywnością. Sceptycy opierali się na opisanych przeze mnie mitach, ale jest też kilka głosów „za”. Poniżej wklejam wybrane z nich:

• Kiedyś mi się kojarzyło z brakiem czasu, bo przecież „ktoś ma cały dzień zaplanowany, więc na pewno nie ma czasu wolnego”. Teraz trochę inaczej to postrzegam , bo jak się wszystko dobrze zaplanuje, to okazuje się, że dzień jest strasznie długi. – Zuza
• Z produktywnością kojarzą mi się dwie kwestie: „zrobienie czegoś z niczego” i „życiowy Tetris”, czyli układanie zadań, planów, obowiązków i innych rzeczy, tak, aby zmieściły się w ciągu dnia i tygodnia.
• Produktywność dla mnie oznacza skupienie na zadaniu, skończenie i jedziemy do kolejnego, bez rozpraszaczy, skakania, rezultatem są porządnie skończone zadania i zadowolenie z siebie. – Iwona
• Przyjemność. Odkąd zacząłem być produktywny, praca zaczęła sprawiać mi przyjemność. – Vitali